Szybkie rozprzestrzenianie się wirusa i coraz szerszy zasięg COVID-19 w Polsce i na całym świecie jest niepokojący. Wiele firm było i jest dalej zmuszonych zawiesić swoją działalność, czy też całkowicie zamknąć biznes. Spowalnia to działanie również wielu innych firm, które często są od siebie zależne. Obecna sytuacja jest mocno destrukcyjna dla gospodarki co może prowadzić do poważnych skutków ekonomicznych, przede wszystkim zubożenia społeczeństwa i wysokiego bezrobocia. Biura ksiegowe również są narażone na duże straty przez notorycznie zamykające się firmy.
Sposoby na zminimalizowanie skutków epidemii
Biura księgowe są odwiedzane przez bardzo wielu interesantów, w związku z tym pracownicy takich miejsc są narażeni na kontakt z wirusem. Ogromna ilość papierów pochodzących z różnych źródeł, również jest nośnikiem niebezpiecznej choroby. Biura rachunkowe i księgowe nawet w momencie luzowania obostrzeń wprowadzają własne wytyczne, które minimalizują ryzyko zakażenia. Bardzo często klienci zostawiają dokumenty w wyznaczonych miejscach, które każdorazowo są dezynfekowane. Nakazana jest też wysyłka pocztowa, która pozwala na maksymalne dystansowanie się. Ponadto, aby nie doprowadzić do sytuacji pełnych poczekalni, wizyty są umawiane na konkretne godziny. Pomimo to, wielu klientów nie chce wychodzić z domu i pracując zdalnie swoje wyjścia ogranicza do minimum.
Jak wtedy prowadzić księgowość nie tracąc przy tym klientów? Na rynku istnieje wiele programów umożliwiających pracę zdalną, dzięki czemu pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca i mieć dostęp do wszystkich ważnych plików. Co z dokumentami i fakturami dostarczanymi przez klientów? Różnorodne rozwiązania ułatwiające pracę wielu przedsiębiorstw, pozwalają na bezpieczne księgowanie bez odwiedzania biura. Wszystko odbywa się online, a dane są w pełni zabezpieczone przed atakami hakerów. Faktury są dostarczane w kilka minut, można uzyskać łatwy dostęp do archiwum, a podczas kontroli US wszystko znajduje się w jednym i bezpiecznym miejscu. Księgowanie zdalne umożliwia na przykład, system Scanye.
Praca księgowego wiąże się z posiadaniem wielu poufnych informacji i dokumentów, które nie mogą być udostępniane osobom postronnym. Programy do księgowości posiadają systemy zabezpieczające, które dzięki zaawansowanemu szyfrowaniu uniemożliwiają do nich dostęp osobom trzecim. Również w momencie utraty danych przez przypadkowe ich usunięcie istnieje możliwość ich odtworzenia. Owe rozwiązania pomagają w pracy księgowych, bez względu na to, czy zdecydują się na pracę w biurze, czy w domu. RODO wymaga tego, że niezależnie od miejsca, w którym będzie odbywać się praca, należy stosować adekwatne środki zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Sugeruje to należyte zabezpieczenie urządzeń wykorzystywanych w wykonywaniu czynności pracowniczych, dobrym systemem antywirusowym.
Rozwój technologiczny i współpraca
O ile jest to możliwe warto wdrożyć systemy technologiczne, które zminimalizują wynoszenie wrażliwych dokumentów w formie papierowej. Obecna technologia pozwala bez trudu na pracę na skanach, zdjęciach czy gotowych bazach danych. Biura rachunkowe, które w miarę szybko dostosują się do obecnych warunków pracy, łatwiej i z mniejszymi stratami przejdą przez ten trudny ekonomicznie okres. Z tego względu wdrożenie procesów automatyzacji jest istotną kwestią w budowaniu nowoczesnego biura, niewymagającego pojawienia się klienta. Usługi dla obecnych klientów, związane z programem pomocowym również wspomogą działanie biznesu.
Współpraca z firmami, które pomagają firmom w uporać się z zadłużeniem spowodowanym przez rozprzestrzenianie się Covid-19, również jest dobrym pomysłem na utrzymanie się na rynku. Oferowanie faktoringu, czy też współdziałanie z firmami windykacyjnymi w połączeniu z usługami księgowymi, na pewno wspomoże dotychczasowych klientów, ale również zachęci nowych. Szeroka wiedza prawna, umiejętność współpracy z innymi przedsiębiorcami, pomoc w przygotowywaniu dokumentacji związanej z pomocą z Tarczy Antykryzysowej, pozwalają firmom korzystającym z biura rachunkowego przebrnąć przez ten trudny okres. Z tego względu ważne jest, aby potrafić dostosować swoje działania, do obecnej sytuacji, ale też potrafić wyjść im naprzeciw.
Koronawirus na pewno jest ogromnym wyzwaniem dla biur rachunkowych i księgowości. Zmiany prawne związane z Tarczą Antykryzysową i przesuwanie ważnych terminów to nie lada wyzwanie dla księgowych i dodatkowa praca papierkowa. Pomimo problemów gospodarczych i ekonomicznych, warto jednak podjąć działania strategiczne i potraktować obecną sytuację jako wyzwanie pozwalające na zmianę sposobu pracy i szansę na pozyskanie nowych klientów.