W czerwcu br. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług. Nowela wprowadza obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od połowy 2024 roku. Obecnie platforma jest dobrowolna, natomiast od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy będą musieli korzystać z niej obowiązkowo. Które dokumenty będziemy rozliczać w KSeF, a które nie? Czytaj dalej.

Dokumenty w KSeF od 2024 r.

Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wszystkich transakcji. Krajowy System e-Faktur obejmuje faktury, które potwierdzają sprzedaż między przedsiębiorcami, a nie konsumentami. Możemy więc powiedzieć, że KSeF od 2024 r. dotyczy transakcji wyłącznie B2B, a nie B2C. Nie wszystkie dokumenty mogą przechodzić przez system. Odbierać i wystawiać przez KSeF można następujące faktury:

• korygująca (w formie ustrukturyzowanej),
• VAT RR (za zgodą dostawcy),
• zaliczkowa (w formie ustrukturyzowanej),
• ustrukturyzowana w zamówieniach sektora publicznego,
• standardowa faktura VAT.

Rodzaje faktur, których nie wystawimy w KSeF:

• pro forma,
• konsumencka,
• wystawiona za pomocą kas rejestrujących,
• duplikat faktury (oryginały będą przechowywane w systemie przez 10 lat),
• nota korygująca, ponieważ nie jest fakturą ustrukturyzowaną.

Najważniejsze informacje z nowelizacji ustawy dot. KSeF od 2024 r.

Krajowy System e-Faktur to przełomowe rozwiązanie dla polskiego rynku. W niektórych krajach europejskich podobne systemy już funkcjonują. Rządzący powołują się na wiele zalet, które może przynieść KSeF od 2024 r., ma bowiem unowocześnić wiele procesów. Przede wszystkim KSeF przyspieszy obieg dokumentów i uprości dokonywanie transakcji. Jest to jednak związane z dużo większą kontrolą. Co musisz wiedzieć?

Technologie i procedury

Każdy przedsiębiorca będzie musiał dostosować się do KSeF od 2024 r. Dotyczy to przede wszystkim wdrożenia odpowiedniej infrastruktury. Zarówno programy księgowo-finansowe, jak i inne wspomagające fakturowanie, będą musiały być dostosowane do zmian. Co więcej, będziemy musieli przeszkolić naszych pracowników pod nowe rozwiązania. Organy kontrolujące będą miały ułatwione zadanie przy wszelkich weryfikacjach, więc pracownicy muszą dbać o poprawną dokumentację. Może zmienić się także sposób gromadzenia danych. Warto więc jak najszybciej wdrażać KSeF w swojej firmie przed 2024 r. Pomoże to nauczyć się wszelkich nowych procesów odpowiednio wcześniej. 

Trudności w KSeF od 2024 r.

Przede wszystkim każdy przedsiębiorca musi przeanalizować jakie zmiany musi wprowadzić. Dotyczy to zarówno kadry jak i oprogramowania. Warto zapoznać się z informacjami, które dokumenty możemy przetwarzać przez KSeF, a które nie. Należy dobrze przeanalizować funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur oraz sytuacji w firmie, np. częstotliwości wystawiania faktur korygujących, czy ogólnie anulowania faktury. Dodatkowo warto mieć zaufanego partnera IT, który pomoże przy wszelkich informatycznych zmianach i rozwiązaniach. W Varico proponujemy kompleksową opiekę informatyczną, która już wkrótce obejmie także KSeF.

Każda firma, także biuro rachunkowe, będzie musiała ustalić wspólne procesy z kontrahentami w związku z przejściem na KSeF. Relacje biznesowe mogą ulec zmianom i należy ustalić odpowiednie warunki.

Jeżeli zaczniemy korzystać z nowych platform, czy funkcjonalności programów księgowych, odpowiednio wcześniej, to możemy uniknąć późniejszych błędów.