Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, a także prawami. W zależności od formy rozliczania podatku dochodowego przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania o koszty uzyskania przychodów. Dotyczy to zasad ogólnych i podatku liniowego. Czym są koszty uzyskania przychodów w firmie i jakich wydatków do nich nie zaliczymy? Dowiesz się z artykułu.

Koszty uzyskania przychodów — co to jest?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów będą wydatki, które ponosimy, aby osiągnąć przychód, lub zabezpieczyć źródła przychodów. Dokładną definicję i listę kosztów znajdziemy w art. 22 ust. 1 ustawy. Art. 23 przedstawia natomiast te wydatki, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Są to koszty m.in.:

• ubezpieczenia AC samochodu oraz odpisów amortyzacyjnych, które przekraczają 150 000 zł w przypadku pojazdów osobowych,
• spłaty rat pożyczek i kredytów,
• nabycia gruntów,
• reprezentacji,
• wpłat dokonywanych do PPK,
• egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań.

O tym, czy wydatek możemy wliczyć w koszty uzyskania przychodu, decyduje kilka przesłanek. Przede wszystkim koszt jest definitywny i musi być faktycznie poniesiony przez podatnika. Co więcej, jest związany z prowadzoną działalnością i został właściwie udokumentowany.

Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów

Oprócz tego, że wydatek, który chcemy wliczyć w koszty uzyskania przychodów, musi spełniać definicję z ustawy o podatku dochodowym, musi być także dobrze udokumentowany. Odpowiednia ewidencja w KPiR to podstawa. 

Aby prawidłowo dokumentować wydatki niezbędne będą dowody księgowe. Tylko na ich podstawie będziemy mogli obniżyć podstawę opodatkowania przy rozliczeniu. Warto zaznaczyć, że dowody księgowe mogą być wystawione w innej walucie niż polska, ale kwoty powinny być przeliczone na złotówki. Dokumenty powinny być także w języku polskim. Mowa tutaj o takich dowodach księgowych:

• dokumentach stwierdzających fakt dokonania transakcji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,
• fakturach, rachunkach,
• dokumentach, które określają zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów, bądź zwiększenie przychodów (zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym).

Dowody wewnętrzne potwierdzające koszty

Zgodnie z rozporządzeniem MF w sprawie prowadzenia książki przychodów i rozchodów czasami nie musimy posiadać ww. dowodu księgowego na firmowy wydatek. Są sytuacje, w których sami możemy wystawić dowód wewnętrzny. Musi on zawierać

• nazwę towaru, lub przedmiot transakcji, 
• ilość i cenę jednostkową,
• datę i podpisy kupujących.

Dowody wewnętrzne możemy wystawić, jeśli kupujemy, np. produkty roślinne i zwierzęce od hodowcy, materiały pomocnicze w jednostkach handlu detalicznego,  surowce roślin zielarskich i zioła, a także owoce leśne od ludności. Dotyczy to także kosztów poniesionych na czynsz, energię, czy gaz w części, która przypada na firmę. 

Koszty uzyskania przychodów w firmie

Dla wielu działalności gospodarczych koszty te będą podobne. Dotyczy to bowiem zakupu wielu podstawowych materiałów i towarów handlowych. Jaki wydatek możemy zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu? M.in. będzie to sprzęt komputerowy, czy telefon i abonament, samochód i wyposażenie biura. Do takich wydatków zaliczymy także usługi księgowe, domenę internetową, pieczęć, czy opłaty bankowe. Koszty te nie mogą być jednak w żaden sposób kwalifikowane jako prywatne, nawet częściowo, ponieważ urząd może to zakwestionować.