Na przedsiębiorców w Polsce nakładanych jest wiele obowiązków związanych z dobrem pracowników. Duża część z nich objęta jest koniecznością utworzenia w firmie ZFŚS. Jest to Fundusz Socjalny, z którego środki wykorzystujemy na wsparcie dla pracowników. Dla kogo jest obowiązkowy? Kto i kiedy może z niego korzystać? W artykule opisaliśmy najważniejsze informacje.
Fundusz Socjalny – dla kogo?
Zasady tworzenia ZFŚS, a także reguły dotyczące gromadzenia w nim środków i gospodarowania nimi, opisuje Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Fundusz Socjalny jest obligatoryjny dla pracodawców, którzy zatrudniają min. 50 pracowników (pełne etaty) na dzień 1 stycznia danego roku oraz wszystkich z jednostek budżetowych i samorządowych. W drugim przypadku nie ma znaczenia liczba pracowników.
Pozostali pracodawcy mogą stworzyć ZFŚS w swojej organizacji dobrowolnie. Z reguły firmy, które zatrudniają od 20 do 50 pracowników na pełen etat, mogą tworzyć Fundusz Socjalny zwykle na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Kto może korzystać z Funduszu Socjalnego?
Komu możemy przyznać środki z ZFŚS? To także jest określone przez ustawę. Co więcej, nie wszystkim pracownikom wypłacimy równe świadczenia. Pracodawca musi podzielić środki, biorąc pod uwagę sytuację finansową, rodzinną i życiową oraz zdrowie pracownika, aby określić wysokość i rodzaj pomocy. Nie jest to jednak uzależnione od wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy, czy stażu pracy. Szczegółowe zasady dysponowania Funduszem Socjalnym musimy określić w regulaminie.
Z Funduszu Socjalnego mogą korzystać pracownicy:
- zatrudnieni na każdy rodzaj umowy i wymiar czasu pracy, a także członkowie ich rodzin,
- młodociani, z którymi firma podpisała umowę o pracę w celu ich zawodowego przygotowania,
- przebywający na urlopie wychowawczym,
- z którymi organizacja zawarła umowę o pracę nakładczą.
Dodatkowo o przyznanie prawa do korzystania z ZFŚS mogą starać się:
- członkowie rodzin po zmarłych pracownikach oraz byłych pracownikach,
- emeryci, renciści oraz ich rodziny,
- osoby, które otrzymały uprawnienie do skorzystania z benefitów udostępnianych przez fundusz.
Kto i jak finansuje ZFŚS?
Bazowym źródłem Funduszu Socjalnego jest odpis podstawowy, którego pracodawca dokonuje każdego roku. Oblicza go jako 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, z poprzedniego roku lub drugiego półrocza roku poprzedniego, stosując się do średniej liczby zatrudnionych pracowników. Ponadto pracodawca może dobrowolnie przekazywać dodatkowy odpis według własnego uznania. W ciągu roku ma dwa terminy na przekazanie odpisu na konto ZFŚS. Pierwszy termin to 31 maja, kiedy to należy uregulować 75% kwoty, natomiast drugi termin to 30 września, kiedy trzeba uiścić pozostałą część kwoty.
Przepisy ustanawiają trzy kategorie podstawowych odpisów dla pracowników:
- młodocianych – w pierwszym roku nauki odpis wynosi 5%, w drugim roku 6%, a w trzecim roku 7% przeciętnej miesięcznej pensji,
- zatrudnionych w normalnych warunkach – zazwyczaj odpis na jednego zatrudnionego wynosi 37,5%, jednak możemy go zwiększyć o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia dla każdego pracownika, który otrzymała orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
- którzy pracują w szczególnych warunkach lub wykonują prace o szczególnym charakterze – zgodnie z przepisami dotyczącymi emerytur pomostowych, podstawowy odpis na jednego pracownika wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Na co przeznaczyć środki z Funduszu Socjalnego?
Wszystkie zasady i warunki powinniśmy określić w regulaminie pracy, lub regulaminie funkcjonowania ZFŚS. Pracodawca musi tam określić zasady dysponowania środkami, wymagania i proces przyznawania pieniędzy. Nie ma natomiast ściśle określonej listy, na co możemy wykorzystać środki zgromadzone w Funduszu Socjalnym. Najczęściej będą to:
- świadczenie urlopowe,
- wsparcie finansowe dla świadczeń o charakterze związanych z kulturą, edukacją lub aktywnością sportowo-rekreacyjną,
- zapomoga dla pracownika przy okazji choroby przewlekłej, opieki nad niepełnosprawnym dzieckiem, czy poważnego zdarzenia losowego,
- paczki żywnościowe na święta dla dzieci pracowników,
- wsparcie finansowe lub zakładanie placówek opieki, klubów dla dzieci, przedszkoli i innych instytucji edukacyjnych na terenie zakładu pracy.
Środki z podstawowego Funduszu Socjalnego określonego ustawą nie powinny być przeznaczane np. na:
- nagrody i premie,
- imprezy integracyjne,
- szkolenia pracowników,
- zakup środków trwałych,
- dojazdy do pracy,
- prywatną opiekę medyczną.
Podsumowując
Aby otrzymać środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, konieczne jest wypełnienie i złożenie odpowiedniego wniosku dostępnego u pracodawcy w firmie. W regulaminie Funduszu znajdziemy informację o tym, które formularze wypełnić i jakie dokumenty musimy do tego wniosku dołączyć.