W obecnych czasach automatyzacja staje się kluczowa dla firm. Pozwala przede wszystkim oszczędzać czas i unikać błędów administracyjnych. Faktury cykliczne oraz masowa wysyłka faktur PDF to rozwiązania, które znacząco ułatwiają zarządzanie sprzedażą i księgowością. W programie ObSp możemy w prosty sposób generować i wysyłać faktury automatycznie, co minimalizuje ręczne działania. W tym artykule omówimy jak skonfigurować automatyczne fakturowanie w ObSp oraz jakie korzyści przyniesie to Twojej firmie.

Czym są faktury cykliczne i dlaczego warto z nich korzystać?

Faktury cykliczne to dokumenty sprzedaży wystawiane automatycznie w określonych odstępach czasu, np. co miesiąc, kwartał lub rok. To rozwiązanie idealne dla firm, które świadczą usługi abonamentowe, wynajmują nieruchomości lub mają stałe umowy z klientami. Dzięki automatycznemu fakturowaniu przedsiębiorcy nie muszą ręcznie wystawiać dokumentów, co minimalizuje ryzyko opóźnień.

Wdrożenie fakturowania cyklicznego w programie ObSp pozwala na pełną kontrolę nad procesem sprzedaży i księgowości. System samodzielnie generuje faktury i może je od razu wysyłać w formacie PDF do klientów. To nie tylko oszczędność czasu, ale także sposób na poprawę płynności finansowej firmy. Klienci otrzymują dokumenty terminowo, co sprzyja regularnym płatnościom.

Jak skonfigurować faktury cykliczne w ObSp?

Konfiguracja faktur cyklicznych w programie ObSp jest procesem intuicyjnym, który pozwala na automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży w regularnych odstępach czasu. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić:

Tworzenie nowej definicji faktury cyklicznej:

1. Przejdź do menu Operacje i wybierz opcję Sprzedaż seryjna cykliczna. 
2. Kliknij przycisk Dodaj, aby utworzyć nową definicję faktury cyklicznej.

Uzupełnianie danych:

1. Nazwa: nazwa wystawianej faktury, która będzie widoczna w oknie po uruchomieniu modułu wystawiania seryjnych faktur cyklicznych.
2. Faktura: szablon, który będzie używany dla danej faktury (np. faktura VAT brutto, netto itp.).
3. Płatność: sposób płatności za fakturę.
4. Cennik: wybór cennika dla faktury (np. cennik podstawowy).
5. Odbiorcy: klient z listy kontrahentów, dla którego będą generowane faktury cykliczne.
6. Długość cyklu: częstotliwość wystawiania faktur, np. tydzień, miesiąc lub kwartał.
7. Data od – data do: ustalenie dat, w których system będzie generować faktury.
8. Usługi w cenach brutto: towary lub usługi, które mają być uwzględnione na fakturze.

Dodatkowe opcje:

1. Automatyczna wysyłka: Jeśli chcesz, aby program automatycznie wysyłał faktury do klientów w formacie PDF, zaznacz odpowiednią opcję i podaj adres e-mail odbiorcy.
2. Uwagi: Możesz dodać dodatkowe informacje lub notatki, które będą widoczne na fakturze.

Zapisanie definicji:

1. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych kliknij przycisk OK, aby zapisać definicję faktury cyklicznej.

Dodatkowo, jeśli masz już wystawioną fakturę sprzedaży i chcesz na jej podstawie utworzyć fakturę cykliczną, możesz to zrobić w następujący sposób:

1. Przejdź do Dokumenty sprzedaży.
2. Zaznacz wybraną fakturę.
3. Kliknij Inne, a następnie wybierz opcję Przenieś do cyklicznych.

Program poinformuje Cię o utworzeniu nowej definicji faktury cyklicznej na podstawie wybranego dokumentu.

Masowa wysyłka faktur PDF – jak to działa w ObSp?

Program ObSp oferuje funkcję masowej wysyłki faktur w formacie PDF, co znacząco usprawnia proces dystrybucji dokumentów do klientów. Dzięki tej funkcji możesz jednocześnie wygenerować i wysłać wiele faktur.

Jak to zrobić?

1. Przygotowanie dokumentów – upewnij się, że wszystkie faktury, które chcesz wysłać, zostały poprawnie wystawione i zapisane w systemie.
2. Wybór dokumentów do wysyłki – przejdź do sekcji Dokumenty sprzedaży w programie. Następnie zaznacz faktury przeznaczone do wysyłki, korzystając z opcji wyboru wielu pozycji.
3. Generowanie plików PDF – po zaznaczeniu odpowiednich dokumentów, wybierz opcję Wydruk seryjny lub Seryjne generowanie plików w PDF. Program automatycznie wygeneruje pliki PDF dla wybranych faktur.
4. Wysyłka faktur do klientów – ObSp umożliwia automatyczną wysyłkę wygenerowanych faktur bezpośrednio do klientów za pomocą poczty elektronicznej. Upewnij się, że w danych kontrahentów są zapisane poprawne adresy e-mail. Skorzystaj z opcji Seryjna wysyłka e-mail, aby przesłać faktury do odpowiednich odbiorców.

Dodatkowo, program oferuje możliwość dostosowania treści wiadomości e-mail oraz załączania innych dokumentów, co pozwala na pełną personalizację komunikacji z klientami. Warto również wspomnieć, że ObSp integruje się z narzędziami do masowej wysyłki SMS, co umożliwia dodatkowe powiadomienia klientów o wystawionych fakturach czy zbliżających się terminach płatności.

Podsumowanie i najważniejsze wskazówki

Automatyzacja procesów sprzedażowych, takich jak faktury cykliczne i masowa wysyłka faktur PDF, znacząco usprawnia zarządzanie finansami w firmie. Dzięki programowi ObSp przedsiębiorcy mogą zredukować czas poświęcany na rutynowe zadania.

Kluczową korzyścią z wdrożenia ObSp jest przede wszystkim oszczędność czasu. Automatyczne generowanie i wysyłka faktur eliminuje potrzebę ręcznego wystawiania dokumentów. Co więcej, stała konfiguracja faktur cyklicznych zapewnia spójność i dokładność danych. Terminowe dostarczanie faktur sprzyja szybszemu regulowaniu należności przez klientów.

Praktyczne wskazówki:

• Dbaj o bieżące aktualizacje ObSp, aby korzystać z najnowszych funkcji i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
• Dostosuj treść wiadomości e-mail z fakturami do potrzeb swoich klientów.
• Regularnie sprawdzaj harmonogramy faktur cyklicznych, aby upewnić się, że wszystkie procesy przebiegają zgodnie z planem.

Zachęcamy do wypróbowania programu ObSp, który oferuje intuicyjny interfejs oraz szerokie możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy.