W kwietniu tego roku weszły w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej. Od czasu pandemii wielu pracodawców zostało przy tym modelu pracy, dlatego nieuniknione było sformalizowanie pewnych kwestii. Jedną z nich jest zwrot kosztów pracy zdalnej. Jakie wydatki trzeba zwrócić? Jak obliczyć ryczałt dla pracownika?
Zwrot kosztów pracy zdalnej
W większości firm pracodawca zapewnia pracownikom odpowiedni sprzęt, taki jak laptop, czy telefon. Dzieje się tak również przy pracy zdalnej. Różnica jest taka, że podczas pracy z domu nie mamy dostępu do innych potrzebnych do pracy zasobów, narzędzi i mediów, do których mieliśmy darmowy dostęp w siedzibie firmy. Z nowych przepisów Kodeksu pracy wynika, że pracownikom należy się zwrot kosztów pracy zdalnej. Takiego zwrotu dokonujemy w formie ryczałtu. Mowa tutaj o kosztach energii elektrycznej oraz używania łącza internetowego.
Kwota ryczałtu dla pracownika będzie przewidywana, a nie przełożona z faktycznych kosztów, które ten ponosi. Przy ustalaniu ryczałtu musimy uwzględnić średnie ceny rynkowe danej usługi na konkretnym obszarze kraju, a także maksymalną wielkość ich zużycia podczas pracy.
W jakiej formie zwrócić koszty pracy w domu?
7 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja przepisów Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej. W związku z tym, że umożliwiono pracę w tym modelu na stałe, określono także formę zwrotu kosztów od pracodawcy. Warto zaznaczyć, że pracownik nie może z tego zrezygnować. Zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną dokonujemy w formie ryczałtu, lub ekwiwalentu.
Pracodawca ustala tę kwotę biorąc pod uwagę:
- normę zużycia materiałów,
- maksymalną wielkość zużycia narzędzi i urządzeń technicznych,
- cenę rynkową zasobów,
- ilość wykorzystywanego materiału i jego rynkową cenę,
- normę zużycia energii,
- koszt usług telekomunikacyjnych.
Obliczając kwotę ryczałtu za zwrot kosztów pracy zdalnej, nie możemy zapomnieć o dokumentacji. Najczęściej wystarczą informacje ze stron internetowych z podanymi cenami.
Jak obliczyć zwrot kosztów pracy zdalnej?
Jeżeli chcemy obliczyć wysokość ryczałtu, musimy mieć do tego pełną dokumentację i wszelkie niezbędne informacje. Zwrot kosztów pracy zdalnej dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. W praktyce pracodawcy mogą podchodzić do tej sprawy elastycznie i ustalić własne zasady. Jak obliczać ryczałt za koszty pracy zdalnej? Musimy brać pod uwagę poniższe kwestie.
- Wymiar czasu pracy- standardowo 8 godzin dziennie. Możemy uwzględnić także nadgodziny. Dodatkowo wymiar ten możemy obniżyć przy niepełnym etacie oraz dla osób, które pracują w ramach niższej normy, np. dla pracowników niepełnosprawnych. Wymiar czasu pracy przy zwrocie kosztów pracy zdalnej obniżamy także przy pracy hybrydowej.
- Maksymalne zużycie usługi oraz jej średnie, rynkowe ceny. Co więcej, trzeba to aktualizować, przy każdej znaczącej zmianie. Nie wszyscy pracownicy zużywają tyle samo zasobów i korzystają z tych samych narzędzi. Kwestią indywidualną będzie czy chcemy to uśredniać.
- Prawa pracownika- jak wspominaliśmy wcześniej, pracownik nie może zrezygnować z ryczałtu za zwrot kosztów związanych z pracą zdalną. Może jednak zażądać jego podwyższenia. Pracodawca musi to uwzględnić, jeśli ponoszone koszty są faktycznie wyższe niż ustalone.
Ryczałt nie stanowi przychodu, dlatego pracodawca nie ma tutaj obowiązku składkowego i podatkowego.