Rozpoczęcie własnej działalności zawsze wiąże się z wieloma problemami i dylematami. Przed początkującym przedsiębiorcą stoi decyzja odnośnie księgowości oraz kadr i płac. Mieć takie działy wewnętrznie czy zlecać? Jakie są zalety i wady biura rachunkowego oraz księgowej zatrudnionej na etat? Do podjęcia tak poważnej decyzji, konieczne jest rozważenie wszelkich plusów i minusów każdego rozwiązania.
Własna księgowa
Przy podjęciu niemal każdej decyzji biznesowej, jednym z pierwszych pytań są koszty. Tak również jest w tej kwestii. W przypadku zatrudnienia księgowej na etat, poza miesięcznymi wydatkami na pensję, należy wziąć pod uwagę koszty sprzętu, oprogramowania, czy nawet prenumerat czasopism fachowych. Decydując się na własnego księgowego, można zbadać kwalifikacje oraz umiejętności kandydata, jednak jest to niezwykle trudne. Warto skorzystać z referencji kandydata. Główną zaletą posiadania osobistego księgowego jest przede wszystkim skupienie jego zainteresowania i obowiązków w dużym stopniu na danej firmie oraz dostęp do informacji o każdej porze dnia. Gdy taka osoba dostępna jest w pobliżu przepływ informacji jest płynny, a dostęp do dokumentacji bieżący. Wadą może być jednak fakt posiadania zaledwie jednej kompetentnej osoby, która odpowiedzialna jest za swoje błędy, ale które mogą sporo kosztować pracodawcę.
Zewnętrzne biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe powinno być dla swojego klienta również partnerem w biznesie. Dobre biuro rachunkowe, oprócz podstawowych prac polegających na księgowaniu dokumentów i rozliczaniu podatków potrafi zająć się sytuacją finansową firmy oraz zaproponować najkorzystniejsze rozwiązania. Powinni podchodzić do każdego klienta indywidualne oraz pozostawać w zażyłych stosunkach, by działać na korzyść klienta. Zaletą wybrania zewnętrznego biura może być fakt reprezentowania firmy przed urzędami. Wybór tej opcji pozwala również na “pozbycie” się problemu księgowości w firmie, z powodu zlecenia jej specjalistom. Warto poszukać specjalistów, którzy korzystają z nowoczesnych narzędzi umożliwiających współpracę zdalną, co pozwala na ciągłość dostępu do pomocy i informacji. Jest to zazwyczaj rozwiązanie odpowiednie dla małych firm, ponieważ w przypadku wielkich korporacji, warto postawić na własną księgową.
Główne zalety własnej księgowej
- dokumentacja stale dostępna w firmie
- możliwość wykonywania innych czynności w wolnym czasie
- przy większych ilościach faktur – mniejsze koszty ich wystawiania
- sprawniejszy monitoring finansów
- lepsze kontakty osobiste oraz ułatwiona komunikacja
Główne zalety zewnętrznego biura rachunkowego
- większa odpowiedzialność za popełnione błędy
- reprezentacja firmy przed urzędami
- zastępstwo w przypadku niedyspozycji konkretnego pracownika
- stale poszerzane umiejętności i aktualizowana wiedza
- brak kosztów z tytułu utrzymania stanowiska pracy
- rozwinięte procedury mające na celu eliminację błędów
Podsumowanie
Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, ponieważ należy indywidualnie określić własne potrzeby dotyczące obsługi księgowej. Analizy wymagają wszelkie rozwiązania oraz oferty dostępne na rynku. Należy zdecydować się na rozwiązanie pasujące przede wszystkim charakterystyce, potrzebom oraz wielkości firmy. Dla małych i średnich przedsiębiorstw, biuro rachunkowe będzie lepszym rozwiązaniem. Przede wszystkim z powodu braku konieczności zatrudniania etatowego pracownika, a jedynie ponoszenie kosztów współpracy. Większa firmy jednak mogą pozwolić sobie, aby osobiście zatrudniać osobę odpowiedzialną za księgowość. Nie należy jednak aż w tak dużym stopniu skupiać się na cenie, ponieważ bezpieczeństwo firmy powinno być najważniejsze. Przy tak dużej konkurencji na rynku, wybranie odpowiedniego zespołu to nie lada wyzwanie. Szczególnie gdy w grę wchodzi odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym i innymi instytucjami. Dlatego odpowiedni wybór jest bardzo istotny.