W relacjach między kontrahentami, jak i między sprzedającym a klientem, obowiązują pewne prawa i obowiązki. Dokonanie transakcji musi być potwierdzone odpowiednim dokumentem. Najczęściej jest to faktura lub paragon. O rodzaju decydują dane, które dokument zawiera. Czym jest faktura VAT? Kto ją wystawia i jakie elementy zawiera? Czytaj w artykule.

Faktura VAT – czym jest?

Ogólnie mówiąc faktura to dokument, w którym znajdziemy szczegóły sprzedaży. Musimy w nim określić m.in. termin zapłaty, strony i przedmiot transakcji. Wyróżniamy następujące rodzaje faktur:

• sprzedaży,
• korygujące,
• końcowe,
• uproszczone,
• pro formy,
• zaliczkowe,
• VAT małego podatnika,
• VAT marża,
• VAT RR,
• dla nievatowca.

Każdy typ określają inne przepisy. Faktura VAT potwierdza dokonanie sprzedaży i zakupu i jest wystawiana przez podatników VAT. Obie strony transakcji muszą posiadać po jednym egzemplarzu. Fakturę można wystawiać w formie papierowej, lub elektronicznej. Obecnie e-faktury można dobrowolnie przekazywać do KSeF, natomiast od połowy 2024 r. będzie to obowiązkowe.

Kiedy wystawiamy fakturę VAT?

Najprościej mówiąc obowiązek fakturowania, dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji sprzedaży dla swojej działalności gospodarczej. Fakturę VAT wystawiamy:

• dla sprzedaży i dostawy towarów oraz świadczenia usług na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
• przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towaru (WDT),
• dla wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów, która odbywa się na odległość, z wyjątkiem VAT OSS,
• jeśli otrzymamy całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, czy świadczenia usług zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Co zawiera faktura VAT?

Każda faktura VAT musi zawierać obowiązkowe elementy. Są to:

• data wystawienia,
• strony transakcji,
• numer, który będzie ją identyfikował,
• data sprzedaży, dostawy towarów, wykonania usługi lub zapłaty, jeśli usługa została wykonana przed transakcją,
• numer NIP lub REGON podatnika,
• nazwa towaru, bądź usługi,
• cena jednostkową netto,
• kwoty rabatów,
• liczba towarów lub zakres usług,
• wartość netto sprzedaży,
• kwota całościowa ogółem,
• stawka podatku,
• podział sprzedaży na zwolnioną z podatku i tą objętą poszczególnymi stawkami,
• kwota podatku z podziałem na sumy dotyczące poszczególnych stawek.

Co więcej, na fakturze VAT powinniśmy zawrzeć dodatkowe informacje o metodzie kasowej, ewentualnym samofakturowaniu, split payment, czy procedurze marży. W przypadku zwolnienia z VAT, na fakturze musi znaleźć się także potwierdzenie, jaka jest podstawa tego zwolnienie. Nie dotyczy to jednak przedsiębiorców nierozliczających się z VAT z powodu nieprzekroczonego limitu wartości transakcji.  

Termin wystawienia

Jeżeli wystawiamy faktury VAT, musimy przestrzegać terminów. Taki dokument wystawiamy do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu dokonania transakcji. Dotyczy to również takiej faktury na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W tym przypadku jednak ta osoba musi zgłosić to do końca miesiąca. Jeżeli zrobi to później, to fakturę wystawiamy w ciągu 15 dni od tego zgłoszenia. Ma na to 3 miesiące, ponieważ po tym czasie przedsiębiorca nie ma obowiązku takiej faktury wystawić. 

Warto wiedzieć, że fakturę VAT możemy wystawić także wcześniej, przed wykonaniem usługi, dostarczeniem towaru, czy otrzymaniem zapłaty. Możemy to zrobić maksymalnie 30 dni przed.

Faktura VAT RR

Ten rodzaj faktury dotyczy podatników VAT i potwierdza nabywanie płodów rolnych od rolnika ryczałtowego. Taki dokument musi być wystawiony w dwóch egzemplarzach. Rolnik ryczałtowy to po prostu rolnik, który dostarcza produkty rolne z własnej działalności rolniczej, lub świadczy usługi rolnicze i jest zwolniony z podatku. 

Do wystawienia takiej faktury zobowiązany jest nabywca, czynny podatnik VAT. Musi samodzielnie naliczyć podatek od towaru lub usługi. Faktura VAT RR musi zawierać m.in.:

• strony transakcji,
• numer NIP lub PESEL,
• nazwy towarów rolnych,
• numer faktury,
• datę wystawienia i nabycia produktów,
• ilość nabytych towarów wraz z miarą i opisem ich jakości/klasy,
• stawkę ryczałtu,
• cenę jednostkową netto,
• wartość towarów bez kwoty zwrotu ryczałtu,
• kwotę ryczałtu,
• podpisy stron,
• kwotę ogółem.

Co więcej, taka faktura powinna również zawierać oświadczenie dostawcy: “Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.”

Faktura VAT marża

Ten dokument dotyczy specjalnej procedury naliczania podatku. Marża jest różnicą między kwotą należności do zapłaty a ceną nabycia towaru. Ta cena jest już pomniejszona o podatek. Faktura VAT marża nie zawiera kwoty podatku. Sprzedawca musi więc odliczyć kwotę podatku VAT od samej prowizji za sprzedaż towaru i odprowadzić tę kwotę do urzędu skarbowego. Oznacza to, że opodatkowaniu podlega sama marża pobierana przez sprzedawcę, a nie pełna wartość sprzedanych produktów. Najczęściej takie fakturowanie dotyczy branży usług turystycznych, bądź dostaw dzieł sztuki, towarów używanych, czy przedmiotów kolekcjonerskich. Ten i inne rodzaje faktur wystawiamy w programie do obsługi sprzedaży.