Koronawirus przeszkodził wielu firmom w prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji. Urząd Skarbowy otrzymuje wiele zgłoszeń z prośbą o przesunięciu jej na przyszły rok lub o zwolnienie z jej wykonania. Na szczęście są też inne rozwiązania, które pozwalają podejść w inny sposób do inwentaryzacji. Zostaną one opisane w artykule.
Inwentaryzacja rozporządzenie
Rozporządzenie dotyczące inwentaryzacji, które weszło w życie 31.03.2020 roku daje przedsiębiorcom więcej czasu na zakończenie inwentaryzacji oraz przygotowanie i publikację sprawozdań. Dzięki temu firmy mogą spokojnie i w sposób prawidłowy, zrealizować obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne. Powyższe ustalenia pozwalają uporać się z obowiązkami, które w dobie epidemii są ciężkie do przeprowadzenia.
Inwentaryzacja, a czas
Podczas inwentaryzacji bardzo ważnym elementem jest czas. Warto pamiętać, że w biznesie najważniejsza jest samoorganizacja i dobre operowanie czasem. Aktywa trwałe firmy wymagają bieżących aktualizacji, w momencie trwania procesu. Partnerzy biznesowi i pracownicy powinni widzieć każdą zmianę stanu posiadanego majątku. Podejście do inwentaryzacji jest również bardzo istotne, ponieważ jeżeli jej wyniki są szybko widoczne dla innych współpracowników, tym lepszy jest jej przebieg i jakość.
Jakie zasady powinna spełniać inwentaryzacja?
- Rzetelnego obrazu
- Kompletności i kompleksowości
- Terminowości i częstotliwości
- Zasada komisyjności
Nowe podejście do inwentaryzacji
Specjalne systemy informatyczne dają możliwość nadawania wybranych atrybutów i ewidencji składnika majątku. Informacje dotyczące użytkownika i jego lokalizacji mogą być dodane do każdego składnika w systemie. Grupy składników mają możliwość dodania właściciela instytucjonalnego i osobę która będzie odpowiedzialna. Zakresy pól spisowych i włączanie wybranej liczby spisów mogą być kształtowane jak chcemy. W tym samym czasie przechodzą one kontrolę przez EAM. Jeżeli występuje taka potrzeba, do inwentaryzacji można dodać tyle pól spisowych, ilu w danej firmie jest pracowników. Rozwiązanie to pomaga w szybkim przebiegu procesu inwentaryzacji, ponieważ czynności są podzielone pomiędzy większą liczbę osób. Każdy wynik spisu jest wysyłany do systemu, w którym jest sprawdzany i rozliczany przez Centralną Komisję Inwentaryzacyjną. Rozliczenie inwentaryzacji i jej zapis oraz zbilansowanie niedoborów z nadwyżkami nie wymaga przemieszczania się komisji. Rozwiązanie to pozwala na inwentaryzację zdalną, dzięki czemu przebiega ona sprawnie i bez ryzyka zakażenia. Nawet w momencie dużej liczby składników, inwentaryzacja w takim przypadku może być ograniczona tylko do kilku dni.
Korzyści nowej inwentaryzacji
Użycie nowoczesnych rozwiązań w inwentaryzacji to wiele korzyści, m.in.:
- Większe zrozumienie całej procedury.
- Wzbudzenie odpowiedzialności za majątek firmy wśród większej liczby jego użytkowników.
- NIższe koszty inwentaryzacji i utrzymanie majątku materialnego firmy.
- Krótszy czas na spis z natury.
- Szybsze rozliczenie nadwyżek i niedoborów.
- Szybka aktualizacja danych dotyczących stanu i lokalizacji składników majątku, która dostępna jest dla wszystkich pracowników firmy.