Branża księgowa jest niewątpliwie jedną z trudniejszych na rynku. Ryzyko popełniania pomyłek jest wysokie. Księgowi są odpowiedzialni za wiele istotnych spraw i muszą być wyjątkowo rzetelni. Jakie są najczęściej popełniane błędy biur rachunkowych? Jak sobie z nimi radzić? Dowiesz się z tego artykułu.
Błędy biur rachunkowych
W pracy księgowych popełnianie błędów jest nieuniknione, a polski dziurawy system podatkowy nie poprawia sytuacji. Ciągłe zmiany w przepisach i różne interpretacje prawne powodują wiele zawiłości. Błędy popełniane przez biura rachunkowe wiążą się najczęściej z odpowiedzialnością finansową, ale nie tylko. Wielokrotne popełnianie tych samych błędów to dla biura rachunkowego utrata potencjalnych klientów. Warto więc korzystać z ubezpieczenia OC księgowego.
Praca w branży rachunkowej wymaga ogromnej wiedzy i stałego podnoszenia swoich kwalifikacji. Mimo to błędy się zdarzają, ponieważ ciężko jest nadążyć za zmieniającymi się ustawami. Błędy biur rachunkowych wiążą się z błędnymi rozliczeniami, nieprawidłową dokumentacją, lub jej zagubieniem, a także z naruszeniami umowy.
Jakie są najczęściej popełniane błędy biur rachunkowych?
Za większość nieprawidłowości w biurach rachunkowych odpowiada księgowy, a nie przedsiębiorca. Kara grzywny może być bardzo wysoka, a zależy ona między innymi od minimalnej stawki dziennej. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy kara grzywny dla księgowego wymierzana jest od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnej płacy. Warto zapoznać się z tym, jakie są najczęstsze błędy biur rachunkowych, aby w przyszłości samemu ich nie popełnić. Nieprawidłowości zwykle dotyczą:
- obowiązkowego zgłoszenia VAT po przekroczeniu limitu wartości sprzedaży,
- terminowego opłacania podatku,
- poprawnego obliczania składek ZUS, zwłaszcza przy okazji, gdy klient mógł być zwolniony z opłacania tych składek,
- poprawnego sporządzenia sprawozdania finansowego,
- terminowego składania deklaracji, co wiąże się często z tym, że klient nie uzyska dofinansowania, czy też ulgi podatkowej,
- ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego,
- poprawnego zidentyfikowania stawek VAT na fakturach, przy czym konsekwencje mogą być różne w zależności czy stawkę zaniżamy, czy zawyżamy,
- księgowania faktur bez NIP-u,
- powiązanych z księgowością błędów kadrowych, np. szkoleń BHP, zwolnień lekarskich.
Jak unikać popełniania błędów księgowych?
Praca księgowego nie jest regulowana przez organy państwowe. Założenie biura rachunkowego bez odpowiednich kwalifikacji wiąże się jednak z dużym ryzykiem popełniania błędów. Dobre przygotowanie merytoryczne i przeszkolenie praktyczne to więc podstawa, żeby uchronić się przed nieprawidłowościami. Aby dobrze wykonywać pracę księgowego, warto przejść podstawowe lub zaawansowane kursy księgowe, lub kadrowe i stale podnosić swoje kompetencje.
Drugim bardzo ważnym aspektem, aby uchronić się przed błędami, jest zatrudnienie w biurze rachunkowym odpowiedniej liczby pracowników. Często zdarza się, że chcemy mieć jak największą liczbę klientów, ale nie myślimy o powiększeniu zespołu. Jeżeli jednak nasi pracownicy będą mieć zbyt wiele firm do obsłużenia, to ryzyko popełniania błędów wzrośnie. Oprócz problemów z terminowością narazimy się na nieprawidłowości związane z rozliczaniem wydatków, czy wypełnianiem deklaracji. Jednym z najbardziej istotnych elementów w pracy księgowego jest zachowanie terminów. Warto przygotowywać wcześniej dokumenty, które możemy i tak zorganizować pracę i kalendarz biura, aby nie przeoczyć ważnych dat.
Kontakt z klientem a błędy biur rachunkowych
Niezwykle ważny przy prawidłowej pracy biura rachunkowego jest kontakt z klientem. Prawidłowa komunikacja to podstawa i działa to w dwie strony. Księgowy musi informować klientów o zmianach prawnych, a z drugiej strony wpływać na nich, aby ci terminowo przysyłali dokumenty, czy ważne informacje. Przy dużej liczbie klientów warto korzystać z wysyłki SMS, czy przypomnień mailowych. Taką możliwość oferują programy Varico. Jako księgowi musimy jasno przedstawiać klientom ich obowiązki oraz dotrzymywać swoich. Nie wszystko jesteśmy w stanie normalizować umową. W praktyce wygląda to często inaczej i nie wolno pozwalać sobie na wyjątki, np. przy terminowym dostarczaniu faktur.
Ubezpieczenie biura rachunkowego
Każde biuro rachunkowe musi wykupić obowiązkową polisę OC. Regulują to przepisy ustawy o rachunkowości. Takie ubezpieczenie może pokryć skutki błędów księgowego nawet do 5 mln. złotych. Dotyczy to różnych uchybień, takich jak na przykład błędy przy rozliczeniach. Dodatkowo taka polisa pokrywa odszkodowania związane z utratą dokumentów, czy naruszeniem obowiązku tajemnicy. Warto zabezpieczyć się na każdą okoliczność i wybrać polisę dostosowaną do księgowanych w firmie transakcji.