KSeF stanowi szansę na automatyzację i ogromny skok dla całej gospodarki. Jednak zanim to nastąpi, wprowadza on szereg problemów, których przedsiębiorcy i księgowi nie mieli, a będą musieli je jakoś rozwiązać. Faktury wysyłane i odbierane przez KSeF to wiele wyzwań dla firm.

1. Odbiór faktur – konieczne potwierdzenie z KSeF.

Przyzwyczailiśmy się latami do tego, że po prostu odbieramy fakturę: papierową lub w PDFie najczęściej wysłaną mailem. I po prostu wierzymy, że to, co widzimy, to jest faktura. KSeF wprowadza jednak dodatkowy wymóg. Musimy sprawdzić, czy to, co widzimy widnieje w KSeF, a co więcej czy jest w 100% zgodne z danymi w KSeF. Przynajmniej teoretycznie (a zobaczymy, jak często w praktyce) może się zdarzyć, że to co wygląda na poprawną fakturę nie jest wprowadzone do KSeF lub jest niezgodne z danymi, które w KSeF widnieją. I wtedy tylko to, co odczytamy z KSeF jest fakturą, a nie to, co nam się wydawało. Obowiązek weryfikacji ciąży w tym przypadku na odbiorcy.

Pomocny w tej sprawie może być kod QR widniejący na fakturze. Ministerstwo Finansów dopiero przedstawiło projekt rozporządzenia ze specyfikacją tego kodu. Wydaje się, że niezbędne będą specjalne aplikacje na smartfony do odczytu faktur. Zobaczymy czy lepsze okażą się te komercyjne, czy ministerialne.

2. Zbyt szeroki dostęp do dokumentów firmy.

KSeF umożliwia uprawnienie osób do wysyłki i odbioru dokumentów. Niestety wszystkich lub żadnych. Nie ma niestety filtrów czy limitów. Dla przykładu jeśli nadamy pracownikowi uprawnienie do wystawiania faktur, to może być także konieczne nadanie mu innych uprawnień. Na przykład do odbioru po to, aby zweryfikować czy to, co wysłał do KSeF jest tym samym co wystawione w naszym systemie do fakturowania i czy czasami nie zostało to wysłane kilka razy. Należy pamiętać, że wtedy nasz pracownik może odczytać wszystkie faktury firmy, nawet te najtajniejsze dostępne kiedyś tylko dla prezesa oraz księgowej i nikogo innego. Rozwiązaniem tego problemu wydają się systemy do obiegu dokumentów. Wtedy dostęp ma system, a pracownik ma uprawnienia nadane mu nie w KSeF tylko w systemie obiegu. Dobre systemy mają rozbudowane uprawnienia i można w nich filtrować faktury np. po NIPie.

3. Kiedy wysyłać faktury do KSeF?

Kolejne nasze przyzwyczajenie do zmiany po wejściu KSeF dotyczy wystawiania faktur. Obecnie fakturujemy, drukujemy lub wysyłamy i koniec. Ale po wejściu KSeF to, co wystawimy w naszym systemie, jest tylko swego rodzaju fakturą pro forma lub co najwyżej projektem faktury. Musimy podjąć decyzję czy wysyłamy tę fakturę do KSeF od razu czy czekamy. Jeśli czekamy to ile czasu i na co, czy też na jaką decyzję czekamy? Może faktury muszą przejść jakąś dodatkową weryfikację i zatwierdzenie?

Co więcej, aby mieć pewność, że faktura została zarejestrowana w KSeF musimy mieć zwrotnie numer faktury z KSeF. Być może będziemy chcieli także ją odczytać z KSeF, aby ją porównać z tą wystawioną w naszym systemie. Jeśli będziemy czekać z wysyłką faktur, to nie czekajmy do końca dnia. Istnieje spore ryzyko, że faktura wysłana do KSeF o godzinie np. 23:50 „nie przejdzie” tego dnia i zostanie zapisana jako wystawiona dnia kolejnego, a dla nas może to być kolejny problem. Warto przewidzieć nawet kilka dodatkowych godzin na wysyłkę i fakturować na przykład tylko do g. 20, a potem już tylko wysyłać do KSeF.

4. Akceptacja faktury KSeF po stronie firmy.

Jest oczywiste, że księgowy musi mieć przynajmniej uprawnienia do odczytu z KSeF. Musi mieć dostęp do strumienia faktur wystawianych dla naszej firmy. Jednak w tym strumieniu mogą się zdarzyć faktury, o których w firmie nikt nie słyszał i nic nie wie. Jest możliwe, że ktoś wystawił nam fakturę, a my dopiero z KSeF się o tym dowiemy. Rozwiązaniem kolejny raz wydaje się dobry system obiegu dokumentów i warto w nim mieć nie tylko faktury. W takim systemie będziemy mogli fakturę przejrzeć, zaakceptować lub odrzucić. Możemy także przekazać ją innej osobie do akceptacji. Dodatkowym plusem mogą być opcje zapłaty oraz wprowadzania dodatkowych opisów czy oznaczeń.

5. Czy w KSeF jest to samo co u mnie?

Od momentu wdrożenia KSeF, a najpóźniej od 1 lipca 2024 nasz system fakturowania staje się swego rodzaju kopią. Nie jest już źródłem faktur. Jedynym źródłem będzie KSeF. Wobec tego powinniśmy się upewnić, że faktury w naszym systemie w stu procentach są zgodne z KSeF. Zarówno co do liczby wystawionych faktur jak i danych w nich zawartych. Tego typu weryfikacja może się odbywać codziennie lub okresowo i może być w stu procentach zautomatyzowana i raportować tylko ewentualne rozbieżności.

6. Dualizm papierowo-elektroniczny – jak opisywać dokumenty?

Wiele firm, może nawet większość do tej pory drukuje przesłane im w PDFie faktury. Drukuje po to, aby nadać im bieg. Na tych papierowych dokumentach dokonuje się adnotacji np. o akceptacji, o płatności, kody kosztów. Po wejściu KSeF będziemy mogli nadal drukować, ale będą to wydruki wizualizacji faktur, a nie faktury. I znowu teoretycznie jest możliwe, że w obiegu papierowym znajdzie się dokument, który wygląda na fakturę z KSeF, ale w KSeF go nie ma, albo jest, ale zgoła z innymi danymi. Kolejny raz kłania się system do elektronicznego obiegu faktur, który całkowicie wyeliminuje konieczność druku oraz wynikającego z tego przetwarzania papierowych kopii faktur.

7. Spokojnie to tylko awaria.

KSeF nie zawsze będzie działał tak, jak powinien. Co więcej, błaha z pozoru awaria naszego łącza internetowego urośnie do rangi awarii KSeF po naszej stronie, gdyż nie będziemy mieli możliwości wysyłki faktur do KSeF. Na oba rodzaje awarii: po stronie KSeF, a także po naszej stronie musimy mieć przewidziane odpowiednie procesy. W przypadku awarii po stronie KSeF od momentu przywrócenia działania KSeF mamy 7 dni na wysyłkę faktur, ale w przypadku awarii po naszej stronie mamy już tylko jeden dzień. Dobry system do fakturowania powinien sam przypominać lub nawet pilnować wysyłki po przywróceniu działania lub łączności z KSeF. Oczywiście w czasie awarii faktury musimy jakoś zapewne mailowo dostarczyć je do odbiorców.

8. Weryfikacja faktury otrzymanej mailem i załączniki do faktur.

Przyzwyczailiśmy się, że faktury przychodzą do nas mailem i pewnie po wejściu KSeF nadal tak będzie. Ważne jednak aby za każdym razem weryfikować czy to, co otrzymaliśmy jest zgodne z fakturami w KSeF. W KSeF nie znajdziemy jednak załączników, więc jeśli wysyłaliśmy je do naszych kontrahentów będziemy je nadal wysyłać zwykłą drogą np. mailem. Można je wysyłać razem z fakturami lub bez faktur. Trzeba jednak pamiętać, żeby wysyłane mailem faktury były wizualizacjami faktur z KSeF. Powinny one także zawierać QR kody do weryfikacji.

9. Faktury B2C – co z nimi?

Wiele firm wystawia faktury zarówno B2B, jak i B2C. Do dzisiaj jednak nie wiadomo czy faktura wystawiona na przedsiębiorcę jako na osobę prywatną jest fakturą B2B, czy B2C. Nie jest także do końca jasne czy faktury B2C mogą, czy nie mogą być wysyłane do KSeF. Wiemy jednak, że nie muszą być wysyłane.

10. Daty wystawienia faktury KSeF.

Faktury po wejściu KSeF będą miały co najmniej dwie daty: wystawienia (u nas) i poprawnej wysyłki do KSeF. Poprawnej, gdyż jest możliwe, że KSeF odrzuci lub nie przyjmie wysłanej faktury np. w wyniku awarii. Najlepiej jakby te daty były identyczne, ale w praktyce może się to okazać niemożliwe w stu procentach. W przypadku awarii (po stronie KSeF lub podatnika) faktyczną datą będzie data wystawienia, ale jeśli awarii nie będzie to data poprawnej wysyłki do KSeF będzie przyjmowana jako data wystawienia faktury.

To pewnie niejedyne problemy, które ogólnokrajowe wdrożenie KSeF wprowadzi, gdyż samo wdrożenie zarówno systemów jak i procesów związanych z KSeF już jest problemem samym w sobie.