Nie każda podróż w pracy zalicza się do podróży służbowych. Jakich sytuacji i zadań dotyczy? Co warto wiedzieć o podróży służbowej? Z artykułu dowiesz się m.in. czym, powinni poruszać się pracownicy w takiej podróży, czy należą się im świadczenia z tego tytułu, a także jak rozliczyć nocleg. Czytaj dalej i dowiedz się, czym jest podróż służbowa pracownika!
Czym jest podróż służbowa?
Podróż służbowa ma przede wszystkim charakter incydentalny. Nie dotyczy pracowników mobilnych, np. przedstawicieli handlowych. Dla nich podróż to codzienne wykonywanie swoich pracowniczych obowiązków. Jakie cechy musi posiadać podróż służbowa?
- Pracownik wykonuje zadanie służbowe.
- Pracodawca wydaje takie polecenie — konkretne zadanie, z określonym miejscem i terminem wykonania.
- Zadanie wykonuje się poza miejscowością, w której firma ma siedzibę, bądź poza miejscem, w którym pracownik pracuje na stałe.
O podróży służbowej mówimy tylko w przypadku, gdy wszystkie 3 cechy wystąpiły jednocześnie. Polecenie odbycia takiej podróży potwierdza konkretny dokument, czyli tzw. delegacja.
Pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej. Może wskazać jego rodzaj i klasę, np. w przypadku pociągu, czy samolotu. Jeśli samochód służbowy nie jest dostępny, pracodawca może porozumieć się z pracownikiem, aby ten skorzystał ze swojego prywatnego auta, czy motocykla. Należy wtedy zawrzeć odpowiednią umowę. Pracodawca nie może jednak wydać takiego polecenia i narzucić pracownikowi skorzystania z prywatnego środka transportu w podróży służbowej.
W jakich przypadkach podróż pracownika nie jest podróżą służbową?
Z reguły, nie mówimy o podróży służbowej w przypadku pracownika, którego praca polega na przemieszczaniu się po konkretnym obszarze. Dotyczy to:
- przedstawicieli handlowych,
- pracy za granicą,
- kierowców, którzy podróżują w ramach przewozów drogowych międzynarodowych,
- pracy dziennikarzy, którzy ze swojej prywatnej podróży, bez polecenia pracodawcy, opublikują materiały prasowe,
- jeśli w umowie o pracę stałe wykonywanie zadań określone jest w różnych miejscowościach.
Świadczenia z tytułu podróży służbowej
Wszystkie koszty związane z podróżą służbową pokrywa pracodawca. Zarówno z podróży krajowej, jak i zagranicznej pracownikowi należy się:
- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów komunikacją miejską,
- dieta,
- zwrot kosztu noclegu,
- oddanie wszystkich innych udokumentowanych wydatków, które określi lub uzna pracodawca — np. opłata za parking, bagaż, lub przejazd autostradą.
Wysokość, waluta i warunki zwrotu diety i innych wydatków określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Wysokość diety określamy, uwzględniając m.in. czas podróży służbowej.
Podróż służbowa kierowców
Warto wiedzieć, że wg ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1473) w podróży służbowej znajduje się kierowca wykonujący przewozy drogowe krajowe. W Kodeksie pracy znajdziemy zapis o tym, jak ustalać należne środki za tą podróż. Warunki rozliczania takiej podróży określamy w:
- regulaminie wynagradzania,
- układzie zbiorowym pracy,
- umowie o pracę — jeśli pracodawcy nie dotyczą dwa powyższe pkt.,
- według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz 167.
Jak wspominaliśmy wcześniej, podróż służbowa nie dotyczy kierowców w transporcie międzynarodowym. Jak ich rozliczać? Według ogólnych reguł rozliczania kosztów podróży służbowej przewidzianych w art. 775 KP. Mówimy wtedy o ryczałcie za nocleg kierowcy. Świadczenie kompensacyjne w formie ryczałtu jest często mniejsze lub większe niż faktycznie poniesiony wydatek. W zależności od przypadku może się zdarzyć, że pracownik nie poniesie kosztów, ale ustalony ryczałt i tak mu się należy. Kwota ta będzie stanowić dodatkowy dochód pracownika.
Rozliczanie podróży służbowej
Jeśli pracownik udaje się w podróż służbową, musimy rozliczyć go w ciągu 14 dni od dnia, kiedy zakończył delegację. Wyliczamy dietę, czyli m.in. koszty wyżywienia i ustalamy zwrot innych kosztów na podstawie przedstawionych faktur, rachunków, czy biletów. Jeśli pracownik korzystał z prywatnego samochodu w podróży służbowej, rozliczamy go na zasadzie tzw. kilometrówki. Koszty przejazdu do zwrotu ustalamy poprzez podzielenie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawka określona przez pracodawcę nie może być wyższa niż ustalona w przepisach.