Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zarówno wystawia faktury sprzedaży oraz otrzymuje faktury z swoich zakupów. Faktury dokumentujące zakupy często uznawane są jako koszty podatkowe. Co jeśli faktura zawiera błędy? Należy wystawić notę korygującą. Służy ona do poprawiania prostych błędów niezwiązanych z liczbami, które są jednak bardzo istotne. Poznaj więcej szczegółów na temat noty korygującej w dalszej części artykułu.
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca poprawia dane umieszczone na fakturze otrzymanej od kontrahenta. Czym więc różni się od faktury korygującej? Nota pozwala na skorygowanie błędów formalnych, które nie wpływają na prawo do odliczenia podatku VAT. Jednak warto pamiętać, że nota może dotyczyć jedynie błędów mniejszej wagi, które nie mają dużego znaczenia dla istoty transakcji. Dokument ten wystawia nabywca towaru lub usługi. Powinno się ją stworzyć w dwóch egzemplarzach. Nota może obejmować jeden lub wszystkie błędy, które pojawiły się na fakturze. Należy pamiętać jednak, że nota korygująca musi być zaakceptowana przez sprzedawcę. Przepisy nie mówią, jaki musi być to konkretny podpis.
Co zawiera nota korygująca?
Zgodnie z przepisami, druk noty korygującej powinien zawierać szereg elementów. Oto one:
- wyraźne oznaczenie rodzaju dokumentu,
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska/ nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej, ich adresy oraz NIP,
- dane zawarte w poprawionej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.
Nota korygująca do rachunku
Firmy zwolnione z VAT wystawiają faktury na prośbę klienta. Od 1 stycznia 2014 r. również firmy zwolnione z VAT, które do tego czasu wystawiały rachunki, muszą transakcje dokumentować fakturami. W ich przypadku taki obowiązek istnieje tylko, jeśli o wystawienie dokumentu poprosi nabywca (może to być inna firma lub osoba nieprowadząca działalności gospodarczej). Należy jednak pilnować konkretnego terminu. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Po tym terminie nadal można wystawić fakturę jednak nie ma już takiego obowiązku.
Nota korygująca – kiedy wystawiać?
Nota korygująca powinna zostać wystawiona, m.in w danych przypadkach:
- źle wpisany adres nabywającego/sprzedawcy,
- nieprawidłowy NIP,
- błędna data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
- niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku zakupu paliwa),
- złe oznaczenie towaru lub usługi.
Nota korygująca – kiedy nie można wystawiać?
Nota korygująca nie jednak pozwala na poprawianie m.in następujących błędów:
- jednostek miar i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru lub usługi,
- ogólnej wartości sprzedanych towarów lub usług,
- stawki podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
- kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Jeżeli nabywca stwierdzi istnienie takiego błędu, musi zgłosić się z prośbą o wystawienie faktury korygującej do sprzedawcy.
Nota korygująca – akceptacja
Jak już wcześniej wspomnieliśmy – należy wystawić dwa egzemplarze noty korygującej. Gdy wystawca poprawionej faktury zaakceptuje notę korygującą, musi podpisać oba egzemplarze i odesłać jeden. Wystawca może ją zaakceptować nawet mailowo, ponieważ nie określa się konkretnego sposobu akceptacji. Nie ma konieczności oznaczania dokumentów “kopia/oryginał”, jednak jeśli tak się stało – wystawca noty zostawia u siebie kopię, a nabywca otrzymuje oryginał.