Programy, które oferują dostęp do szerokiej gamy formularzy, druków i e-deklaracji, stają się coraz popularniejsze w biurach rachunkowych oraz firmach. W czasach, gdy obieg dokumentów elektronicznych jest standardem, takie narzędzia umożliwiają sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją. Jednym z tego typu rozwiązań jest program VPF – Varico Przyjazne Formularze, który oferuje prawie 7000 wzorów dokumentów w jednym miejscu. W programie znajdują się między innymi wzory e-deklaracji, JPK_VAT, PITy, umowy o pracę, umowy zlecenia i inne dokumenty dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Poznaj korzyści płynące z użytkowania programów z bazą dostępu do tysięcy aktualnych formularzy.
Aktualność i zgodność z przepisami
Zarówno dla biur rachunkowych, jak i innych firm, ważne jest, aby używane dokumenty były zgodne z aktualnymi przepisami prawa. Program VPF jest na bieżąco aktualizowany. To daje pewność, że firma korzysta z najnowszych wersji dokumentów. Ponadto pracownicy nie muszą szukać aktualnych wersji druków w różnych źródłach. To szczególnie istotne, gdy zmiany prawne są wprowadzane dynamicznie, a nieaktualne druki mogą generować problemy i opóźnienia.
W programie VPF dostępnych jest ponad sześć tysięcy formularzy, druków, deklaracji i umów, które producent wybrał na podstawie potrzeb użytkowników. Autorami umów, pism czy druków, które nie mają charakteru urzędowego, są doświadczeni specjaliści, w szczególności prawnicy lub doradcy podatkowi. Zespół stale śledzi zmiany w przepisach, często już na etapie projektów ustaw lub rozporządzeń. Na tej podstawie tworzy nowe wzory deklaracji i formularzy. Druki, które stały się nieaktualne z powodu zmiany przepisów, są oznaczane w bazie, jako archiwalne. To zapobiega przypadkowemu przesłaniu nieaktualnych dokumentów. Dodatkowo jeśli producent VPF otrzyma zgłoszenie od użytkowników, na przykład dotyczące aktualności formularzy, natychmiast to weryfikuje i w razie potrzeby publikuje zaktualizowaną wersję formularza.
Automatyzacja i eliminacja błędów – program VPF
Dzięki funkcji importu danych i możliwości automatycznych podpowiedzi, programy tego typu wspierają użytkowników w szybkim i bezbłędnym wypełnianiu dokumentów. Zamiast ręcznego przenoszenia danych z jednego dokumentu do drugiego, możliwe jest automatyczne pobieranie informacji z systemów i programów firmowych. Funkcja zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza cały proces.
Takie rozwiązania sprawdzają się szczególnie w środowiskach, gdzie zarządzanie dużą ilością dokumentacji jest codziennością. Są to np. biura rachunkowe czy firmy obsługujących wiele klientów. Ułatwienia te wspierają także zgodność z obowiązującymi przepisami. Pozwalają na szybsze aktualizowanie danych i generowanie dokumentów zgodnych z najnowszymi wymogami prawnymi. Dzięki temu użytkownik może działać pewniej i efektywniej.
Bezpieczna wysyłka dokumentów
Wiele programów umożliwia bezpieczną wysyłkę dokumentów drogą elektroniczną. Dzięki temu możliwe jest złożenie deklaracji czy innych formularzy bezpośrednio do urzędów, z zachowaniem bezpieczeństwa i zgodności z przepisami ochrony danych. Taka opcja szczególnie ułatwia pracę zdalną i przyspiesza proces obsługi dokumentacji. Z pomocą programu Varico Przyjazne Formularze wygodnie i bezpiecznie wyślesz, chociażby wszystkie potrzebne PITy (wzory PIT-37, VAT-7,PIT-28 i inne) do urzędu skarbowego. Tak dostarczona korespondencja jest równoznaczna ze złożeniem pisma w urzędzie osobiście.
Program VPF to również bezpieczne narzędzie dla użytkowników. Jeśli zapisujesz dane lokalnie, są one bezpieczne, ponieważ zapisywane są wyłącznie na Twoim komputerze. Nie istnieje żadna centralna baza, gdzie przechowywane są informacje o wszystkich użytkownikach. Dodatkowo w programie możesz ustanowić hasło dostępu oraz zaszyfrować całą bazę danych i wypełnione druki. Wszystkie dane podawane przez Ciebie przy korzystaniu z wersji on-line przesyłane są na serwery w szyfrowanym protokole HTTPS.
Oszczędność miejsca i kosztów
Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej, firmy mogą znacznie ograniczyć ilość fizycznych dokumentów. To przekłada się na oszczędność miejsca w biurze oraz zmniejszenie kosztów związanych z drukiem i archiwizacją papierową. W dłuższej perspektywie pozwala to na bardziej efektywne zarządzanie zasobami.
Dodatkowo elektroniczna archiwizacja jest bardziej efektywna. Ułatwia szybkie wyszukiwanie dokumentów. Przechowywanie plików cyfrowych wspiera również działania na rzecz ochrony środowiska, zmniejszając zużycie papieru i energii potrzebnej do utrzymania archiwów fizycznych.
W perspektywie długoterminowej takie podejście pozwala na lepsze zarządzanie zasobami, redukcję strat i zwiększenie elastyczności operacyjnej. Szczególnie w przypadku zdalnego dostępu do dokumentacji. Elektroniczne systemy przechowywania dodatkowo zwiększają bezpieczeństwo danych, umożliwiając ich szyfrowanie oraz tworzenie kopii zapasowych. Jest to trudne do osiągnięcia w tradycyjnych archiwach papierowych.
Dostępność i wygoda z programem VPF
Posiadanie programu, który pozwala na szybki dostęp do setek formularzy, ułatwia zarządzanie dokumentacją. Bez względu na to, czy chodzi o deklarację podatkową, umowę, czy inne druki – wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować odpowiedni dokument i dostosować go do potrzeb firmy. Dodatkowo na zlecenie firmy możliwe jest wykonanie indywidualnego szablonu, według własnego wzoru.
Program VPF można bezpłatnie przetestować przez 30 dni. Po okresie testowym istnieje możliwość zakupu pakietu dopasowanego do potrzeb Twojej firmy lub biura rachunkowego. Dostępne pakiety znajdziesz w naszym sklepie na stronie www.sklep.varico.pl.
Podsumowanie
Programy z formularzami, drukami i e-deklaracjami takie jak Varico Przyjazne Formularze, to narzędzia, które znacznie ułatwiają codzienne operacje firm i biur rachunkowych. Dzięki nim pracownicy mogą skoncentrować się na kluczowych zadaniach, zamiast tracić czas na czynności administracyjne. Automatyzacja, bezpieczeństwo, wygoda i zgodność z przepisami to główne korzyści, które sprawiają, że posiadanie takiego programu staje się nie tylko wygodą, ale często także koniecznością w nowoczesnym środowisku pracy.