Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mają prawo do odliczenia niektórych kosztów uzyskania przychodów w ciągu roku podatkowego. Na podstawie tego gdzie mieszkają, czy też ile zawarli umów, mają tzw. koszty zryczałtowane. Za dany rok mogą jednak uwzględnić faktycznie poniesione wydatki, np. za dojazdy. Czym są koszty podatkowe pracownika zwykłe, a czym podwyższone? Które będzie można rozliczyć za 2024 r.? Dowiedz się z artykułu.

Koszty podatkowe w 2024 r.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT, koszty podatkowe związane ze stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy, spółdzielczym stosunkiem pracy oraz pracą nakładczą wynoszą 250 zł miesięcznie. Za dany rok podatkowy razem nie więcej niż 3000 zł. Dotyczy to podatników, którzy uzyskują te przychody z jednego stosunku służbowego (lub stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej).

W sytuacji, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z kilku źródeł z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, koszty nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy.

Jeżeli miejsce stałego lub tymczasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością, w której pracuje i podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, koszty wynoszą 300 zł miesięcznie, a w skali roku nie mogą przekroczyć 3600 zł.

Jeśli natomiast podatnika dotyczą dwie ostatnie przesłanki, czyli:

• uzyskiwanie przychodu z kilku stosunków służbowych, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej, 
• a także mieszkanie poza miejscowością, w której jest firma i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,

to koszty uzyskania przychodu nie mogą przekroczyć w sumie 5400 zł za rok podatkowy.

Koszty podatkowe w programach Varico

W programach Varico proces ustawiania kosztów uzyskania przychodów (KUP) pracownika jest proste i szybkie. Aby je ustawić w programie Rozliczenie Płac RP (lub KPiR+RP oraz KsH+RP) należy po pierwsze wybrać ikonę Pracownicy z menu. Następnie wybieramy pracownika i klikamy Inne, a potem Dokumenty.

W kolejnym kroku wybieramy z listy PIT-2 i ustawiamy wszystkie parametry.

Jeśli nie ma załączonego dokumentu PIT-2 to program przyjmuje wartości podstawowych KUP, czyli 250 zł.

Podwyższone koszty podatkowe

Koszty podatkowe rozróżniamy jako zwykłe i podwyższone. Zwykłe (250 zł miesięcznie) dotyczą prostych sytuacji, np. praca tylko dla jednego pracodawcy na podstawie umowy o pracę mieszkając i pracując w tej samej miejscowości. Natomiast, jeśli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości, może korzystać z podwyższonych kosztów podatkowych w każdym miesiącu. Wtedy przy obliczaniu zaliczek na PIT będzie uwzględniony wyższy KUP. Przepisy jasno jednak mówią, że aby firma przy obliczaniu zaliczki stosowała podwyższone koszty uzyskania przychodów (które są określone w art. 22 ust. 2 pkt 3), pracownik musi złożyć odpowiedni dokument. Musi oświadczyć o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie. 

Takie oświadczenie możemy złożyć na formularzu PIT-2 dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów, lub w programie Varico Przyjazne Formularze. W 2024 roku obowiązuje wersja taka sama jak w poprzednim roku- PIT-2(9). Dokument możemy też przekazać w innej formie, na przykład pisemnej lub według procedury, którą przyjął dany pracodawca. Korzystanie z druku PIT-2 nie jest obowiązkowe. Warto wiedzieć, że jeśli pracownik złoży oświadczenie według obowiązującego wzoru PIT-2, to pracodawca (płatnik) nie może odmówić jego przyjęcia.  

Kiedy składać oświadczenie?

Oświadczenia dotyczącego podwyższonych kosztów podatkowych nie musimy składać każdego roku, o ile stan faktyczny przedstawiony w poprzednich latach nie uległ zmianie. Zakład pracy nie uwzględni podwyższonych kosztów przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek, jeśli podatnik poinformował go o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia.

Pracownik może złożyć oświadczenie lub wniosek w dowolnym momencie roku podatkowego. Pracodawca musi je uwzględnić najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. Może to zrobić też niezwłocznie.

Jeśli podatnik nie złoży wspomnianego oświadczenia, podwyższone koszty nie będą uwzględniane co miesiąc. Będzie mógł je zastosować podczas rocznego rozliczenia podatku w zeznaniu PIT.

Co więcej

Zgodnie z art. 22 ust. 11 ustawy o PIT, jeśli ustawowe roczne koszty uzyskania przychodów, określone w ust. 2, są niższe od rzeczywistych wydatków na dojazd do pracy środkami transportu publicznego (autobusy, kolej, prom, komunikacja miejska), pracownik może uwzględnić w rocznym rozliczeniu podatku faktycznie poniesione wydatki, pod warunkiem że udokumentuje je biletami okresowymi (imiennymi).

Podwyższone koszty podatkowe, o których mowa w ustawie PIT, mają przysługiwać pracownikom również, gdy wykonują pracę zdalną na podstawie znowelizowanego Kodeksu Pracy. 

Limity kosztów pracowniczych

Ustawa o PIT w art. 22 ust. 9 pkt 5 stanowi, że wspomniane limity kosztów pracowniczych mają również zastosowanie do dochodów z niektórych rodzajów działalności wykonywanej osobiście. Dotyczy to:

• uczestnictwa w zarządach, radach nadzorczych, komisjach lub innych organach stanowiących osób prawnych;
• dochodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychodów z takich umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

Warto zaznaczyć, że pracownik, który uzyskuje przychody z pracy na etacie lub z działalności wymienionej w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy PIT, może złożyć wniosek o obliczanie zaliczek bez uwzględniania podstawowych KUP. W przypadku pracowników zatrudnionych na kilku etatach może się zdarzyć, że suma miesięcznych kosztów wynoszących 250 zł (automatycznie stosowanych przez płatników zgodnie z ustawą) przekroczy roczne limity określone w przepisach.

Wyjątki

Niektórzy pracownicy mogą zastosować koszty podatkowe w wysokości 50% uzyskanego przychodu (art. 22 ust. 9 ustawy o PIT). Dotyczy to dochodów:

• uzyskiwanych przez twórców z tytułu korzystania z praw autorskich oraz przez artystów wykonawców z praw pokrewnych, zgodnie z odrębnymi przepisami, lub zarządzania tymi prawami;
• wynikających z przeniesienia prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
• otrzymywanych z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa do stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego.

Stosowanie 50% kosztów przez wynalazców i twórców jest ograniczone rocznym limitem. Zgodnie z art. 22 ust. 9a ustawy o PIT, w roku podatkowym łączna wysokość kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1–3, nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej, określonej w art. 27 ust. 1 (czyli 120 tys. zł w 2024 roku).

Podatnik może udowodnić, że rzeczywiste koszty uzyskania przychodów były wyższe niż te wynikające z normy 50-procentowej. Wtedy przyjmujemy koszty w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, nawet jeśli przekraczają one roczny limit.