Czym jest KSeF, jakie są jego główne korzyści i inne podstawowe kwestie poruszyliśmy już w innym artykule. Tym razem odpowiemy na najczęściej zadawane pytania na ten temat. Być może pomogą rozwiać podstawowe wątpliwości wielu osób na temat tej nowości. Zapraszamy do lektury oraz zachęcamy do zadawania innych pytań, które powinniśmy poruszyć w następnym wpisie na temat KSeF.
Czy KSeF będzie obowiązkowy?
Komisja Europejska 30 marca 2022 roku zatwierdziła ustrukturyzowanie wystawiania faktur. Oficjalne oddanie systemu KSeF do użytku nastąpiło już 1 stycznia 2022 roku, jednak korzystanie z niego jest dotychczas dobrowolne. Pytanie kiedy zacznie być obowiązkowy nasuwa się więc samo.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Rada Europejska poparła pomysł rządu, aby KSeF był obowiązkowy, ale pod warunkiem, że przepisy wejdą w życie najwcześniej 1 stycznia 2024 roku, a nie jak wcześniej zakładano – w połowie 2023. Oznacza to, że najprawdopodobniej KSeF pozostanie rozwiązaniem dla chętnych aż do 2024 roku. Przedsiębiorcy zyskają więcej czasu na przygotowanie się na korzystanie z tego systemu. Księgowi będą mieli więcej czasu na testy, a my jako producenci zyskamy więcej czasu na dostarczenie rzetelnego oprogramowania, aby było jak najlepiej kompatybilne z urzędową bazą e-faktur.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
System e-Faktur działa bezpośrednio na stronie Ministerstwa Finansów. Faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF, czyli faktury ustruktuzywowane mają format xml. Format ten jest w pełni kompatybilny ze wzorami dostępnymi na platformie ePUAP z Centrum Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
KSeF a podpis elektroniczny – czy jest konieczny?
Do wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie jest wymagany podpis elektroniczny. Każdy podatnik i podmiot uprawniony posiada swój TOKEN. Jest on jedną z metod uwierzytelniania osoby korzystającej z systemu. System KSeF umożliwia wygenerowanie tokena dla aplikacji. Token jest bezterminowy i nieograniczony. Po wprowadzeniu tokena do aplikacji może ona w Twoim imieniu przeglądać i wystawiać e-faktury w dowolnej ilości. Istnieje również możliwość używania profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej do podpisania faktury.
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od elektronicznej?
Dotychczasowe faktury elektroniczne występowały głównie w formacie PDF. Faktury z KSeF niosą za sobą konkretne informacje w odpowiednim formacie, który odczytują programy księgowe. Co to oznacza? Że automatyczne przekazywanie faktur pomiędzy programami będzie możliwe bez ingerencji człowieka, co ułatwi i usprawni pracę.
Więcej odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur wkrótce!