Prowadzenie własnej działalności to szereg obowiązków. Rozwijając swoją firmę przedsiębiorcy, decydują się na zatrudnienie pracowników. W zależności od umowy muszą dopilnować pewnych formalności. Z czym wiąże się zatrudnianie pracowników? Dowiesz się z artykułu.
Zatrudnianie pracownika na umowę o pracę
Przed rozpoczęciem współpracy musimy ustalić z pracownikiem rodzaj umowy. Często określamy to już na etapie rekrutacji. Możemy zaproponować pracownikowi umowę:
- o pracę,
- zlecenie,
- o dzieło,
- kontrakt B2B.
W tym artykule skupimy się na zatrudnianiu pracowników na podstawie umowy o pracę, ponieważ wiąże się to z największą liczbą obowiązków. Warto zaznaczyć, że umowę o pracę możemy podpisać na okres próbny, czas określony, lub czas nieokreślony. Nowy pracownik musi podać swoje dane, takie jak imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe. Dodatkowo, jeśli wymaga tego stanowisko, pracodawca może żądać podania informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, czy o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Do akt przydadzą się także posiadane świadectwa pracy, lub dyplomy potwierdzające kwalifikacje. Więcej o umowie o pracy dowiesz się z poprzedniego artykułu.
Po podpisaniu umowy, pracodawca może wymagać od pracownika podania swojego numeru PESEL, adresu zamieszkania i do korespondencji, lub innych danych osobowych.
Badania lekarskie zatrudnianych pracowników
Zatrudniając pracownika na umowę o pracę, musimy pamiętać także o badaniach lekarskich, które musi wykonać jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Wstępne badanie lekarskie jest obowiązkowe i określa, czy dana osoba może wykonywać wymagane obowiązki. Pracodawca wystawia skierowanie ze wskazaniem rodzaju badania oraz stanowiska, na które zatrudniamy pracownika. Jeśli występują na nim czynniki szkodliwe, pracodawca musi je określić. Orzeczenie lekarskie trafia do akt zatrudnianego pracownika. Warto zaznaczyć, że to pracodawca musi pokryć koszty badań lekarskich. Należy też wykonać je w godzinach pracy.
Zatrudnianie pracowników – zgłoszenie do ZUS
W ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pracowników pracodawca ma obowiązek dokonać zgłoszenia do ZUS. Za pomocą druku ZUS ZUA zgłasza pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych. Jeśli pracownik chce objąć ubezpieczeniem zdrowotnym uprawnionych członków rodziny, pracodawca przekazuje dodatkowo druk ZUS ZCNA. W każdym miesiącu pracodawca musi odprowadzać za pracownika składki:
- emerytalne,
- rentowe,
- chorobowe,
- wypadkowe,
- zdrowotne.
Przedsiębiorca musi dodatkowo odprowadzać składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zgłoszenie pracownika do PPK
Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnionych pracowników do PPK. Musimy pamiętać, żeby zrobić to najpóźniej do 10. dnia miesiąca po upływie 3 miesięcy od zatrudnienia. Pracownicy, którzy są objęci ubezpieczeniem emerytalno-rentowym, są w wieku między 18, a 55 rokiem życia oraz nie zgłosili rezygnacji z uczestnictwa w PPK, trafiają do tego programu automatycznie.
Pracodawca musi wysyłać deklaracje miesięczne z wykazaniem wpłat za każdego pracownika, który uczestniczy w PPK. Oprócz składek ZUS i PPK osoba zatrudniająca pracowników ma obowiązek odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy.
Szkolenie BHP przy zatrudnianiu pracowników
Jeśli zatrudniamy pracowników, jesteśmy zobowiązani zapewnić im przeszkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Kodeks pracy określa, że wstępne szkolenie BHP musi odbyć się jeszcze przed przystąpieniem pracownika do wykonywania obowiązków. W sytuacji jeśli osoba zatrudniona podejmowała pracę na tym samym stanowisku u innego pracodawcy bezpośrednio wcześniej, może przejść szkolenie BHP na początku pracy, a nie przed jej rozpoczęciem.
Wstępne szkolenie BHP powinno mieć formę instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Musi także odbywać się w ciągu godzin pracy i na koszt pracodawcy. Zatrudniany pracownik ma zdobyć wiedzę, dzięki której będzie we właściwy sposób wykonywać swoje obowiązki. Musi znać wszelkie zagrożenia i wiedzieć, jak postępować. Do akt osobowych musi trafić karta szkolenia wstępnego BHP. Zatrudnianie pracowników wiąże się także z dbaniem o ich bezpieczeństwo przez cały okres pracy. Musimy określić więc częstotliwość szkoleń okresowych BHP, w zależności od rodzaju pracy.
Informacje dla zatrudnianych pracowników
Pracodawca przy zatrudnianiu pracowników ma obowiązek przekazania im wszelkich niezbędnych informacji. W ciągu 7 dniu od zatrudnienia musi poinformować ich o:
- obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- układzie zbiorowym pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
Niektórzy pracodawcy nie posiadają regulaminu pracy. W tym przypadku powinni na początku współpracy poinformować zatrudnianych pracowników o terminie i czasie wypłaty, czy pracy w porze nocnej. Dodatkowo pracownik musi wiedzieć, jak usprawiedliwiać nieobecności oraz jak potwierdzać obecność w pracy. Co więcej, musimy poinformować pracownika o równym traktowaniu i ryzyku zawodowym.
Zatrudniani pracownicy muszą podpisać się na oświadczeniu, potwierdzającym zapoznanie z dokumentami.
Zatrudnianie pracowników – przechowywanie dokumentacji
Bez wątpienia pracodawca musi prowadzić akta pracownicze. Każdemu zatrudnianemu pracownikowi tworzymy indywidualne akta osobowe. Dzielą się na 4 części.
- A, która zawiera dokumenty związane z samym ubieganiem się pracownika o zatrudnienie.
- B, w której gromadzimy dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i całego przebiegu zatrudnienia.
- C, zawierająca dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
- D, w której przechowujemy dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej pracownika.
Dokumentacja pracowników to także wszelka ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, czy lista wypłacanych wynagrodzeń i świadczeń. Zatrudnianie pracowników wiąże się więc z wieloma formalnościami i przechowywaniem wszelakich dokumentów. Warto zaopatrzyć firmę w odpowiednie narzędzia do elektronicznej dokumentacji.