Przepisy w Polsce wskazują na wiele czynności, których trzeba dopilnować regularnie. Przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe mają wiele obowiązków podatkowych. Jednym z nich jest okresowa inwentaryzacja środków trwałych. Jakie są jej zasady i sposoby? Jakie obowiązują terminy? Dowiesz się z artykułu.

Czym jest inwentaryzacja środków trwałych?

Zgodnie z artykułem 26 ustęp 1 ustawy o rachunkowości, środki trwałe muszą być inwentaryzowane corocznie, na koniec roku obrotowego. Proces ten obejmuje fizyczne policzenie środków trwałych, ich wycenę, porównanie wyników z zapisami w księgach rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.

Ustawa przewiduje jednak pewne odstępstwa od tej zasady, dotyczące:

• nieruchomości zaliczanych do środków trwałych,
• inwestycji,
• innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym,
• maszyn i urządzeń będących częścią środków trwałych w budowie.

W art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości przeczytamy, że inwentaryzację tych środków trwałych uważa się za przeprowadzoną, jeśli została dokonana raz na cztery lata.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych istnieje także na dzień zamknięcia działalności.

Kiedy inwentaryzacja nie jest konieczna?

Ustawodawca dodatkowo przewidział, że jeżeli w przypadku niektórych środków trwałych nie było możliwe przeprowadzenie spisu z natury tych składników majątku, dopuszcza się dokonanie inwentaryzacji poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację ich wartości. Dotyczy to:

• środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• gruntów,
• praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
• należności spornych i wątpliwych.

Co więcej, firmy w okresie zawieszenia działalności nie mają obowiązku inwentaryzacji środków trwałych, pod warunkiem że jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.

Terminy

Inwentaryzację środków trwałych zwykle przeprowadzamy ostatniego dnia roku obrotowego. Jednak ustawa pozwala na elastyczność w wyborze terminu, umożliwiając rozpoczęcie inwentaryzacji nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, możliwe terminy to od 1 października do 15 stycznia.

Jak dokonać inwentaryzacji środków trwałych?

Wyróżnia się 3 sposoby na inwentaryzację środków trwałych. 

1. Spis z natury. Stosujemy go najczęściej i używamy dla składników policzalnych i mierzalnych. Polega na dokładnym przeliczeniu tych środków.
2. Potwierdzenie sald. Ta metoda opiera się na dwustronnym potwierdzeniu stanów księgowych pasywów i aktywów – między kontrahentami, wierzycielami i dłużnikami. Stosujemy ją wyłącznie, gdy własne środki trwałe znajdują się u osób trzecich, firm lub przedsiębiorstw oraz gdy firma posiada obce środki trwałe.
3. Weryfikacja stanu ewidencyjnego. Jest to sposób inwentaryzacji przeznaczony dla środków trwałych, do których z różnych przyczyn trudno uzyskać dostęp (na przykład grunty, czy prawa do nieruchomości). Polega on na porównywaniu stanów księgowych z ksiąg rachunkowych lub inwentarzowych z informacjami zawartymi w dokumentach źródłowych.

W dobrym programie do obsługi sprzedaży i magazynu znajdziemy funkcję inwentaryzacji, dzięki której cały proces przejdziemy sprawnie. Możemy w prosty sposób określić rzeczywiste stany towarów na magazynie i porównać je z wpisanymi wcześniej do programu. W naszej bazie wiedzy znajduje się artykuł jak krok po kroku zrobić inwentaryzację w programie ObSp.

Jak dokumentować inwentaryzację środków trwałych?

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji środków trwałych przedsiębiorca określa jej zasady, a także sposób przeprowadzenia oraz dokumentacji. Zależy to od wielkości firmy oraz specyfiki działalności. Dla większych przedsiębiorstw zaleca się przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej. Określiłaby identyfikację składników majątku podlegających inwentaryzacji, metody inwentaryzacji, szczegółowy harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej oraz zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

Artykuł 27 ust.1 ustawy o rachunkowości zaleca adekwatne udokumentowanie oraz powiązanie wyników inwentaryzacji środków trwałych z zapisami ksiąg rachunkowych. Celem inwentaryzacji środków trwałych jest ustalenie rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów, co powinno być odzwierciedlone w arkuszach spisowych. Przyjmuje się, że powinny zawierać informacje takie jak symbol i nazwa inwentaryzowanego składnika majątku oraz ilość ustaloną podczas spisu, wyrażoną w odpowiednich jednostkach miary. Dodatkowo powinny być oznaczone i trwale zidentyfikowane numerami.

Podsumowując

Wszelkie rozbieżności między rzeczywistym stanem a tym zapisanym w księgach rachunkowych, które znaleźliśmy podczas inwentaryzacji, powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych za dany rok obrotowy. Mogą być to niedobory, czy nadwyżki.

Komisja inwentaryzacyjna finalizuje spis z natury, tworząc protokół różnic inwentaryzacyjnych. Następnie kierownik jednostki go zatwierdzana. Ten dokument stanowi podstawę ewidencji różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Wszelkie stwierdzone niedobory, nadwyżki i szkody powinniśmy uwzględnić w ewidencji bilansowej nie później niż ostatniego dnia danego roku obrotowego.