Na przedsiębiorców w Polsce nakładanych jest wiele obowiązków związanych z dobrem pracowników. Duża część z nich objęta jest koniecznością utworzenia w firmie ZFŚS. Jest to Fundusz Socjalny, z którego środki wykorzystujemy na wsparcie dla pracowników. Dla kogo jest obowiązkowy? Kto i kiedy może z niego korzystać? W artykule opisaliśmy najważniejsze informacje.

Fundusz Socjalny – dla kogo?

Zasady tworzenia ZFŚS, a także reguły dotyczące gromadzenia w nim środków i gospodarowania nimi, opisuje Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Fundusz Socjalny jest obligatoryjny dla pracodawców, którzy zatrudniają min. 50 pracowników (pełne etaty) na dzień 1 stycznia danego roku oraz wszystkich z jednostek budżetowych i samorządowych. W drugim przypadku nie ma znaczenia liczba pracowników.

Pozostali pracodawcy mogą stworzyć ZFŚS w swojej organizacji dobrowolnie. Z reguły firmy, które zatrudniają od 20 do 50 pracowników na pełen etat, mogą tworzyć Fundusz Socjalny zwykle na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Kto może korzystać z Funduszu Socjalnego?

Komu możemy przyznać środki z ZFŚS? To także jest określone przez ustawę. Co więcej, nie wszystkim pracownikom wypłacimy równe świadczenia. Pracodawca musi podzielić środki, biorąc pod uwagę sytuację finansową, rodzinną i życiową oraz zdrowie pracownika, aby określić wysokość i rodzaj pomocy. Nie jest to jednak uzależnione od wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy, czy stażu pracy. Szczegółowe zasady dysponowania Funduszem Socjalnym musimy określić w regulaminie.

Z Funduszu Socjalnego mogą korzystać pracownicy:

• zatrudnieni na każdy rodzaj umowy i wymiar czasu pracy, a także członkowie ich rodzin,
• młodociani, z którymi firma podpisała umowę o pracę w celu ich zawodowego przygotowania,
• przebywający na urlopie wychowawczym,
• z którymi organizacja zawarła umowę o pracę nakładczą.

Dodatkowo o przyznanie prawa do korzystania z ZFŚS mogą starać się:

• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach oraz byłych pracownikach,
• emeryci, renciści oraz ich rodziny, 
• osoby, które otrzymały uprawnienie do skorzystania z benefitów udostępnianych przez fundusz.

Kto i jak finansuje ZFŚS?

Bazowym źródłem Funduszu Socjalnego jest odpis podstawowy, którego pracodawca dokonuje każdego roku. Oblicza go jako 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, z poprzedniego roku lub drugiego półrocza roku poprzedniego, stosując się do średniej liczby zatrudnionych pracowników. Ponadto pracodawca może dobrowolnie przekazywać dodatkowy odpis według własnego uznania. W ciągu roku ma dwa terminy na przekazanie odpisu na konto ZFŚS. Pierwszy termin to 31 maja, kiedy to należy uregulować 75% kwoty, natomiast drugi termin to 30 września, kiedy trzeba uiścić pozostałą część kwoty. 

Przepisy ustanawiają trzy kategorie podstawowych odpisów dla pracowników:

• młodocianych – w pierwszym roku nauki odpis wynosi 5%, w drugim roku 6%, a w trzecim roku 7% przeciętnej miesięcznej pensji,
• zatrudnionych w normalnych warunkach – zazwyczaj odpis na jednego zatrudnionego wynosi 37,5%, jednak możemy go zwiększyć o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia dla każdego pracownika, który otrzymała orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• którzy pracują w szczególnych warunkach lub wykonują prace o szczególnym charakterze – zgodnie z przepisami dotyczącymi emerytur pomostowych, podstawowy odpis na jednego pracownika wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Na co przeznaczyć środki z Funduszu Socjalnego?

Wszystkie zasady i warunki powinniśmy określić w regulaminie pracy, lub regulaminie funkcjonowania ZFŚS. Pracodawca musi tam określić zasady dysponowania środkami, wymagania i proces przyznawania pieniędzy. Nie ma natomiast ściśle określonej listy, na co możemy wykorzystać środki zgromadzone w Funduszu Socjalnym. Najczęściej będą to:

• świadczenie urlopowe,
• wsparcie finansowe dla świadczeń o charakterze związanych z kulturą, edukacją lub aktywnością sportowo-rekreacyjną,
• zapomoga dla pracownika przy okazji choroby przewlekłej, opieki nad niepełnosprawnym dzieckiem, czy poważnego zdarzenia losowego,
• paczki żywnościowe na święta dla dzieci pracowników,
• wsparcie finansowe lub zakładanie placówek opieki, klubów dla dzieci, przedszkoli i innych instytucji edukacyjnych na terenie zakładu pracy.

Środki z podstawowego Funduszu Socjalnego określonego ustawą nie powinny być przeznaczane np. na:

• nagrody i premie,
• imprezy integracyjne,
• szkolenia pracowników,
• zakup środków trwałych,
• dojazdy do pracy,
• prywatną opiekę medyczną.

Podsumowując

Aby otrzymać środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, konieczne jest wypełnienie i złożenie odpowiedniego wniosku dostępnego u pracodawcy w firmie. W regulaminie Funduszu znajdziemy informację o tym, które formularze wypełnić i jakie dokumenty musimy do tego wniosku dołączyć.