Majątek każdego przedsiębiorcy składa się z wielu składników. Jednym z najbardziej popularnych jest pojazd, którego użytkowanie firma zalicza do kosztów. Niezależnie od tego, czy jest środkiem trwałym, czy prywatnym majątkiem podatnika, ale także jeśli korzystamy z niego na podstawie umowy leasingu, lub użyczenia. Jak ewidencjonować koszty eksploatacji samochodu? Ile wynoszą limity w 2024 r.? Dowiesz się z artykułu. 

Koszty eksploatacji samochodu – czym są?

Najprościej mówiąc eksploatacja samochodu to jego użytkowanie. Poniesione w związku z tym koszty nazywamy wydatkami eksploatacyjnymi pojazdu. Aby jednak zaliczyć je do kosztów podatkowych, muszą stanowić koszty uzyskania przychodu. Wydatki, o których mowa, to na przykład:

• zakup paliwa,
• myjnia,
• wymiana opon,
• opłata za przejazd autostradą,
• bilet parkingowy,
• zakup płynu do spryskiwaczy.

W zależności od tego, w jaki sposób użytkujemy samochód, koszty jego eksploatacji ujmiemy w kosztach w całości, lub częściowo. Gdy auto osobowe jest używane wyłącznie w celach firmowych, podatnik ma możliwość ujęcia 100% wydatków związanych z jego użytkowaniem. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu tego samochodu.

Limity wydatków eksploatacyjnych

Rząd wprowadził pewne ograniczenia dotyczące możliwości uwzględnienia wydatków związanych z samochodem osobowym w kosztach podatkowych. Mimo że przywilej ujmowania kosztów eksploatacyjnych pozostał bez zmian, wprowadzono procentowe ograniczenie dotyczące wysokości tych wydatków, obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku. 

• Koszty eksploatacji samochodu będącego środkiem trwałym firmy – jeżeli przedsiębiorca używa pojazdu zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych, to wydatek eksploatacyjny może zostać zaksięgowany w kosztach podatkowych, ale nie przekraczając 75% jego wartości. Wg art. 23 ust. 5a ustawy o PIT wlicza się do tego także podatek VAT, którego nie odliczymy. 
• Wydatki eksploatacyjne samochodu, który używamy na podstawie umowy leasingu operacyjnego – pojazd osobowy jest własnością leasingodawcy do zakończenia umowy leasingu, czyli np. wykupu auta. W związku z tym, wydatki z nim związane możemy wliczyć w koszty podatkowe z ograniczeniem do 75% jego wartości. Mówi o tym Art. 23 ust. 3b ustawy o PIT. Najprościej mówiąc, możemy ująć w kosztach 75% opłaty wstępnej, czy raty leasingowej.
• Koszty eksploatacji pojazdu, który jest majątkiem prywatnym przedsiębiorcy – od 1 stycznia 2019 roku nie jest już wymagane prowadzenie rejestracji przebiegu (kilometrówki) dla rozliczeń podatkowych PIT. Zgodnie z postanowieniami art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatek eksploatacyjny takiego pojazdu nie jest uznawany za koszt uzyskania przychodu w kwocie 80% jego wartości.

Koszty eksploatacji samochodu – ewidencja

Aby odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacji samochodu, musimy spełnić 3 wymagania:

• zgłoszenie samochodu do właściwego urzędu skarbowego na odpowiednim druku VAT-26;
• spisanie regulaminu użytkowania auta osobowego w firmie, tj. cel wykorzystania pojazdu, czy też osoby, które mogą to zrobić,
• prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – musimy udowodnić, że samochód jest użytkowany tylko w celach firmowych. W przypadku braku prowadzenia rejestracji przebiegu pojazdu dla celów VAT można zakładać, że pojazd osobowy jest używany także prywatnie. Jednakże ta zasada nie ma zastosowania w przypadku podmiotów niebędących płatnikami VAT.

Dzięki Książce Przychodów i Rozchodów będziesz w stanie utworzyć spis przebiegu pojazdów, uwzględniając automatyczne rozliczanie kosztów eksploatacji samochodów prywatnych używanych w działalności gospodarczej oraz firmowych pojazdów, umożliwiające częściowe lub pełne odliczenie VAT. Możesz skorzystać z gotowych szablonów rozliczeniowych obejmujących: 100% kosztów i 100% VAT, 75% kosztów i 50% VAT, czy 20% kosztów i 50% VAT. Wypróbuj za darmo KPiR przez 30 dni.

Koszty eksploatacji pojazdu firmowego a prywatnego

Przepisy dotyczące PIT jasno określają limity kosztów eksploatacji samochodu. Dla pojazdów firmowych, które wykorzystujemy zarówno prywatnie jak i służbowo, limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji wynosi 75% wartości całej faktury. Pozostałe 25% nie stanowi kosztów uzyskania przychodu. 

Dodatkowo, dla aktywnych podatników VAT, którzy używają firmowego samochodu do celów mieszanych, 50% nieodliczonego VAT nadal stanowi koszt podatkowy, co skutkuje uwzględnieniem go przy określaniu limitu.

Ustawodawca wprowadził uproszczenie dla pojazdów, które stanowią prywatny majątek przedsiębiorcy. Mianowicie dotyczy to wspomnianego wcześniej zniesienia obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu dla celów PIT. Kilometrówkę musimy w tym przypadku prowadzić tylko delegacji i jazd lokalnych. Przedsiębiorca, który użytkuje w celach służbowych swój prywatny pojazd, może odliczyć 20% kosztów eksploatacji samochodu oraz wydatków na paliwo.

Rozliczanie kosztów użytkowania samochodu i innych pojazdów w firmie w programie KPiR opisujemy tutaj.