Czasem naszym klientem jest osoba fizyczna, która nie posiada numeru NIP, przez co FV nie ma takiego oznaczenia. Ponadto zdarza się również, że osoba kupująca nie posiada numeru identyfikacji podatkowej. Takie osoby również decydują się na fakturę VAT, ale czy jest ona pełnoprawnym dowodem zakupu?
Czym jest FV?
Faktura VAT różni się od zwykłego paragonu tym, że wystawia ją podatnik podatku VAT, który zależny jest od osobnych przepisów. Najczęściej i tak też jest prawidłowo, wystawia się ją w dwóch egzemplarzach, ale bez podziału na kopię i oryginał. Samo słowo “faktura” jest poprawnym określeniem i nie ma obowiązku używać nazwy “faktura VAT”.
W celu rozróżnienia tych dwóch pojęć faktura musi posiadać obowiązkowo z góry ustalone dane. Jest to zasada, którą nakłada Ustawa o podatku od towarów i usług, w innym wypadku grozi kara finansowa lub pozbawienie wolności.
Szczegółowe dane o transakcji w fakturze:
- podpisy osób dokonujących transakcji,
- informacja o formie zapłaty i uzgodnionych terminach,
- ważne informacje dodatkowe tj., np. miejsce dostawy, sposób odbioru,
- identyfikatory dokumentu- data wystawienia, numer,
- zapis o sprzedawcy i nabywcy,
- łączna należność za usługę,
- dane do rozliczenia wymaganych podatków,
- nazwa, towaru, liczba, cena, wartość.
Faktura bez numeru NIP. Kiedy można wystawić?
W momencie, gdy klient jest osobą prywatną i nie posiada NIP również może otrzymać fakturę, ponieważ istnieją wyjątki od tej reguły. Tyczy się to sytuacji, gdy fakturę wystawia się dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jako indywidualne gospodarstwo rolne. Brak tutaj regulacji prawnych związanych z osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi osobowości prawnej. Gdy klient nie posiada numeru NIP, nie ma wymogu umieszczenia go na fakturze.
Kiedy można wymagać fakturę VAT dla osoby prywatnej?
Faktura VAT jest wymagana w dwóch różnych momentach. Gdy posiada się zwolnienie z kasy fiskalnej, które powoduje, że sprzedaż dokumentowana jest przez fakturę przychodową. Po drugie faktury można żądać, gdy klient chce ją mieć wystawioną w okresie trzech miesięcy. W innym przypadku to dobra wola sprzedawcy, czy zdecyduje się na wystawienie faktury bez NIP dla osoby prywatnej.
Co obowiązkowo umieścić na fakturze bez NIP?
Już wiemy, że osobą, która może wymagać faktury będzie osoba fizyczna nieposiadająca numeru NIP. Przez to całkowicie niemożliwym jest wystawienie faktury z tym numerem. Sprzedawca jest zwolniony z obowiązku uwzględniania NIPu osobie fizycznej podczas zakupu usług lub towaru. Osoba fizyczna żądająca faktury nie musi podawać numeru PESEL w zamian za NIP. Wystarczą dane identyfikacyjne, jak np. adres zamieszkania i inne dane osobowe.