Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, które wkrótce będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Pozwala na wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w ujednoliconym formacie, co znacząco przyspiesza obieg dokumentów. Im wcześniej zapoznasz się z nowymi zasadami, tym sprawniej dostosujesz się do nadchodzących zmian. Już teraz możesz wypróbować funkcjonalności KSeF w programach Varico, by uniknąć nauki pod presją czasu. Przygotuj się na KSeF wcześniej i nie bądź zaskoczony!

Obowiązkowe terminy wdrożenia KSeF

KSeF wprowadzany jest etapami, aby umożliwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymogów. Zgodnie z najnowszymi regulacjami, obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany w dwóch głównych terminach:​

• od 1 lutego 2026 roku – obowiązek ten obejmie duże przedsiębiorstwa, których roczne obroty przekraczają 200 milionów złotych;
• ​od 1 kwietnia 2026 roku – w tym terminie obowiązek korzystania z KSeF zostanie rozszerzony na wszystkie pozostałe podmioty gospodarcze.

Wprowadzenie tych terminów ma na celu zapewnienie płynnego przejścia na nowy system fakturowania, dając przedsiębiorcom czas na odpowiednie przygotowanie się do zmian. Warto jednak zaznaczyć, że już od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, co pozwala na wcześniejsze zapoznanie się z systemem i dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymagań. Dlatego zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań i wypróbowania KSeF w naszych programach już dziś, aby uniknąć pośpiechu w przyszłości i zapewnić płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w obliczu nadchodzących zmian.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Wczesne przygotowanie się do wdrożenia KSeF pozwoli uniknąć stresu oraz błędów wynikających z pośpiechu. Im szybciej poznasz nowe rozwiązania, tym łatwiej będzie dostosować procedury księgowe w Twojej firmie. Dodatkowo wcześniejsze wdrożenie KSeF umożliwi Ci skorzystanie z szybszego zwrotu VAT oraz zapewni stabilność działania Twojej firmy, bez niepotrzebnych zakłóceń w momencie wprowadzenia obowiązku ustawowego.

Przygotowaliśmy praktyczny zestaw artykułów, które szczegółowo wyjaśniają działanie KSeF w programach Varico. Znajdziesz tam wszystkie niezbędne informacje, dzięki którym łatwo rozwiejesz swoje wątpliwości i szybko rozpoczniesz korzystanie z systemu.

Jak rozpocząć pracę z KSeF w programach Varico – przygotuj się na KSeF

Aby efektywnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur w naszych programach KPiR i KsH, wykonaj poniższe kroki:

1. Wygeneruj token autoryzacyjny KSeF, który jest niezbędny do komunikacji z KSeF.

• Przejdź na stronę KSeF i zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.​ Wcześniej należy uzupełnić NIP firmy. 
• W menu wybierz opcję „Tokeny”, a następnie „Generuj token”.​
• Ustal nazwę tokena i przypisz odpowiednie role (np. odczyt faktur, zapis faktur).​
• Po wygenerowaniu tokena, skopiuj go i przechowuj w bezpiecznym miejscu.​

2. Dodaj token w programie KPiR lub KsH

• Otwórz program i przejdź do listy firm. Wybierz firmę, dla której chcesz dodać token, i kliknij „Modyfikuj”.
• Kliknij przycisk „Token KSeF”, a następnie „Definiuj”.
• W oknie KSeF możesz Dodać, Modyfikować, Usuwać oraz Weryfikować Tokeny.

• Wprowadź skopiowany token i wybierz odpowiednie środowisko (produkcyjne, demo lub testowe).​

• Zatwierdź wprowadzone dane i zweryfikuj token, aby upewnić się, że działa poprawnie.

3. Pobierz faktury z KSeF

• W programie kliknij ikonę „KSeF” na pasku narzędzi.

• W otwartym module ustaw filtry, takie jak okres, ID kontrahenta czy numer faktury.

• Kliknij „Filtruj”, a następnie „Pobierz listę faktur zakupu” lub „Pobierz listę faktur sprzedaży”.
• Po pobraniu listy faktur możesz wyświetlić podgląd wybranej faktury, zaznaczając ją i wybierając „Wyświetl faktury”.

4. Zaksięguj pobrane faktury w programie

• W module KSeF zaznacz faktury, które chcesz zaksięgować.

• Kliknij „Pobierz faktury do księgowania”, aby przenieść wybrane faktury do ewidencji księgowej.​
• Po zaksięgowaniu w „Księguj Faktury”, faktury będą widoczne w odpowiednich rejestrach księgowych.

Uwaga: Pamiętaj, aby regularnie aktualizować oprogramowanie do najnowszej wersji, co zapewni pełną kompatybilność z KSeF i dostęp do najnowszych funkcji.

Wsparcie i dodatkowe materiały

Aby jeszcze bardziej ułatwić Ci przygotowanie do pracy z KSeF, przygotowaliśmy zestaw praktycznych materiałów pomocniczych. Znajdziesz wśród nich szczegółowe poradniki, odpowiedzi na najczęstsze pytania oraz praktyczne wskazówki dotyczące korzystania z KSeF w programach Varico. Wszystkie artykuły stworzone są z myślą o użytkownikach, aby proces wdrożenia przebiegł szybko i bezproblemowo. Jeżeli jednak pojawią się dodatkowe pytania lub wątpliwości, nasz zespół techniczny pozostaje do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci sprawnie przejść na KSeF!