Na ogół przedsiębiorca czuje się zabezpieczony nawiązując współpracę z biurem rachunkowym. Jednak podczas każdej pracy możliwe jest popełnienie błędu. Podczas prac księgowych nie jest możliwe kompletne wykluczenie błędów w zapisach księgowych. Nieprawidłowości mogą być odnajdywane w różnych sytuacjach oraz czasie. Opóźniony lub nieprawidłowe zapis bądź kompletny brak zapisu to najczęstsze powody błędów.
Najczęstsze błędy księgowe i ich poprawa
Efektem błędów księgowych może być również utrudnienie kontroli oraz analizy prowadzonej działalności. W rzeczywistości błędy księgowe najczęściej popełnia się w: zestawieniach pomocniczych i kontrolnych, dokumentacji źródłowej (pierwotnej i wtórnej) oraz inwentaryzacyjnej, w urządzeniach ewidencyjnych (syntetycznych i analitycznych).
Polska rachunkowość jest bardzo rozbudowaną dziedziną, co sprzyja niestety popełnianiu wielu błędów. Choć lista więc mogłaby wydawać się długa, najczęściej popełniane błędy to:
- nieprawidłowo sporządzony dokument źródłowy (np. brak daty, podpisu wystawiającego),
- zaksięgowanie kwoty na nieprawidłowych kontach,
- zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty,
- dwukrotne ujęcie tej samej operacji gospodarczej,
- pominięcie danej operacji podczas księgowania
Art. 22 ustawy o rachunkowości reguluje sposób poprawy błędów księgowych. Pierwszym sposobem jest skreślenie źle wpisanej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnie zapisanych danych. Przy poprawce należy umieścić datę oraz podpis. Poprawki powinno się dokonać zarówno we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Drugim sposobem jest wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu poprawek błędnych zapisów, jedynie poprzez zapisy dodatnie albo tylko ujemne.
Kto odpowiada za błędy księgowe?
Jeżeli błędy księgowe zostaną zauważone dopiero podczas post postępowania wyjaśniającego lub kontroli skarbowej, przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność karno- skarbową. W praktyce jednak, każde profesjonalne biuro rachunkowe z reguły sumiennie odpowiada za prowadzenie rachunkowości przedsiębiorcy zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem. W przypadku wątpliwości zgodności z prawem decyzji podjętych przez biuro rachunkowe, przedsiębiorca może pociągnąć je do odpowiedzialności cywilnej.
W przypadku błędnej księgowości, nie ma możliwości przeniesienia winy na osoby trzecie. Wedle prawa nie ma zatem znaczenia, kto błąd popełnił – odpowiada za niego podatnik. Ma on jednak możliwość domagania się odszkodowania. Jeśli to program księgowy spowodował szkodę, usługodawca jest zobowiązany się do naprawy szkód.