Cyfryzacja polskich finansów i podatków nabiera tempa. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych narzędzi, które wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Wokół nowego rozwiązania narosło jednak wiele mitów – jednym z najczęstszych jest ten, że aby korzystać z KSeF, trzeba zakładać nowe konto użytkownika. Nic bardziej mylnego! Jak krok po kroku uzyskać dostęp do KSeF? Dlaczego warto pomyśleć o programach księgowych? Zapoznaj się z artykułem.

Czym jest KSeF i jak działa?

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony przez Ministerstwo Finansów, aby ujednolicić sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Faktury w formie elektronicznej, zapisane w jednolitym formacie, są przechowywane w centralnym systemie. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują pewność, że dokument nigdy nie zaginie, a administracja podatkowa ma natychmiastowy wgląd do wszystkich danych.

W praktyce KSeF oznacza koniec papierowych faktur i wielu plików PDF przesyłanych mailem. Zastępuje je scentralizowana, bezpieczna baza dostępna online. To krok w przyszłość dla firm.

Bez konta, ale z uwierzytelnieniem

Najważniejsza informacja dla przedsiębiorców brzmi: KSeF nie wymaga zakładania konta użytkownika. Nie trzeba tworzyć loginu ani hasła, jak w przypadku klasycznych aplikacji czy portali. Dostęp do systemu opiera się na uwierzytelnieniu tożsamości.

Można to zrobić na kilka sposobów:

• poprzez Profil Zaufany,
• za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• korzystając z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej przypisanej do firmy.

Po poprawnym uwierzytelnieniu przedsiębiorca uzyskuje dostęp do KSeF i może wystawiać faktury, odbierać dokumenty od kontrahentów oraz nadawać uprawnienia innym osobom.

Jak krok po kroku uzyskać dostęp do KSeF?

1. Sprawdź, kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy – duże podmioty zostaną objęte wcześniej, mikrofirmy nieco później.
2. Złóż ZAW-FA papierowo – dotyczy spółek, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci z numerem NIP.
3. Wybierz metodę uwierzytelnienia – najprościej skorzystać z Profilu Zaufanego. W większych firmach praktyczniejszy bywa podpis kwalifikowany lub pieczęć z NIP.
4. Nadaj uprawnienia – właściciel lub zarząd mogą wskazać osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbiór faktur.
5. Wygeneruj tokeny – umożliwiają one automatyczną współpracę z systemami księgowymi bez konieczności każdorazowego logowania. mmm
6. Zintegruj się z oprogramowaniem – do wyboru są rozwiązania, które oferują szereg funkcji związanych z KSeF i nie tylko!

Dlaczego warto pomyśleć o programach księgowych?

W teorii można korzystać z bezpłatnych aplikacji rządowych. W praktyce jednak wiele firm, szczególnie tych wystawiających większe ilości dokumentów – potrzebuje wygodniejszego i bardziej elastycznego narzędzia.

Dobrym przykładem są programy firmy Varico – polskiego producenta oprogramowania finansowo-księgowego. W ofercie znajdują się m.in.:

• program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, 
• obsługa pełnej księgowości,
• rozwiązania OCR i elektronicznego obiegu faktur, które współpracują z KSeF.

Dzięki temu przedsiębiorca może wystawiać faktury, zarządzać magazynem, a jednocześnie mieć pewność, że dokumenty trafiają automatycznie do KSeF. To ogromna oszczędność czasu i redukcja błędów.

Wypróbuj programy przez 30 dni za darmo i sprawdź, jak powyższe programy usprawnią działania w Twojej firmie!

Podsumowanie

KSeF to przyszłość fakturowania w Polsce. Choć dla wielu przedsiębiorców zmiana wydaje się skomplikowana, w rzeczywistości system został zaprojektowany tak, aby maksymalnie uprościć codzienną pracę. Najważniejsze – nie trzeba zakładać nowego konta użytkownika. Wystarczy potwierdzić swoją tożsamość i rozpocząć pracę z fakturami elektronicznymi.

Dzięki integracji z programami księgowymi, cały proces można dodatkowo zautomatyzować i usprawnić. To dobry moment, aby przygotować firmę do nadchodzących obowiązków i sprawić, że cyfryzacja stanie się realnym ułatwieniem, a nie tylko kolejnym podatkowym wymogiem.

Przeczytaj także: Środowisko testowe KSeF 2.0 od 30 września 2025 roku

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę zakładać konto w KSeF?

Nie, dostęp odbywa się poprzez uwierzytelnienie tożsamości.

Co jeśli nie mam podpisu kwalifikowanego?

Możesz skorzystać z Profilu Zaufanego. To najprostsza i darmowa metoda logowania.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi coś zgłaszać?

W większości przypadków wystarczy zalogować się Profilem Zaufanym. Tylko w szczególnych sytuacjach konieczne jest wypełnienie formularza ZAW-FA.

Źródła:

Ministerstwo Finansów
PIT.pl
GOV.pl