Przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenia wykonawcze nie regulują możliwości anulowania faktur. Wszelkie pomyłki w fakturach powinno się poprawiać za pomocą dokumentu korygującego. Jednak w praktyce podatnicy mogą anulować fakturę w niektórych, wyjątkowych sytuacjach. Kiedy zatem możliwe jest anulowanie wystawionej faktury?
Kiedy można anulować fakturę?
Anulowanie faktury możliwe jest wyłącznie po spełnieniu obu warunków:
1. nie doszło do faktycznego wykonania usługi czy dostarczenia towaru,
2. faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli odbiorca jej nie otrzymał.
Nie można anulować faktury, gdy dokumentuje faktyczną transakcje, nawet jeśli nikt nie wprowadził jej do obrotu prawnego. Sytuacja jest taka sama, w przypadku wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, mimo że nie dokumentuje prawdziwej transakcji. Aby anulować fakturę, trzeba spełniać oba warunku jednocześnie.
Często anulowanie faktury występuje podczas wysyłki towaru za pobraniem wraz z fakturą. Jeśli odbiorca nie odbierze paczki i za nią nie zapłaci, to towar oczywiście wróci do sprzedawcy. W takim przypadku nie doszło do sprzedaży, więc faktura może zostać anulowana, bo nie powstał obowiązek podatkowy. Podobna sytuacja jest w przypadku zwrotu towaru.
Jak poprawnie anulować fakturę?
Aby prawidłowo anulować fakturę zawsze należy uwzględnić odpowiednią numerację dokumentów sprzedażowych. Należy pamiętać, aby nie zaburzyć tego ciągu. Według przepisów anulowanie faktury powinno nastąpić poprzez przekreślenie obu egzemplarzy, zarówno oryginału, jak i kopii. Należy również dokonać adnotacji, która uniemożliwi powtórne wykorzystanie faktury. Adnotacja ta powinna zawierać opis powodu anulacji, datę oraz podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktur.
Należy pamiętać, że pod żadnym pozorem, nie można zniszczyć faktury oraz uznać za niebyłą. Anulowaną fakturę należy przechowywać wraz z innymi dokumentami księgowymi, mimo że nie podlega ona ewidencji księgowej. Posiada ona swój numer porządkowy i zniszczenie jej spowodowałoby zaburzenie numeracji innych faktur.
Czy jest możliwe anulowanie faktury elektronicznejej?
Mogłoby się wydawać, że sytuacja wygląda podobnie również w przypadku anulacji wersji elektronicznej. Jeśli osoba odpowiedzialna za wystawianie faktur, wystawiła ją błędnie, odbiorca nie ma możliwości zwrotu takiej faktury. Nawet jeśli ktoś popełnił tylko błąd albo pomyłkę? Tak.
Uznaje się więc, że w praktyce nie ma możliwości anulowanie e- faktury. Jednak organy podatkowe dopuszczają możliwość anulowania e-faktury, która została automatycznie wygenerowana przez system finansowo księgowy, ale nie została wprowadzona do obrotu. Oznacza, to że jeśli nie została wysłana do kontrahenta, jest możliwość jej anulacji.
Należy jednak pamiętać, że anulowanie faktury powinno być dopuszczalne wyłącznie w przypadkach wyjątkowych, gdy jest taka konieczność. Nie powinno się naruszać tych wyjątków i zawsze dokładać wymaganą staranność przy dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych.