Dowody księgowe – co warto wiedzieć?

czym sa dowody ksiegowe

Osoby, które prowadzą własną działalność często zastanawiają się, które wydatki mogą zaksięgować, jeśli na przykład nie posiadają faktury. Podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe. Ściśle określa je rozporządzenie ministra finansów. Na podstawie jakich dokumentów możemy zaksięgować wydatek w KPiR? Dowiesz się w tym artykule.

Jakie dokumenty uznawane są za dowody księgowe?

W rozporządzeniu MF z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymienione są wszystkie dowody księgowe. To na ich podstawie możemy dokonywać zapisów w KPiR. Poniżej wymieniamy jaki dokument należy posiadać, aby zaksięgować wydatek:

  • faktura,
  • rachunek,
  • paragon lub dowód kasowy (w określonej sytuacji),
  • nota księgowa,
  • faktura VAT RR,
  • dokument celny,
  • dzienne zestawienia dowodów,
  • dowód opłaty pocztowej i bankowej,
  • dowód przesunięcia,
  • faktura lub nota korygująca,
  • specyfikacja otrzymanego towaru lub materiału handlowego,
  • dowód wewnętrzny (w określonej sytuacji),
  • inny dowód opłaty.

Kiedy uznamy dokument za dowód księgowy?

Aby dokument mógł zostać uznany jako podstawa wpisu do KPiR musi posiadać określone dane. Jakie?

  1. Określone nazwy i adresy stron, które uczestniczą w operacji gospodarczej;
  2. jej przedmiot, wartość oraz ewentualnie ilość;
  3. datę wystawienia dokumentu i okres lub datę dokonania tej operacji gospodarczej (jeśli data operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarczy podać jedną datę);
  4. podpisy stron uprawnionych do udokumentowania takiej operacji gospodarczej.

Dokumenty te musimy oznaczyć (np. numerem). Ułatwi to powiązanie operacji (dowodu) z zapisem w KPiR.

Faktura uproszczona lub paragon a dowód księgowy

Przy niektórych transakcjach otrzymamy wyłącznie fakturę uproszczoną. Dotyczy to paragonów na kwotę poniżej 450 zł lub 100 euro. W ustawie o VAT możemy przeczytać, że w takim przypadku na fakturze nie musimy umieszczać m.in. imienia i nazwiska nabywcy, liczby towarów, sumy netto wartości sprzedaży, czy jej rozdzielania na poszczególne stawki podatku. W tym przypadku jednak, na dokumencie musi znaleźć się NIP nabywcy. Wtedy będziemy traktować to jako fakturę uproszczoną i na jej podstawie będziemy mogli zaksięgować wydatek w ewidencji KPiR.

Pełną wartość paragonu możemy zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów jako dowód wewnętrzny w określonych sytuacjach. Dotyczy to wydatków takich jak:

  • zakup paliwa i olejów za granicą,
  • lub kupno środków czystości, BHP, materiałów biurowych w jednostce handlu detalicznego.

Paragon za przejazd autostradą także uznamy jako dowód księgowy, o ile zawiera dane takie jak:

  • numer, 
  • nazwę podatnika, 
  • datę wystawienia, 
  • NIP lub REGON, 
  • nazwę autostrady i informacje, dzięki którym można zidentyfikować rodzaj usługi,
  • kwotę należności i kwotę podatku.

Przechowywanie dowodów księgowych

Większość dokumentów, które posiadamy jako przedsiębiorca ma określony okres, przez który musimy je przechowywać. W przypadku dowodów księgowych jest to czas 5 lat od końca roku kalendarzowego, kiedy to upłynął termin płatności podatku. Datę płatności podatku wyznacza ostatni termin złożenia rocznego PIT. Warto pamiętać, aby dokumenty układać chronologicznie. Najnowsze zawsze trzymamy na wierzchu naszej dokumentacji. W przypadku dowodów papierowych dobrą praktyką będzie także ich kserowanie lub skanowanie. Każdy dokument w przeciągu tych 5 lat może ulec wyblaknięciu lub zniszczeniu.