Przedsiębiorcy coraz chętniej idą z duchem czasu, a dzięki temu firmy stają się bardziej nowoczesne. Wiele procesów realizujemy sprawniej dzięki technologii. Ważnym pojęciem w zarządzaniu stała się automatyzacja HR. Od czego zacząć? Jak zautomatyzować procesy kadrowe w firmie? Czy warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? W artykule odpowiadamy na te i inne pytania.

Automatyzacja HR – czym jest?

Poprzez automatyzację HR możemy rozumieć wszelkie usprawnienia procesów kadrowych za pomocą technologii. Każdy pracodawca prowadzi akta osobowe swoich pracowników, dba o zarządzanie nieobecnościami i wszelką dokumentację. Już od 2019 r. może robić to elektronicznie. Automatyzacja to przeniesienie procesów HR do odpowiednich systemów. W tej chwili możemy skorzystać z wielu narzędzi dostępnych na rynku i zoptymalizować czas pracy HR.

Co możemy przechowywać elektronicznie w firmie? Np.:

• umowy,
• delegacje,
• wnioski urlopowe,
• dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji,
• rozliczenia rachunków,
• zaświadczenia chorobowe,
• ankiety,
• protokoły odbioru,
• potwierdzenia doręczenia PIT-11.

Elektroniczne teczki pracownicze

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, musi dopilnować wielu spraw. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie teczek pracowniczych. Akta osobowe są podzielone na części. Znajdują się w nich dokumenty:

• związane z procesem zatrudnienia, czyli rekrutacji – część A,
• dotyczące przebiegu zatrudnienia – część B,
• w sprawach ustania zatrudnienia – część C,
• związane z odpowiedzialnością porządkową lub inną, którą określają przepisy – część D,
• dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności środków odurzających w organizmie – część E.

Automatyzacja HR pozwala na przechowywanie akt pracowniczych w elektronicznych teczkach. Oszczędzamy miejsce na firmowych półkach i nie zużywamy takich ilości papieru. Elektroniczne akta osobowe to wiele korzyści dla pracodawcy i pracowników. Przechowując w ten sposób dokumenty mamy do nich dostęp w każdej chwili i możemy do nich zajrzeć podczas pracy zdalnej. Dlatego warto zaznaczyć, że systemy usprawniające automatyzację procesów HR, często dają dodatkowe możliwości, np. w formie powiadomień, segregacji, czy archiwizacji. 

Automatyzacja HR – zarządzanie urlopami

Kolejną kwestią HR możliwą do zautomatyzowania jest zarządzanie nieobecnościami. Każdy w firmie ma prawo do urlopu. Jakie są jego rodzaje, pisaliśmy w jednym z artykułów. Zarządzanie urlopami nie jest proste. Planując urlop, musimy wziąć pod uwagę nie tylko sezonowość w naszej branży, ale oczywiście nieobecności naszych współpracowników. Dzięki automatyzacji HR robimy to wszystko elektronicznie. Planowanie urlopu może odbywać się poprzez system chmurowy, w którym znajduje się kalendarz pracowniczy z uwzględnieniem nieobecności. Usprawnia to cały proces, ponieważ widzimy kto i kiedy będzie dostępny w firmie, a kiedy nie.

Niezbędne przy nieobecnościach są wnioski urlopowe. Te także możemy składać w formie elektronicznej. Wymiar urlopu może być naliczony automatycznie przez system, w zależności od daty przyjęcia do pracy i będzie widoczny dla pracownika na bieżąco. Może on poprzez system złożyć wniosek o nieobecność, który trafi bezpośrednio do przełożonego. Takie usprawnienie to podstawa automatyzacji w HR. 

Automatyzacja HR – dokumenty i formularze

Automatyczne zarządzanie HR ma wiele zalet. Bez wątpienia zmniejszamy dzięki temu koszty bezpiecznego przechowywania akt. Z uwagi, że wykorzystujemy szyfrowanie i zabezpieczenia dostępne w systemach online. Jest to ekologiczne rozwiązanie. Oszczędzamy czas i miejsce, a dostęp do dokumentów mamy od ręki. Warto zaznaczyć, że narzędzia do automatyzacji HR to nie tylko akta osobowe i wnioski urlopowe. Ponadto, są t inne elektroniczne dokumenty, karty pracy, listy obecności, lub inne zaświadczenia.

Dokumenty elektroniczne muszą spełniać wymogi:

• integralności treści danych,
• zabezpieczeń przed wprowadzaniem zmian i administrowaniem dokumentów przez osoby trzecie,
• ochrony akt osobowych w bezpiecznym systemie,
• zabezpieczenia przed utraceniem, lub uszkodzeniem,
• indywidualności – każdy pracownik musi mieć własną elektroniczną teczkę,
• możliwości sprawnego znalezienia dokumentu, wykorzystując metadane.

Nasze narzędzie e-Pracownicy sprawdzi się w każdej firmie, jak i w biurze rachunkowym.