Każdy nowy rok wiąże się z licznymi zmianami w obszarze kadr i płac. Zmiany w przepisach, nowe obowiązki podatkowe oraz konieczność aktualizacji procedur sprawiają, że zarówno kadry i płace jak i księgowość mają pełne ręce roboty. W 2025 roku również tak będzie. Oprócz planowanego podniesienia płacy minimalnej, możemy spodziewać się także wprowadzenia innych istotnych modyfikacji. Do nich należą nowe zasady obliczania składki zdrowotnej, uzupełniający urlop macierzyński, nowy dzień wolny od pracy czy rozszerzenie zakresu badań medycyny pracy. Jak odpowiednio przygotować firmę, aby uniknąć problemów i skutecznie zarządzać kadrami i płacami w nowym roku?
Zmiany w przepisach
Większość zmian w obszarze kadr i płac została opracowana i zatwierdzona pod koniec 2024 roku. Niektóre z nich nadal oczekują na zakończenie procesu legislacyjnego. Mimo to wszystko wskazuje na to, że nowe przepisy wejdą w życie w 2025 roku.
Z tego względu pierwszym krokiem powinna być szczegółowa analiza nowych przepisów. Warto śledzić komunikaty rządowe i publikacje branżowe, aby mieć pełną wiedzę na temat wchodzących zmian. Należy pamiętać, że zmiany w prawie mogą wpłynąć na wzrost kosztów działania firmy, takich jak wynagrodzenia czy medycyna pracy. Warto uwzględnić te dodatkowe wydatki w budżecie na 2025 rok.
Płaca minimalna w 2025 roku – kadry i płace
Jedną z ważniejszych zmian, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, będzie wzrost płacy minimalnej. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z września 2024 roku ustalono, że od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie wyniesie 4666 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa — 30,50 zł brutto. Oznacza to wzrost o odpowiednio 366 zł i 2,40 zł w stosunku do kwot, które obowiązują od 1 lipca 2024 roku. W 2025 roku przewidziana jest tylko jedna podwyżka płacy minimalnej. W przeciwieństwie do 2024 roku, kiedy to wzrost wynagrodzenia miał miejsce dwukrotnie – w styczniu i lipcu.
Działy Kadr i Płac będą mieć zatem duży obowiązek. Wszystkie wynagrodzenia, które są niższe od nowej płacy minimalnej, należy podnieść do poziomu 4666 zł brutto miesięcznie lub 30,50 zł brutto za godzinę. Konieczne zatem będzie przygotowanie i podpisanie odpowiednich aneksów.
Wzrost minimalnego wynagrodzenia wpływa również na wysokość innych świadczeń, które są bezpośrednio powiązane z jego poziomem i obliczane proporcjonalnie do płacy minimalnej. Dotyczy to przede wszystkim: minimalnej podstawy zasiłku chorobowego, świadczeń rehabilitacyjnych, opiekuńczych, macierzyńskich i wyrównawczych, dodatków za pracę w porze nocnej oraz odpraw z tytułu zwolnień grupowych.
Dodatkowo, producenci oprogramowania i systemów do obsługi wynagrodzeń oraz ewidencji czasu pracy muszą dostarczyć aktualizacje uwzględniające nowe stawki minimalne. W związku z tym działy Kadr i Płac powinny zwrócić uwagę, czy systemy naliczają wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Składka zdrowotna
Z początkiem stycznia 2025 roku nastąpi obniżenie minimalnej podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Minimalna składka zdrowotna dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym oraz kartą podatkową będzie wynosić 9 procent od 75 procent minimalnego wynagrodzenia. W związku z tym miesięczna minimalna miesięczna składka zdrowotna wyniesie 314,96 zł (9% od 34 99,50 zł). Zamiast dotychczasowych około 419,94 zł. Dla osób, które z JDG osiągają najniższe dochody oznacza to oszczędność na poziomie ok 1 260 zł rocznie. Zmiany te mają na celu wsparcie przedsiębiorców prowadzących działalność na niewielką skalę, którzy zmagają się z niskimi dochodami. Obniżenie minimalnej podstawy składki zdrowotnej ma pomóc w odciążeniu ich budżetów i ułatwieniu zarządzania kosztami.
Nowy dzień wolny w 2025 roku – Kadry i Płace
Prezydent podpisał ustawę z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, która ustanawia 24 grudnia dniem wolnym od pracy. Nowe przepisy wejdą w życie 1 lutego 2025 r.
Nowa ustawa wprowadza kilka istotnych zmian. Po pierwsze, 24 grudnia został ustanowiony dniem wolnym od pracy. Po drugie, trzy niedziele poprzedzające wigilię będą wyłączone spod zakazu handlu. Jednak ustawa precyzuje, że pracownicy mogą w tym okresie wykonywać pracę związaną z handlem maksymalnie w dwie z tych niedziel.
Wprowadzenie wigilii jako dnia wolnego nie ogranicza się jedynie do zapewnienia dodatkowego czasu wolnego dla pracowników. Zmiana ta wpłynie również na wymiar czasu pracy, wysokość dodatku za pracę w porze nocnej oraz współczynnik wykorzystywany przy obliczaniu urlopu wypoczynkowego.
Uzupełniający urlop macierzyński
Rodzice wcześniaków oraz dzieci wymagających dłuższego pobytu w szpitalu po narodzinach będą mieli możliwość skorzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Urlop ten będzie przysługiwał zarówno matkom, ojcom, jak i prawnym opiekunom, rodzicom zastępczym czy adopcyjnym. Jego długość wyniesie od 8 do 15 tygodni w zależności od takich czynników jak czas hospitalizacji dziecka, tydzień ciąży, w którym dziecko przyszło na świat, czy jego masa urodzeniowa.
Aby skorzystać z tego prawa, rodzic-pracownik będzie musiał złożyć pisemny wniosek. Urlop uzupełniający można będzie wykorzystać bezpośrednio po zakończeniu standardowego urlopu macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.
Kadry i Płace. Jak się przygotować?
Przygotowanie firmy na nowy rok w obszarze kadr i płac wymaga uwzględnienia wielu aspektów, szczególnie w kontekście nowych przepisów. Kluczowa jest dokładna analiza zmian w prawie pracy, podatkowym i ubezpieczeniowym. Tak aby zrozumieć, jakie nowe obowiązki spoczywają na pracodawcy, np. dotyczące płacy minimalnej. Kolejnym krokiem jest odpowiednie zaplanowanie budżetu, uwzględniające wzrost kosztów pracy, czy dodatkowe dni wolne dla pracowników. Należy również pamiętać o nowych aktualizacjach programów i systemów, z których korzysta dział kadr i płac. Tak aby narzędzia były zawsze zgodne z nowymi regulacjami.