Fakturę zaliczkową wystawia się przez rozliczenie otrzymanych zaliczek dotyczących dostawy, która nastąpi w przyszłości. Fakturę zaliczkową najczęściej wykorzystuje się w przypadku kosztownych transakcji, w celu pozyskania części środków na jej wykonanie. Jeżeli ostateczne zamówienie zgadza się z pierwotnymi ustaleniami, zaliczka zostanie rozliczona w cenie towaru bądź usługi. Udowadnia to jak istotne jest, aby dokumentacja była w pełni prawidłowa. Jeżeli kontrahent nie wpłacił zaliczki odpowiadającej 100% wartości zamówienia, należy wystawić dodatkową fakturę końcową, która zamyka całą transakcję.
Faktura zaliczkowa – definicja
Faktura zaliczkowa to dokument księgowy wystawiony w przypadku, gdy rozliczenie części należności z tytułu sprzedaży lub usługi następuje przed spełnieniem świadczenia. Wymagania faktury zaliczkowej oraz powstanie obowiązku jej powstania uregulowano w Ustawie o VAT z dnia 11 marca 2004 r. Określa ona m.in fakt, że taką fakturę trzeba wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu od uzyskania wynagrodzenia od nabywcy (zarówno całościowo, jak i częściowego).
Faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące elementy:
- datę wystawienia,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
- kwotę już otrzymaną,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy wraz z ich adresami,
- numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- numery, umożliwiające identyfikację podatkową
- kwotę podatku.
Faktura zaliczkowa – kiedy wystawić?
Fakturę zaliczkową trzeba wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca (tak jak opisaliśmy wyżej). Warto jednak wiedzieć, że od 2022 roku faktura zaliczkowa może być wystawiana nie szybciej niż 60 dni przed otrzymaniem jakiejkolwiek płatności. Jako że nigdy nie ma możliwości przewidzenia uregulowania płatności, lepszym sposobem jest wystawienie faktury zaliczkowej już bezpośrednio po otrzymaniu pierwszej zapłaty.
Kiedy się nie wystawiania faktury zaliczkowej?
Otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a tym samym nie ma obowiązku dokumentowania jej fakturą zaliczkową. Faktury zaliczkowej nie wystawia się zatem przy dokumentowaniu następujących zaliczek, z m.in następujących usług:
- telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Faktura zaliczkowa a KPiR
Potwierdzenie otrzymania faktury zaliczkowej nie jest ujmowane w KPiR. Nie ujmuje się jej ani jako koszt, ani jako przychód. Dlaczego? Ponieważ moment rozliczania podatku VAT a podatku dochodowego w tym przypadku jest różny. Rozliczenie podatku VAT następuje w momencie wpłaty lub otrzymania zaliczki. Natomiast rozliczenie podatku dochodowego następuje w momencie otrzymania lub wystawienia faktury końcowej lub po prostu zakończenia świadczenia usług lub dostaw towarów.
Dowiedz się jak wystawić fakturę zaliczkową w naszym ObSp.