Właściciele firm przynajmniej raz do roku są zobowiązani do sporządzenia remanentu. Dotyczy to wszystkich posiadanych towarów i ich faktycznego stanu. Przedsiębiorca musi wykazać rzeczywistą ilość produktów, bazując także na danych z systemu magazynowego. Czym dokładnie jest spis z natury? Kogo dotyczy? Kiedy należy go przygotować? Czytaj w artykule.
Spis z natury w ewidencji
Spis z natury to najprościej mówiąc remanent, lub inwentaryzacja. Jest to procedura, która ma na celu ustalenie rzeczywistych ilości posiadanych przez firmę towarów rzeczowych. Jest to uregulowane w przepisach dotyczących prowadzenia książki przychodów i rozchodów. Właściciele firm, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, lub podatku liniowego muszą sporządzić spis z natury i wpisać go do ewidencji. Wykazują w nim:
- towary handlowe,
- wyroby gotowe,
- półwyroby,
- materiały podstawowe i pomocnicze,
- produkcję w toku,
- braki i odpady.
Na koniec roku nie uwzględniamy środków trwałych, jak samochód, a także wyposażenia. Takie towary materialne spisujemy w sytuacji likwidacji firmy.
Spis z natury – kiedy?
Sytuacje, w których przedsiębiorca musi przygotować remanent, są ściśle określone. Zgodnie z przepisami spis z natury sporządzamy:
- na koniec roku podatkowego,
- 1 stycznia,
- w przypadku zmiany wspólnika, lub proporcji udziałów,
- przy likwidacji działalności,
- w dzień rozpoczęcia działalności.
W niektórych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego może nakazać podatnikowi sporządzenie takiej inwentaryzacji dodatkowo w innym czasie. Co więcej, jeśli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to przedsiębiorca może przepisać remanent, który wyszedł 31 grudnia i nie musi sporządzać nowego 1 stycznia.
Celem spisu z natury jest ustalenie rzeczywistego dochodu firmy. Jest to więc wyłącznie lista z programu magazynowego. Musimy faktycznie sprawdzić ilość towarów i to, w jakim są stanie. Jeśli remanent końcowy będzie większy niż początkowy, to musimy powiększyć dochód o tę różnicę. Jeżeli było odwrotnie, to dochód pomniejszymy.
Jak sporządzić remanent?
Elementy spisu z natury to przede wszystkim:
- nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela firmy,
- data sporządzenia,
- numer kolejny pozycji arkusza remanentu,
- szczegółowe określenie towaru, czyli ilość, cenę za jednostkę, wartość (przemnożenie ilości towaru przez cenę jednostkową),
- łączna wartość remanentu,
- klauzula „Spis zakończono na pozycji…”,
- podpis właściciela firmy, lub wspólników, a także osób, które sporządziły spis.
Spis z natury musimy wycenić według określonych zasad. Przede wszystkim towary wyceniamy zgodnie z ceną zakupu netto, według cen rynkowych i uwzględniając rabaty. Cenę nabycia powiększamy także o koszty uboczne, np. związane z transportem, wysyłką, lub załadunkiem. Nawet jeśli towar jest uszkodzony, to obok wyceny musimy wpisać cenę faktycznego zakupu. Wyroby gotowe, półwyroby, także te własnej produkcji, wyceniamy według kosztów ich wytworzenia. Odpady użytkowe wycenimy, szacując ich przydatność do dalszego użytkowania.
Warto wiedzieć, że w spisie przy otwarciu działalności nie uwzględniamy majątku wprowadzonego do firmy, czyli środków trwałych, wyposażenia oraz wartości prawnych i niematerialnych. Natomiast spis z natury w sytuacji likwidacji firmy, przygotowany w kontekście podatku VAT, powinien być dołączony do najnowszego zgłaszanego pliku JPK_V7. Wartość VAT wynikająca z tego spisu powinna być ujawniona w sekcji deklaracyjnej tego pliku.
Warto pamiętać, że wycenę remanentu musimy zrobić najpóźniej do 14 dni od jego sporządzenia.
Spis z natury – po co?
Oprócz ustalenia dochodu firmy, spis z natury może pomóc w wykryciu potencjalnych nieprawidłowości w działaniu firmy, lub prowadzeniu KPiR. Sporządzając remanent, ustalamy faktyczny stan towarów i korygujemy zapisy w ewidencji. Czasem zdarzają się błędy związane ze sprzedażą, brakiem towarów, produktów, które nie są już przydatne, a także nadużyciem przez pracowników. Wartość remanentu korygujemy o kwotę, o jaką podatnik zredukował koszty uzyskania przychodu lub zwiększył przychód. Spis z natury pozwala też wyliczyć PIT.