Rozliczanie kosztów użytkowania samochodu

Prawidłowe rozliczanie kosztów użytkowania samochodu w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest ważne dla każdego przedsiębiorcy wykorzystującego pojazd w działalności gospodarczej. Zasady te różnią się w zależności od formy własności pojazdu oraz sposobu jego użytkowania. W niniejszym artykule omówimy aktualne przepisy dotyczące rozliczania wydatków eksploatacyjnych samochodów firmowych i prywatnych wykorzystywanych w działalności. Przedstawimy również, jak zarządzać tymi kosztami w programie Varico KPiR.

Rodzaje pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej

Rozliczanie kosztów użytkowania samochodu w KPiR zależy przede wszystkim od tego, jaki rodzaj pojazdu jest wykorzystywany w działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy mogą korzystać zarówno z samochodów firmowych, jak i prywatnych, które różnią się zasadami księgowania wydatków eksploatacyjnych.

Samochód firmowy to pojazd wprowadzony do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. W przypadku jego użytkowania, koszty eksploatacyjne można w pełni rozliczyć w KPiR, o ile pojazd służy wyłącznie celom firmowym. Jeśli natomiast samochód wykorzystywany jest zarówno służbowo, jak i prywatnie, możliwe jest odliczenie 75% poniesionych kosztów. Ważne jest, aby prowadzić ewidencję przebiegu tego pojazdu.

Z kolei samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej pozwala na rozliczenie jedynie 20% wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu. To rozwiązanie jest korzystne dla przedsiębiorców, którzy okazjonalnie używają swojego pojazdu do celów firmowych i nie chcą wprowadzać go do ewidencji środków trwałych.

Zasady rozliczania kosztów eksploatacji samochodu w KPiR

Prawidłowe rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu w KPiR zależy od sposobu użytkowania pojazdu oraz jego statusu własnościowego. Obowiązują następujące zasady:

1. Samochód firmowy wykorzystywany wyłącznie służbowo: Jeśli pojazd jest środkiem trwałym przedsiębiorstwa i służy wyłącznie celom firmowym, przedsiębiorca ma prawo odliczyć 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz ująć pełne koszty w KPiR. Tak jak wspomniano wcześniej, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, a także złożyć deklarację VAT-26.
2. Samochód firmowy wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie: W przypadku, gdy pojazd służy zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu oraz ująć 75% tych wydatków w kosztach uzyskania przychodu.
3. Samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej: Jeżeli korzystamy z prywatnego samochodu do celów firmowych, możemy ująć w kosztach uzyskania przychodu 20% poniesionych wydatków eksploatacyjnych. W tym przypadku nie jest wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego.

Dokumentowanie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca korzysta z samochodu firmowego, czy prywatnego konieczne jest posiadanie odpowiednich dowodów potwierdzających poniesione koszty. Podstawą dokumentacji są faktury VAT oraz paragony za paliwo, naprawy, ubezpieczenie czy przeglądy techniczne. W przypadku samochodów wykorzystywanych wyłącznie służbowo, dla pełnego odliczenia VAT i ujęcia 100% kosztów w KPiR, przedsiębiorca musi dodatkowo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Dokument ten powinien zawierać datę, cel wyjazdu, trasę oraz liczbę przejechanych kilometrów.

Rozliczanie kosztów użytkowania samochodu w programie KPiR

Program KPiR oferuje funkcje umożliwiające precyzyjne rozliczanie wydatków związanych z użytkowaniem samochodów, zarówno firmowych, jak i prywatnych. Poniżej przedstawiamy kroki postępowania w zależności od rodzaju pojazdu i sposobu jego użytkowania.

Samochód firmowy używany wyłącznie do celów służbowych (100% kosztów):

1. Dodanie pojazdu do systemu – W programie wybierz opcję Pojazdy > Dodaj > Pojazd służbowy. W otwartym oknie wskaż odpowiedni środek trwały z listy i zaznacz pole „Używany wyłącznie do działalności gospodarczej”. 
2. Dokumentowanie wyjazdów – Aby spełnić wymogi pełnego odliczenia kosztów, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W programie przejdź do Pojazdy > Wyjazdy i rejestruj wszystkie służbowe trasy.

Auto firmowe wykorzystywane zarówno służbowo, jak i prywatnie (75% kosztów):

1. Dodanie pojazdu do systemu – Wybierz Pojazdy > Dodaj > Pojazd służbowy. W oknie dodawania pojazdu wskaż odpowiedni środek trwały, pozostawiając pole „Używany wyłącznie do działalności gospodarczej” niezaznaczone.
2. Księgowanie wydatków – Przy wprowadzaniu faktur związanych z eksploatacją pojazdu, skorzystaj z opcji Księguj faktury lub Księgi.
3. W zależności, czy przedsiębiorca jest lub nie jest podatnikiem VAT, program umożliwia odpowiednie rozliczanie kosztów użytkowania samochodu. Mamy także możliwość wyboru odpowiedniego pojazdu, jeśli mamy ich kilka.

Samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej (20% kosztów):

1. Dodanie pojazdu do systemu – Przejdź do Pojazdy > Dodaj > Pojazd prywatny. Wprowadź dane pojazdu, takie jak właściciel, pojemność silnika oraz numer rejestracyjny.
2. Księgowanie wydatków – Podczas wprowadzania faktur związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności, skorzystaj z funkcji Księguj faktury. Wybierz szablon „Zakup krajowy – koszty 20%, VAT 50%”, co pozwoli na prawidłowe uwzględnienie 20% wydatków w kosztach firmowych. Tutaj także możemy zaksięgować taką fakturę bezpośrednio do Księgi, korzystając z pola „Wydatki pozostałe”.

Aktualizacje przepisów i ich wpływ na rozliczanie kosztów samochodu

Zmieniające się przepisy podatkowe mają istotny wpływ na sposób rozliczania kosztów użytkowania samochodu w KPiR. W 2025 roku utrzymano większość zasad wprowadzonych w latach ubiegłych, jednak warto zwrócić uwagę na kilka zmian, które mogą wpłynąć na przedsiębiorców wykorzystujących pojazdy w działalności gospodarczej.

Utrzymano limity odliczeń VAT dla danego wariantu wykorzystania samochodu. Utrzymano również limity amortyzacyjne dla samochodów osobowych wprowadzone w poprzednich latach. Limit amortyzacji dla pojazdów spalinowych wynosi 150 000 zł, natomiast w 2025 r. wprowadzono nowy limit amortyzacji dla samochodów elektrycznych – 225 000 zł. Przekroczenie tych wartości skutkuje brakiem możliwości zaliczenia nadwyżki do kosztów uzyskania przychodu.

Od początku 2025 roku obowiązuje też bardziej szczegółowa kontrola faktur kosztowych związanych z eksploatacją pojazdów. Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na poprawność danych na fakturach, w tym numer rejestracyjny pojazdu oraz cel zakupu. 

Podsumowując

Rozliczanie kosztów użytkowania samochodu w KPiR jest istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Wybór odpowiedniego sposobu rozliczania zależy od rodzaju pojazdu oraz jego przeznaczenia – inne zasady obowiązują w przypadku samochodów firmowych, a inne przy wykorzystaniu pojazdów prywatnych do celów służbowych. Książka Przychodów i Rozchodów Varico pozwala na automatyczne rozliczanie kosztów eksploatacji samochodów przy użyciu szablonów księgowania. Dzięki temu cały proces jest szybki zarówno dla jednoosobowych działalności jak i dużych firm.