E-sprawozdanie finansowe – jak poprawnie je sporządzić?

Obecnie większość przedsiębiorców i organizacji ma obowiązek wysyłania sprawozdania finansowego w formacie XML. Podczas tworzenia raportu za 2020 rok należy pamiętać o wykorzystaniu wyłącznie aktualnych struktur logicznych w wersji 1-2. Już dla sprawozdań sporządzanych od 1 listopada br. dla funduszy inwestycyjnych i banków obowiązują jednak struktury logiczne w wersjach 1-5 opublikowane niedawno przez Ministerstwo Finansów. Jak poprawnie sporządzić i wysłać e-sprawozdanie finansowe?

Błędy w e-sprawozdaniu finansowym

Warto pamiętać, że przez błędy, czy źle złożone podpisy, sprawozdanie nie zostanie zaakceptowane. Za niezłożenie dokumentu także grożą kary. Na co należy zwrócić uwagę i jak nie popełnić błędu?

1. Stosowanie prawidłowej struktury.

Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe należy sporządzać w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej. Aktualne struktury można znaleźć na oficjalnej stronie gov.pl. Przy sporządzaniu e-sprawozdania trzeba zwrócić uwagę na wykorzystanie aktualnie obowiązującej schemy i redukować ryzyko popełnienia błędów, korzystając z odpowiedniego narzędzia.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych i przekazania e-sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w terminie złożenia zeznania. Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, nie wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS muszą sporządzić sprawozdanie finansowe i przekazać e-sprawozdanie do KAS w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

2. Wykazywanie zagrożeń dla kontynuacji działalności.

Podczas sporządzania spójnego e-sprawozdania finansowego należy wskazać zagrożenia kontynuacji działalności. Powinny one wynikać z realnych przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych, i być zgodne z faktyczną sytuacją jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania. W pliku XML należy skomentować to w notach w informacji dodatkowej, dotyczących zagrożeń i niepewności kontynuacji. Ryzyka mają być opisane wraz ze wskazaniem działań potwierdzających, że założenie kontynuacji działalności jest słuszne mimo istnienia ryzyka.

3. Stosowne podpisy elektroniczne pod plikiem XML.

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe może być sygnowane przy użyciu podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego (dostępny w ramach e-dowodu). Przed złożeniem takiego podpisu należy upewnić się, że certyfikat jest aktualny. Warto też zauważyć, że jeśli e-sprawozdanie ma być podpisane przez kilka osób podpisem kwalifikowanym, a przez resztę osób podpisem zaufanym, to podpis zaufany powinien być złożony jako pierwszy. Unikniemy wtedy błędów integralność pliku.

Po podpisaniu sprawozdania sprawdź, czy jest poprawnie weryfikowane przez bramkę KRS. Sprawozdanie finansowe musi podpisać:

  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa, czy główna księgowa);
  • kierownik jednostki – jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd w spółce z o.o.) podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu. 

Osoby, które podpisują sprawozdanie finansowe muszą podać datę złożenia podpisu i nie mogą wyręczyć się pełnomocnikami.

4. Sprawdzenie wszystkich elementów sprawozdania.

Upewnij się, że zebrałeś niezbędne dane do prawidłowego sporządzenia e-sprawozdania finansowego. Główne elementy, o których nie możesz zapomnieć to:

  • Bilans
  • Rachunek Zysków i Strat
  • Rachunek przepływów pieniężnych
  • Zestawienie zmian w kapitale własnym
  • Dodatkowe informacje konieczne do sporządzenia e-Sprawozdania Finansowego

W każdym przypadku należy się upewnić, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu aktualnej struktury oraz – po jego podpisaniu – zweryfikować testowo, czy przechodzi przez bramkę KRS. Wybierz odpowiedni program, który w łatwy i szybki sposób pomoże Ci przygotować e-sprawozdanie finansowe. Dobre oprogramowanie powinno umożliwiać dostęp do generowania pliku w wymaganym przez prawo formacie XML, tworzenia, zapisywania, weryfikacji poprawności oraz wysyłania do odpowiedniego urzędu. Dodatkowo powinno dostarczać wsparcie, na każdym etapie przygotowania e-sprawozdania finansowego.

Wybierz moduł e-Sprawozdanie Finansowe, z którym sprawnie zamkniesz rok podatkowy. Dodatkowo miej dostęp do ponad 4000 wzorów druków, kupując moduł w pakiecie z aplikacją Varico Przyjazne Formularze.