Od dłuższego czasu codziennością wielu Polaków jest praca zdalna. Taką metodę pracy wymusiła epidemia koronawirusa i obostrzenia z nią związane. Tryb home office z pozoru wydaje się bardzo dobrym rozwiązaniem. Na dłuższą metę u wielu osób jest to praca w małym mieszkaniu z dziećmi, które potrzebują uwagi czy też na niewygodnym krześle w samotności. Oprócz tego wykonywanie obowiązków służbowych poza firmą, to niebezpieczeństwo uszkodzenia danych firmowych. Co zrobić, żeby odpowiednio chronić pliki i dokumenty pracownicze?
Sprzęt służbowy podczas pracy zdalnej
Niewątpliwie, zdarza się, że laptop prywatny służy wielu domownikom. Jeśli przed zleceniem pracy zdalnej pracodawca nie zapewnił komputera firmowego do pracy, pracownik musi wykorzystywać w tym celu sprzęt prywatny. Należy pamiętać, że każdy laptop, na którym wykonuje się obowiązki służbowe powinien być odpowiednio zabezpieczony. Eksperci ochrony danych uważają, że sprzęt firmowy dla pracowników musi być wspierany przez informatyków z firmy. W momencie pracy z wrażliwymi danymi na programach, warto zwrócić uwagę, czy gwarantują odtworzenie danych i pomagają odzyskać pliki w przypadku ich utraty. Pozwoli to na bezpieczne odzyskanie utraconych dokumentów bez strachu o wyciek danych. Pracownik powinien pamiętać również o zabezpieczeniu pulpitu hasłem i wylogowanie się podczas odchodzenia od stanowiska. Korzystanie z nośników danych, które wcześniej nie zostały sprawdzone powinno być ograniczone do minimum lub całkowicie wykluczone. W związku z tym, przedsiębiorca powinien upewnić się czy pracownicy mają odpowiedni sprzęt i w razie potrzeby zaopatrzyć ich w komputer ze sprawdzonym programem antywirusowym i narzędziem do tworzenia backup’u danych.
Dokumentacja papierowa podczas home office
Dokumentacja papierowa, którą pracownik chce wykorzystywać podczas pracy w domu musi być w odpowiedni sposób zabezpieczona. Pracodawca ma obowiązek zminimalizować ryzyko utraty integralności i dostępu, oraz poufności danych. Ponadto musi sprawdzić na ile dokumenty są potrzebne w trybie home office, biorąc pod uwagę wrażliwość danych i cele, dla których będa one wykorzystywane. Wykorzystywanie dokumentacji poza siedzibą firmy jest mniej ryzykowne tylko wtedy, gdy wprowadzony jest elektroniczny obieg dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem są odpowiednie programy, które zabezpieczają dane z komputerów i urządzeń mobilnych i pozwalają na całkowitą digitalizację akt i dokumentów. Wykorzystanie zaawansowanego uwierzytelniania, szyfrowania i kluczy zabezpieczających zapewnia wysoki poziom ochrony. Pracownik i pracodawca nie musi martwić się o przechowywanie dokumentów papierowych podczas pracy zdalnej.
Niezabezpieczona sieć domowa
Sprzęt domowy nie jest zwykle tak silnie zabezpieczony jak firmowe komputery. Stosowanie narzędzi VPN i innych środków, które zabezpieczą naszą sieć przed cyber atakami hakerów jest bardzo istotne w momencie, gdy pracuję wykonuje się z domu. Systemy antywirusowe są podstawą w bezpiecznym poruszaniu się w sieci. Chronią one przed wieloma rodzajami zagrożeń, a praca w takim systemem zapewnia spokój i bezpieczeństwo o dane. Odpowiednia ochrona to również szybka praca komputera i zapewnienie prywatności. Antywirus ostrzega przed podejrzanymi linkami, załącznikami do maila i blokuje złośliwe pliki. Komputer jest zabezpieczony zanim złośliwe oprogramowanie wyrządzi na nim szkody. Automatycznie aktualizująca się baza chroni przed znanymi i nowymi zagrożeniami. Stąd jest tak ważne, aby nie próbować pracy na sprzęcie, który ma przestarzały, nieaktywny program antywirusowy.
Bezpieczne przesyłanie danych
W momencie chęci wysłania poczty służbowej, załączniki, powinny być dodatkowo zabezpieczone hasłem. Szyfrowanie należy wtedy najlepiej wysłać osobnym komunikatorem jak np. sms lub podając dane do autoryzacji telefonicznie. Istotne jest przeprowadzenie szkolenia dla pracowników, po to aby wiedzieli jak odpowiednio zabezpieczyć dokumenty i stworzyć skompresowane archiwum zabezpieczone hasłem. Pracownik powinien posiadać taką wiedzę, przedstawioną w prosty i zrozumiały sposób, dzięki temu jest wysokie prawdopodobieństwo bardziej efektywnego korzystania z takich rozwiązań. W innym wypadku, gdy pracodawca nie przedstawił jasno i klarownie zasad związanych z bezpieczeństwem dokumentów może ponieść konsekwencje na drodze sądowej. W szczególności jeżeli z firmy wyciekną wrażliwe dane naruszające prywatność klientów.
Nasilenie cyberataków
Epidemia koronawirusa zwiększyła aktywność hakerów. Prośba o podanie hasła, wątpliwe maile, czy wiadomości z linkami przekierowującymi powinny zwracać uwagę każdego pracownika. Również wymuszanie podania numeru telefonu, czy połączenie od osób których nie znamy, powinny być ostrożnie weryfikowane. Każda pochopna decyzja i podawanie zbyt wielu informacji w sieci, pomimo braku pewności, czy to są osoby z firmy naraża na utratę bardzo istotnych danych firmowych. Ważne jest, aby kontaktować się ze współpracownikami i na bieżąco znać wszystkie ustalenia wewnątrz firmy. Istotne jest tutaj zabezpieczenie sprzętu i sieci domowej.
Praca w trybie home office to duże wyzwanie dla wielu firm, szczególnie tych, które z takiej opcji nigdy nie korzystały. Szybki obrót sprawy i nagła decyzja o zmianie sposobu pracy, wiąże się również ze słabym do informowaniem pracowników o zasadach, jakie podczas takiej formy pracy obowiązują. Warto przestrzegać kilku podstawowych reguł i zachowań, które zminimalizują ryzyko nieświadomego narażenia firmy na utratę ważnej dokumentacji i plików. W obecnej sytuacji ważny jest kontakt ze współpracownikami, wzmożona ostrożność i korzystanie z laptopa służbowego tylko w celach pracowniczych. Pracodawca powienien zapewnić pracownikowi jak najlepsze i bezpieczne warunki do pracy w trybie home office.