Księga przychodów i rozchodów, określana również skrótem KPiR to narzędzie, które służy ewidencjonowaniu osiąganych w działalności przychodów i ponoszonych kosztów. Przedsiębiorcy powinni w niej zapisywać obroty ze sprzedaży, a także koszty, które musieli ponieść w celu uzyskania przychodu. Głównym celem prowadzenia KPiR jest ustalenie podstawy opodatkowania. Dodatkowo przedsiębiorcom służy również do podsumowania swojej działalności w ciągu roku, czyli oceny osiąganych dochodów oraz poniesionych strat. Co powinna zawierać? Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR? Sprawdź w naszym artykule.
Księga przychodów i rozchodów – co musisz wiedzieć
Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego. Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy. Dlaczego? Ponieważ jeśli organ podatkowy uzna księgę za nierzetelną lub wadliwą, sam określi podstawę opodatkowania oraz może nałożyć karę grzywny.
Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na bieżąco, codziennie pod koniec dnia bądź następnego dnia, jednak jeszcze przed rozpoczęciem pracy. W przypadku, kiedy księga prowadzona jest przez zewnętrzne biuro rachunkowe, zapisów można dokonywać chronologicznie do dwudziestego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Po zakończeniu całego roku podatkowego książka przychodów i rozchodów musi zostać zamknięta.
Szczegółowe zasady prowadzenia KPiR określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Księga przychodów i rozchodów – co powinna zawierać?
W księdze przychodów i rozchodów powinny znaleźć się wszelkiego rodzaju dowody księgowe. Są to m.in.:
- faktury VAT,
- faktury RR (faktury dokumentujące zakup płodów rolnych lub usług od rolników ryczałtowych),
- dokumenty celne,
- rachunki,
- inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. W tym: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży), noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat, raporty fiskalne itp.
Należy pamiętać, że dokumenty te muszą zawierać wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej. Ponadto datę wystawienia oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot oraz wartość, a także podpisy osób uprawnionych i stosowne oznaczenie, które umożliwi powiązanie dowodu z zapisami księgowymi, dokonanymi na jego podstawie.
Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów nie jest możliwe w każdej sytuacji. Możesz ją prowadzić, jeżeli spełniasz trzy poniższe warunki:
- rozliczasz podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo,
- prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwa w spadku,
- przychody netto z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro. W roku 2023 limit ten w złotówkach wynosił – 9 654 000 zł.
Jeśli przedsiębiorca przekroczy wyżej omówiony limit tj. 2.000.000 euro, obowiązkowo wchodzi w prowadzenie pełnej księgowości w formie ksiąg rachunkowych.
Kto może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?
Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, podatnik może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dotyczy to szczególnych sytuacji. Są one związane ze stanem zdrowia i wiekiem osoby, która prowadzi działalność gospodarczą. Również z rozmiarem i rodzajem prowadzonej działalności.
Jeżeli podatnik chce skorzystać z takiej możliwości, musi złożyć pisemny wniosek we właściwym dla swojego miejsca zamieszkania urzędzie skarbowym. Musi tego dokonać co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane. W sytuacji rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR w trakcie roku podatkowego, taki wniosek należy złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.
Forma prowadzenia KPiR
KPiR może mieć formę papierową lub elektroniczną. Zgodnie z § 28 rozporządzenia w sprawie KPiR w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym, warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
- określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
- stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów. Dodatkowo umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,
- przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
W przypadku programu Książka Przychodów i Rozchodów Varico zadbaliśmy, by wszystkie powyższe punkty zostały spełnione. Dodatkowo dzięki intuicyjnemu panelowi i wyjątkowej automatyzacji Książkę Przychodów i Rozchodów może prowadzić każdy, niezależnie od branży.
30-dniową wersję próbną możesz pobrać TUTAJ.
