Zwykle jednym z kluczowych elementów organizacji jest program księgowy, który odpowiada za zarządzanie finansami. Integracja oprogramowania księgowego z innymi narzędziami pozwala w pełni wykorzystać jego potencjał. Do takich narzędzi należą między innymi systemy CRM, platformy e-commerce czy programy kadrowo-płacowe. Jakie korzyści niesie ze sobą taka integracja i jak wpływa na efektywność działania firmy? Odpowiadamy.
Automatyzacja procesów – oszczędność czasu i eliminacja błędów
Integracja oprogramowania księgowego z innymi narzędziami pozwala na automatyzację wielu kluczowych procesów. Automatyczna synchronizacja danych między różnymi systemami eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Przykładem mogą być integracje umożliwiające automatyczne przesyłanie faktur do programu księgowego z platform e-commerce. Dzięki temu:
- pracownicy mają więcej czasu na zadania wymagające kreatywnego myślenia i podejmowania decyzji,
- firma eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, co minimalizuje ryzyko nieprawidłowych rozliczeń,
- procesy są realizowane znacznie szybciej, co przekłada się na wyższą efektywność operacyjną całej organizacji.
Lepsza kontrola nad finansami i płynność finansowa
Integracja z systemem CRM (Customer Relationship Management) stanowi doskonałe rozwiązanie dla wielu przedsiębiorstw, ponieważ umożliwia nie tylko bieżące monitorowanie stanu finansowego firmy, ale również sprawne reagowanie na wszelkie zmiany rynkowe i operacyjne. Połączenie oprogramowania księgowego z CRM pozwala na kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami. Daje możliwość szczegółowego wglądu w historię transakcji, przepływy finansowe oraz status płatności każdego klienta, co jest kluczowe dla lepszego zarządzania należnościami i budowania długotrwałych relacji biznesowych. Dodatkowo firma może monitorować historię zakupów klientów oraz statusy płatności, co pozwala na dostosowanie ofert, elastyczne negocjacje oraz odpowiednie ustalanie warunków współpracy.
Dobry system CRM powinien zawierać szereg funkcji i modułów, które pomagają firmom efektywnie zarządzać relacjami z klientami, usprawniając procesy sprzedażowe, marketingowe oraz obsługę klienta. Do istotnych elementów dobrego systemu CRM należą:
- baza danych klientów,
- narzędzia wspierające zarządzanie cyklem sprzedażowym,
- automatyzacja marketingu,
- możliwość integracji z innymi programami i systemami,
- analityka i raportowanie,
- bezpieczeństwo danych,
- dopasowanie i personalizacja, czyli możliwość dostosowania systemu do potrzeb firmy.
Integracja oprogramowania księgowego z kadrowo-płacowym
Szczególnie istotna w firmach o dużej liczbie pracowników lub w branżach, gdzie występuje duża rotacja jest integracja programów księgowych z programami kadrowo-płacowymi. Dzięki zintegrowanym programom firmy mogą również skuteczniej zarządzać benefitami pracowniczymi. Do takich należą: prywatna opieka medyczna, karty sportowe, ubezpieczenia grupowe, czy dodatkowe dni urlopowe. Automatyczna obsługa tych świadczeń pozwala na szybkie naliczanie ich kosztów i przypisywanie odpowiednich składników do wynagrodzeń. To upraszcza administrację i umożliwia przejrzyste rozliczenia z pracownikami. Integracja z księgowością zapewnia także precyzyjne naliczanie podatków, składek ZUS oraz innych zobowiązań zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy i podatkowymi. Procesy te są realizowane automatycznie i eliminują ryzyko nieprawidłowości wynikających z manualnych operacji. Warto również podkreślić, że programy kadrowo-płacowe można połączyć z wybranymi systemami RCP. Dzięki temu proces naliczania pensji będzie precyzyjny. Szczególnie w przypadku skomplikowanych rozliczeń, takich jak nadgodziny, praca w dni świąteczne czy rozliczenia pracy w trybie zmianowym.
Zintegrowane programy kadrowo-płacowe i księgowe pozwalają na szybsze i łatwiejsze zamknięcie okresów rozliczeniowych. To odgrywa ważną rolę szczególnie w przedsiębiorstwach zatrudniających wielu pracowników tymczasowych lub sezonowych. Dział HR i księgowość mogą na bieżąco monitorować koszty zatrudnienia, w tym wynagrodzenia i składki, co wspomaga dokładne prognozowanie budżetu.
W Varico istnieje możliwość integracji programów księgowych z kadrowo-płacowym programem Rozliczanie Płac RP. Jeden z klientów Varico początkowo korzystał oddzielnie z programu Książka Przychodów i Rozchodów i Rozliczanie Płac, ponieważ przed laty zdecydował się na zakup dwóch odrębnych rozwiązań. Dzięki usłudze scalenia obu programów, praca stała się znacznie bardziej efektywna – między innymi dzięki automatycznemu księgowaniu list płac. To zdecydowanie pozwala na szybszą i sprawniejszą obsługę kadrowo-księgową.
Integracja oprogramowania księgowego z drukami i formularzami
Integracja programu księgowego z narzędziami zawierającymi wzory dokumentów, takimi jak na przykład deklaracje PIT, JPK, e-deklaracje czy wzory umów, jest kluczowa dla efektywnego zarządzania dokumentacją księgową i podatkową. Umożliwia ona szybkie generowanie i uzupełnianie druków. Dodatkowo bezpośrednie przesyłanie do urzędów zmniejsza ryzyko błędów, oszczędza czas i zapewnia zgodność z przepisami.
Program VPF (Varico Przyjazne Formularze), to istotny element, który znacząco upraszcza pracę firm i biur rachunkowych. Jest zintegrowany z programami księgowymi Varico. VPF udostępnia użytkownikom dostęp do prawie 7000 wzorów dokumentów, automatyczny import danych oraz elektroniczne przesyłanie formularzy do instytucji publicznych. Dodatkowo baza VPF jest ciągle powiększana o nowe formularze, które można eksportować do formatu PDF, Word i XML. Więcej informacji o VPF na stronie Varico.
Zwiększona przejrzystość i zgodność z przepisami
Integracja różnych narzędzi, takich jak program księgowy i moduły do zarządzania dokumentacją, pozwala na skuteczniejsze przestrzeganie przepisów i zgodność z regulacjami, np. RODO. W firmie istnieje możliwość automatyzacji procesów związanych z archiwizacją i raportowaniem, co przekłada się na większą przejrzystość działań.
- Przestrzeganie przepisów prawnych i podatkowych jest łatwiejsze, ponieważ wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu.
- Możliwe jest szybkie przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli, bez konieczności poszukiwania informacji w wielu systemach.
- Firma zwiększa swoją wiarygodność i zmniejsza ryzyko kar finansowych wynikających z niezgodności z przepisami.
Podsumowanie
Integracja oprogramowania księgowego z innymi narzędziami to inwestycja, która przynosi wielowymiarowe korzyści i realnie wpływa na wydajność przedsiębiorstwa. Automatyzacja, lepsza komunikacja, sprawniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i skuteczniejsza analiza danych to tylko niektóre z zalet takiego rozwiązania. Przyszłość biznesu tkwi w synergii systemów. Zintegrowane oprogramowanie staje się niezbędne, aby sprostać wymaganiom konkurencyjnego rynku i zwiększyć efektywność firmy na każdym poziomie jej działalności.