Urzędy skarbowe mają obowiązek pilnowania przestrzegania przepisów przez przedsiębiorców. Kontrola podatkowa może być przeprowadzona w różnych sytuacjach i z kilku powodów. Dla wielu właścicieli firm jest to tylko formalność, a dla niektórych wiąże się to z dużym stresem. Jak urząd skarbowy wybiera przedsiębiorców do kontroli podatkowej? Czy podatnik może się do niej przygotować?
Czym jest kontrola podatkowa?
Urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę podatkową każdemu przedsiębiorcy. Podstawą prawną do takiego działania jest przede wszystkim Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Organy podatkowe mają możliwość sprawdzenia, czy przedsiębiorcy dopełniają obowiązków, które narzuca na nich prawo podatkowe. Kontrola podatkowa umożliwia wyłapanie potencjalnych problemów. Może być jednak przeprowadzona w wyniku wcześniejszych podejrzeń.
Czas trwania kontroli podatkowej jest ściśle określony w art. 55 ustawy Prawo przedsiębiorców. W jednym roku kalendarzowym przedsiębiorca nie może być poddany kontroli dłuższej niż:
- 12 dni roboczych (mikroprzedsiębiorstwa),
- 18 dni roboczych (małe firmy),
- 24 dni robocze (średnie firmy),
- 48 dni roboczych (pozostałe przedsiębiorstwa).
Kto przeprowadza kontrolę podatkową?
Kontrola podatkowa nie jest wszczynana na wniosek, tylko z urzędu. Przeprowadzają ją organy podatkowe I instancji w zależności od rodzaju sprawdzanej sytuacji:
- naczelnik urzędu celnego,
- naczelnik urzędu skarbowego,
- wójt, burmistrz, lub prezydent miasta, marszałek wojewódzki oraz starosta.
Kontrola podatkowa jest zapowiedziana. Osoba, która przeprowadza kontrolę, musi mieć do tego odpowiednie uprawnienia. Należy przedstawić przedsiębiorcy upoważnienie, czyli dokument, który zawiera m.in. nr legitymacji, podstawę prawną, czas kontroli i jej zakres, nazwę organu, który go wydał wraz z podpisem osoby, która go udzieliła. Kontrola podatkowa musi być przeprowadzona od 7 do maksymalnie 30 dni od zawiadomienia podatnika. W tym czasie mamy możliwość odpowiedniego przygotowania.
Na czym polega kontrola podatkowa?
Przede wszystkim na sprawdzaniu dokumentów. Zakres kontroli podatkowej jest zależny od formy działalności i powodu kontroli. Urzędnik może sprawdzić faktury i rachunki, raporty z kasy fiskalnej, ewidencję zatrudnienia, czy też pojazdów, a także wydruki z ksiąg i deklaracje podatkowe.
Po przeprowadzonej kontroli podatkowej przedsiębiorca otrzymuje protokół. Zawiera dane kontrolujące, czas i miejsce kontroli, ustalenia i ocenę prawną.
Jak urząd skarbowy typuje przedsiębiorców do kontroli podatkowej?
Niewątpliwie każda kontrola musi być poprzedzona analizą ryzyka. Zajmuje się tym odpowiednia komórka organizacyjna urzędu skarbowego, która jest odpowiedzialna za analitykę. Przeprowadza dokładną analizę ryzyka, czy istnieje prawdopodobieństwo naruszenia prawa podatkowego. Co więcej, musi przeanalizować rozmiary tych nieprawidłowości. Czynności sprawdzające polegają przede wszystkim na:
- gromadzeniu informacji dotyczących wydatków i zgromadzonego majątku przedsiębiorcy, czyli takich sytuacji, w których powstaje jakiś obowiązek podatkowy;
- rozpoznaniu obszarów zagrożeń, które wpływają na prawidłowość dopełniania obowiązków podatkowych, czyli zdefiniowaniu ryzyka zewnętrznego i prowadzeniu rejestru tego ryzyka;
- wybieraniu podmiotów do kontroli podatkowej i postępowania podatkowego,
- opracowywanie planów kontroli.
Urząd skarbowy czerpie informacje z różnych źródeł. Są to systemy wewnętrzne jak np. pliki JPK, kasy online, CZM, MDR, czy STIR. Dodatkowo może pozyskać informacje od komornika, notariusza, banku oraz osób, które po prostu doniosą.
Rodzaje kontroli podatkowej – kontrola krzyżowa
Taki rodzaj kontroli podatnika wiąże się także z jego partnerami biznesowymi. Oznacza to, że nasi kontrahenci będą musieli przedstawić organowi podatkowemu odpowiednie informacje. Kontrola podatkowa dotyczy w tym przypadku sprawdzenia zgodności dokumentów, które posiada przedsiębiorca i dostawca, lub partner.
Ten rodzaj kontroli nie jest do końca obiektywny. Urzędnik może tym sposobem pozyskiwać dodatkowe informacje, nawet całkowicie odchodząc od przedmiotu kontroli podatkowej. Dokumenty sprawdza bazując na swojej indywidualnej opinii. Jeżeli nie chcemy być poddani kontroli krzyżowej musimy dokładnie zweryfikować każdego kontrahenta, przed zawarciem umowy.
Czy możemy być poddani kontroli podatkowej na własne życzenie?
Co do zasady, kontrola podatkowa nie jest wszczynana na wniosek. Można jednak się do niej przyczynić przez nieodpowiednie działania. Narzędzi do kontrolowania podatników jest dużo. Może się zdarzyć, że w natłoku obowiązków, czy natężonego ruchu w naszym sklepie nie wydamy klientowi paragonu. Nawet taka pomyłka może być powodem poddania podatnika kontroli. Warto też zwrócić uwagę na to, jakie treści publikujemy w swoich mediach społecznościowych oraz reklamach. Jeśli za bardzo się czymś pochwalimy, to zachęcimy urząd, aby się temu przyjrzał.
Kontrola podatkowa – jak się przygotować?
Oczywiście najlepszym przygotowaniem do kontroli podatkowej będzie działanie zgodnie z przepisami. Możemy stosować się do pewnych zasad, dzięki którym najprawdopodobniej unikniemy kontroli, a jeśli już nadejdzie, to będzie dla nas tylko formalnością.
- Weryfikuj kontrahentów.
- Sprawdzaj źródła finansowania wszelkich zakupów.
- Zbieraj i przechowuj dokumenty, przede wszystkim te potwierdzające transakcje.
- Wybierz pełnomocnika ogólnego.
Jeżeli dojdzie do kontroli podatkowej, należy przestrzegać wszystkich obowiązków. Musimy udostępnić siedziby firmy i wszelkie dokumenty, a także okazać majątek, który podlega kontroli. Ważne jest także to, aby udzielać na bieżąco wszystkich wyjaśnień. Możemy także zgłaszać swoje zastrzeżenia i sprzeciw wobec niektórych czynności kontrolnych.