KPiR – Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

ksiegowi rozmawiaja w biurze, przedstawienie kpir

Przedsiębiorcy z sektora małych firm wybierając formę prowadzenia ewidencji księgowej, decydują się zwykle na Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR). Wymaga ona stosunkowo niewiele czasu, a przede wszystkim nie jest skomplikowana. Służy ewidencji uzyskanych w przedsiębiorstwie przychodów oraz poniesionych kosztów. Na jej podstawie przedsiębiorca ustala dochód, który podlega opodatkowaniu, a także podstawę opodatkowania i wysokość podatku za rok podatkowy. W jaki sposób prowadzić KPiR?

Dla kogo Księga Przychodów i Rozchodów?

Do prowadzenia KPiR zobowiązane są osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie. Przychody netto (bez VAT) przedsiębiorstwa nie mogą przekraczać 2 mln euro w poprzednim roku, a przedsiębiorca musi rozliczać podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%. Warto zaznaczyć, że jednorazowy wyższy przychód może spowodować, że firma będzie miała obowiązek przejść na pełne księgi i dopiero od kolejno następującego roku będzie miała możliwość powrotu do prowadzenia książki przychodów i rozchodów.

Dodatkowa ewidencja

Oprócz KPiR przedsiębiorca może być zobligowany do prowadzenia dodatkowej ewidencji. Zalicza się do nich:

  1. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
  2. Ewidencja sprzedaży, służącej do zapisywania przychodu nieudokumentowanego fakturami;
  3. Ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy;
  4. Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Książkę Przychodów i Rozchodów prowadzić można w dwóch formach – papierowej, tradycyjnej oraz elektronicznej z wykorzystaniem programów komputerowych. Zdecydowanie druga opcja jest mniej czasochłonna i bardziej czytelna, a dzisiejszy szybki rozwój technologii pozwala na prowadzenie księgi zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi przez program księgowy. Podatkowa księga przychodów i rozchodów wraz z dokumentacją, na podstawie której tworzone są w niej zapisy, musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie biura rachunkowego, z którego usług korzysta przedsiębiorca. Dokumenty księgowe mogą być zapisane na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych i powinny być przechowywane w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Co więcej, ważne jest tworzenie kopii zapasowej, dzięki czemu uniknie się utraty tak istotnych dokumentów. Księgę wraz z dokumentacją należy przechowywać 5 lat.

Z czego składa się KPiR?

Konstrukcja księgi określona jest w Rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia KPiR, a jej wzór znajduje się w załączniku nr 1. KPiR powinna składać się z 17 kolumn, z czego każda z nich obejmuje konkretną wartość i ułożona jest w odpowiedniej kolejności:

  1. Liczba porządkowa.
  2. Data księgowania wydatku.
  3. Numer dowodu.
  4. Nazwa podmiotu gospodarczego, z którym przeprowadzana jest transakcja.
  5. Adresy kontrahentów.
  6. Rodzaj przychodu lub wydatku.
  7. Wartość sprzedaży.
  8. Przychody pozostałe, np. odsetki.
  9. Suma kwot z kolumn 7 oraz 8.
  10. Wartość zakupu.
  11. Koszty dodatkowe związane z zakupem, np. koszt transportu.
  12. Wartość wypłaconych wynagrodzeń brutto.
  13. Pozostałe koszty, np. za media.
  14. Suma kwot z kolumn 12 oraz 13.
  15. Inne wartości, nie przyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn.
  16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym.
  17. Uwagi.

KPiR należy podsumować w każdym miesiącu, co służy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc. Książka przychodów i rozchodów przydaje się nie tylko dla urzędników, a właśnie dla przedsiębiorcy, który dzięki niej może oceniać efektywność działań firmy w określonym czasie i podsumować działania z całego roku. Księga musi być jednak prowadzona rzetelnie i bezbłędnie, aby uniknąć kar ze strony urzędu.

Roczne zamknięcie Księgi Przychodów i Rozchodów

Nie zawsze koszty na przełomie roku są zgodne z zasadą, że dzień poniesienia kosztu, to dzień wystawienia faktury lub rachunku. W KPiR w ciągu roku możesz dokonać ewidencji także metodą kasową – koszty ujęte są w KPiR w dniu ich poniesienia i nie są dzielone na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywane do konkretnych przychodów. Druga opcja to metoda memoriałowa, w której koszty należy podzielić na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem.

Na koniec roku podatkowego, dokonywane jest zamknięcie księgi przychodów i rozchodów, podsumowując kwoty w poszczególnych kolumnach. Dodatkowo, na 31 grudnia przygotowuje się spis z natury, który obejmuje towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Nie dotyczy to wyposażenia oraz środków trwałych. Ujmuje się w nim składniki majątku, których zakup został zewidencjonowany w trakcie roku podatkowego, ale nie zostały sprzedane na 31 grudnia.

Program KPiR

KPiR od Varico to prosty program księgowy do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji ryczałtowej w małych i średnich przedsiębiorstwach. Książka Przychodów i Rozchodów pozwala na tworzenie i wysyłkę plików JPK z możliwością podpisania danych podpisem kwalifikowanym, kwotą przychodu lub przez ePUAP. Co więcej, umożliwia rozliczanie ewidencji VAT, wygenerowanie i wysyłkę e-Deklaracji, wykaz przebiegu pojazdów z automatycznym rozliczaniem kosztów eksploatacji samochodów czy eksport danych PPK do instytucji finansowych.