Sprawozdanie finansowe – najważniejsze informacje

sprawozdanie finansowe najważniejsze informacje

Sytuacja finansowa większości firm na polskim rynku jest objęta kontrolą. Organom skarbowym pomaga w tym sprawozdanie finansowe. Przedsiębiorca może na podstawie tego dokumentu dokonać także analizy kondycji swojej firmy. Czym dokładnie jest sprawozdanie finansowe i kiedy należy je złożyć? Czytaj dalej.

Sprawozdanie finansowe – co to jest?

Najprościej mówiąc, sprawozdanie finansowe, to dokument, który w formie zestawień liczbowych przedstawia informacje o sytuacji finansowej firmy. Dotyczy przedsiębiorstwa, które jest wpisane do KRS i prowadzi pełną księgowość. Sprawozdanie finansowe sporządzamy najczęściej w postaci pliku XML według dnia bilansowego na dany rok podatkowy. 

Kiedy składa się sprawozdanie finansowe?

Obowiązującym terminem do sporządzenia sprawozdania finansowego jest okres 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to przedsiębiorcę obowiązują następujące daty:

  • 31 marca– sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego,
  • 30 czerwca– zatwierdzenie sprawozdania finansowego,
  • 15 lipca– wysłanie sprawozdania maksymalnie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Po sporządzeniu dokumentu musimy przedstawić go wszystkim wspólnikom, lub właścicielowi firmy w przypadku firmy jednoosobowej. Każda z tych osób musi zaakceptować sprawozdanie. Dokument musimy zatwierdzić maksymalnie do 6 miesięcy od dnia bilansowego. Sprawozdanie finansowe składamy do Krajowej Administracji Skarbowej w ciągu 15 kolejnych dni, a do KRS składamy uchwałę dotyczącą zatwierdzenia dokumentu. 

Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

Coroczny obowiązek sprawozdawczy dotyczy danego roku obrotowego, czyli najczęściej od 1 stycznia do 31 grudnia.  Jak wspomnieliśmy wcześniej, sprawozdanie finansowe składamy w ściśle określonej formie, czyli strukturze logicznej w postaci pliku XML. Składamy je elektronicznie. Wymagane jest, aby sprawozdanie podpisał każdy wspólnik, czyli cały zarząd. Sprawozdanie finansowe przyjmujemy za pomocą uchwały.

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego leży w gestii organu zarządzającego firmą. Zazwyczaj zajmuje się tym księgowy, który prowadzi księgi rachunkowe przedsiębiorstwa. Za wszelkie nieprawidłowości odpowiada jednak kierownik, lub kierownicy firmy. Zawsze istnieje ryzyko pomyłki, dlatego bardzo ważne jest, aby zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzie do sporządzania i wysyłania e-sprawozdania.

Podpis sprawozdania finansowego

Do tej pory na sprawozdaniu finansowym musiały znaleźć się podpisy wszystkich wspólników, ale także osoby, która je sporządziła – czyli najczęściej księgowej. Od 2022 roku mamy jeszcze drugą możliwość. Ta opcja zakłada, że sprawozdanie podpisuje osoba sporządzająca (księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostali wspólnicy muszą wtedy złożyć oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wszystkie wymagania, które przewiduje ustawa.

Sprawozdanie finansowe podpisujemy elektronicznie, za pomocą podpisu kwalifikowanego, lub podpisu profilem zaufanym ePUAP.

Więcej na temat sporządzania e-sprawozdania finansowego opisaliśmy w jednym z naszych artykułów- tutaj

E-sprawozdanie organizacji pozarządowych

Warto zaznaczyć, że nie wszystkich obowiązują te same zasady. Organizacje pozarządowe, które nie prowadzą działalności gospodarczej musi wysłać e-sprawozdanie finansowe maksymalnie do 15 lipca do urzędu skarbowego, do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Nie dotyczy to takich organizacji, jeżeli prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i rozchodów

Organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność gospodarczą, wysyłają sprawozdanie finansowe maks. do 15 lipca do Krajowego Rejestru Sądowego. Wysyłamy razem z tym dokumentem uchwałę o jego zatwierdzeniu.

Organizacje pożytku publicznego muszą umieścić e-sprawozdanie do 15 lipca (przy roku obrotowym równym z kalendarzowym), lub do 30 listopada w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego. Wysyłają tam także sprawozdania merytoryczne. 

Audyt sprawozdania finansowego

W niektórych przypadkach musimy dodatkowo poddać sprawozdanie audytowi, które przeprowadza biegły rewident. Dotyczy to organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą i spełniają min. 2 z tych warunków:

  • przychody netto ze sprzedaży i operacji finansowych wyniosły co najmniej 5 mln euro;
  • średnioroczne zatrudnienie wyniosło w danym roku min. 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty);
  • suma aktywów bilansu wyniosła na koniec roku min. 2,5 mln euro.

Oczywiście wszystko przeliczamy na polską walutę. Co więcej, audyt przeprowadza się także dla organizacji pożytku publicznego, jeśli realizują zadania publiczne i:

  • osiągnęły w danym roku przychody wyższe niż 3 mln zł,
  • otrzymały łącznie min. 50 tys. zł w formie dotacji.

Kary za niesporządzenie sprawozdania

Przedsiębiorcy, których dotyczy wysyłka sprawozdania finansowego, muszą je sporządzać i dostarczać do odpowiednich organów w każdym roku obrotowym. Nie ma znaczenia wielkość organizacji, wysokość przychodów, czy rodzaj wykonywanej pracy w firmie. Nawet w przypadku, gdy nie wygenerujemy żadnych obrotów w danym roku, to wciąż mamy obowiązek sporządzenia bilansu, rachunku wyników oraz dodatkowej informacji ze wskazaniem kwot (nawet zerowych).

Jeżeli nie dopełnimy obowiązków i określonych terminów sporządzenia i wysyłki e-sprawozdania będziemy musieli zmierzyć się z konsekwencjami. Może grozić za to kara grzywny, a nawet ograniczenia wolności od miesiąca do 2 lat. Innymi konsekwencjami może być postępowanie przymuszające, kurator, bądź rozwiązaniem firmy wraz i usunięcie jej z KRS.