Czasami aby docenić postęp technologiczny warto spojrzeć trochę dalej w przeszłość niż tylko kilka ostatnich lat. W czasach kiedy księgowość była prowadzona w pełni ręcznie wymagała ona znacznie większych nakładów pracy, czasu i pieniędzy niż obecnie. Chociaż od tego okresu miało miejsce sporo usprawnień, nadal wiele osób nie wyobraża sobie życia bez dokumentów w papierowej formie. Tymczasem wszystko wskazuje, że już niedługo będziemy na nie patrzeć tak, jak dzisiaj na fizyczne księgi rozrachunkowe.
Każda osoba, która będzie miała do czynienia z elektroniczną wersją dokumentów błyskawicznie doceni cały szereg korzyści wynikający z ich stosowania. Najbardziej odczuwalne to oczywiście łatwość wyszukiwania informacji i ich edycji oraz oszczędności na wielu poziomach jednak to dopiero początek zalet. Bardzo istotny pozostaje również fakt, że rozpoczęcie pełnego wykorzystania dokumentów w formie cyfrowej nie wymaga znacznych nakładów i inwestycji – większość dostępnych narzędzi i programów w pełni wspiera takie rozwiązania.
Szybkość gromadzenia się papierowych dokumentów w firmie potrafi być zatrważająca. Każdy z nich trzeba wydrukować, skatalogować a następnie przechowywać. Niesie to ze sobą masę problemów poczynając od bezpośrednich kosztów na tusz/toner i papier przez mniej zauważalne takie jak elektryczność czy zużycie sprzętu. Bardzo istotny jest również czas – nawet kilka minut dziennie poświęcane przez każdego pracownika potrafi w skali miesiąca czy roku urosnąć do bardzo wymiernych kosztów, których można uniknąć. Z czasem problemy zaczynają się kumulować – dokumenty trzeba odpowiednio przechowywać i dla wielu osób nieodłącznym elementem krajobrazu ich biur są szafki zapełnione stosami papieru i segregatorami. Rezygnacja z nich nie tylko pozwoli wygospodarować miejsce na inne potrzeby – więcej przestrzeni przekłada się na zwiększony komfort pracy a konsekwencji wydajność.
Sami pracownicy najczęściej również bardzo chętnie korzystają z elektronicznych dokumentów gdyż znacznie ułatwia im to wykonywanie codziennych obowiązków. Łatwość katalogowania i wyszukiwania informacji sprawia, że nie muszą tracić czasu na mało produktywne czynności. Pliki można łatwo i szybko powielać, modyfikować i przesyłać a nawet wspólnie na nich pracować. Wszystko to przyczynia się do poprawy efektywności pracowników jak i ich nastawienia ponieważ mogą skupić się na najważniejszych aspektach swoich zadań. Dalszy rozwój technologii będzie udostępniał kolejne bardzo ciekawe możliwości, które zwiększą komfort pracy. Jednym z przykładów jest projekt PrzyjaznaFaktura, który obecnie umożliwia opłacenie faktury za pomocą telefonu a już wkrótce udostępni przełomowe funkcjonalności takie jak automatyczne księgowanie dokumentów, wczytywanie towarów bezpośrednio do magazynu czy uzyskanie faktur w formacie PDF bez ich skanowania.
Elektroniczne wersje dokumentów pomagają przedsiębiorcom, biurom rachunkowym i ich pracownikom na wielu poziomach czyniąc ich pracę łatwiejszą, przyjemniejszą i bardziej efektywną. Dodatkowo przynoszą wiele oszczędności w różnych dziedzinach oraz przyczyniają się do ochrony środowiska. Jeszcze więcej przykładów korzyści można znaleźć również w naszym wcześniejszym wpisie.