Krajowy System e-Faktur działa od początku tego roku jako rozwiązanie dobrowolne. Podatnicy mają dzięki niemu możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych. W poprzednim wpisie odpowiadaliśmy na najczęściej zadawane pytania na temat KSeF. Obiecaliśmy odpowiedzieć na więcej pytań, a najwięcej niedomówień pojawia się odnośnie uprawnień. Postanowiliśmy więc najpierw wziąć tę kwestię pod lupę. Na pozostałe pytania odpowiemy w kolejnych artykułach.
Rodzaje uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur
KSeF opiera się na na modelu poświadczeń. Oznacza to, że jest wymagane uwierzytelnianie i autoryzacja konkretnej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu w systemie można korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Istnieje możliwość nadania uprawnień np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.
Wyróżniamy następujące rodzaje uprawnień, które służą do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień,
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- wystawiania faktur z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (tj. faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika), będących fakturami ustrukturyzowanymi).
W jaki sposób zarządzać uprawnieniami w KSeF?
Istnieją dwa sposoby zarządzania uprawnieniami w KSeF. Jest to oczywiście sposób elektroniczny i tradycyjny, czyli papierowy. Jak nadać/ zmienić lub odebrać komuś uprawnienia elektronicznie? Za pomocą oprogramowania interfejsowego (kser.mf.gov.pl), należy wskazać wymagane dane tego podmiotu. Jak zatem zrobić to w papierowy sposób? Należy udać się do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego i złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień.
Należy jednak pamiętać, że ten drugi sposób dotyczy jedynie podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają uprawnień do uwierzytelniania za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Kto jest uprawniony do korzystania z KSeF?
Uprawnionymi do działania KSeF są następujące osobowy fizyczne:
- bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
- uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień (również podmiot niebędący osobą fizyczną),
- wskazane w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, w zakresie nadanych uprawnień (również podmiot niebędący osobą fizyczną),
- określone przez podmiot, który w imieniu podatnika wskazano przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika,
- wskazane przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
- reprezentujące organ egzekucyjny,
- wskazane w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.
KSeF – najczęstsze pytania o uprawnienia
Co wchodzi w zakres uprawnienia “w imieniu podatnika”?
Również uprawnienie do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ustawy o podatku od towarów i usług.
Czy osoba fizyczna oraz komornicy uprawnieni o charakterze właścicielskim muszą coś zgłaszać?
Nie, są podatnikami automatycznie. Mogą korzystać z systemu autoryzując się jedynie Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Należy jednak wiedzieć, że taka zmiana będzie wymagać kolejnego zawiadomienia.
Co z osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP?
Mają oni możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym.
W pozostałych przypadkach, podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny, aby korzystać z KSeF, musi wskazać (za pomocą ZAW-FA) osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z systemu. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną.
Tak jak w poprzednim wpisie – zachęcamy do zadawania pytań na temat KSeF, a my z chęcią na nie odpowiemy. Więcej artykułów na ten temat wkrótce!