Opieka informatyczna a nagłe incydenty

Opiekun-IT

Małe i średnie firmy są już z reguły na tyle rozwinięte, że posiadają nierzadko całkiem rozległą infrastrukturę informatyczną: serwery, routery, drukarki, skanery i wiele komputerów połączonych w sieć, nie wspominając o urządzeniach mobilnych. Z reguły w trakcie rozwoju firmy dokłada się do tej układanki nowe elementy. W wielu przypadkach wszystkie te urządzenia nie mają swojego stałego opiekuna i wtedy rośnie szansa wystąpienia awarii. Na tyle poważnej, że stanąć może cała firma. Na pewno jednak zostaną poruszone czułe struny, zdenerwuje się szef, ważny klient nie otrzyma zamówienia na czas, a może nawet firma straci bezpowrotnie swoje cenne dane.

Różnica między usługą a opieką

Z reguły w takiej sytuacji wzywa się fachowca, który świadczy usługę incydentalną. Nazwa wzięła właśnie się od incydentów, czyli rzeczy, których nie kontrolujemy i niejako same “się zdarzają”, często w najmniej odpowiednim momencie. Jak fachowiec już zajmie się sprawą, to rzecz jasna skupia się na skutkach i ich łagodzeniu. Wobec tego szansa ponownej awarii, nawet tego samego typu, wcale nie maleje. Dodatkowo, cena takiej usługi jest z reguły wysoka ze względu na jej trudność i ekspresowe tempo.

Część firm nie wiedzieć czemu woli działać “od incydentu do incydentu”, a przecież cierpi na tym biznes. Koszt usunięcia awarii to nie jest nigdy cena, którą płacimy fachowcowi. Trzeba na to patrzeć całościowo. Kosztem awarii są kontakty z fachowcem, często wielokrotne, przestoje w pracy (koszty pracy i utracone korzyści), opóźnienia, utrata reputacji (na zewnątrz), a także spadek motywacji załogi, czy wręcz konflikty. Nie licząc tego zbyt detalicznie, wystarczy jak oszacujemy każdą poważniejszą awarię, nawet w małej firmie, na tysiące złotych.

Opieka informatyczna

A można do sprawy podejść inaczej, systemowo. Zauważamy, że sprzętu i tematów nam przybyło i konieczne jest objęcie tego ważnego obszaru (czyli IT) opieką informatyczną. Tak, opieką – podobnie jak podchodzimy do zdrowia. Lepiej przecież zapobiegać niż leczyć. Opiekun zapoznaje się z całością naszego systemu, a także po części z biznesem, któremu on służy. Układa niezbędne procesy (np. archiwizacji, przeglądu, weryfikacji). Jeśli to niezbędne przygotowuje dokumentację. Z reguły wszystkie te czynności mają miejsce w pierwszym miesiącu opieki i od razu zaczynają działać odpowiednie mechanizmy. To jest właśnie ten zakres czynności, na który nigdy nie będzie czasu w trakcie usługi incydentalnej. W ten sposób uzyskujemy spokój i mamy pewność poskładania wszystkich elementów w całość.

Profesjonalna firma przed złożeniem oferty zada na pewno szereg pytań, zarówno o sprzęt, jak i o spodziewany zakres usług. A często ten ostatni jest całkiem spory, gdyż obejmuje także ochronę antywirusową czy antySPAMową, a także przeglądy sprzętowe, w tym ich czyszczenie. Oferta powinna obejmować oprócz ceny (z reguły miesięcznej), opis na czym opieka informatyczna ma polegać.

Reasumując, w małej lub średniej firmie trzeba dokonać wyboru – czy warto żyć od incydentu do incydentu czy też postawić na opiekę i stały nadzór nad sprzętem i oprogramowaniem. Pierwszy wariant, aby się opłacał wymaga sporo szczęścia, a przy drugim firma może się skupić na swoim rdzennym biznesie. W końcu IT ma służyć biznesowi jak może najlepiej.