Faktura do paragonu jest dokumentem sprzedaży, który wystawiamy na życzenie klienta, gdy wcześniej dokonał sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym. Stanowi potwierdzenie transakcji oraz umożliwia nabywcy odliczenie podatku VAT, pod warunkiem że paragon zawiera numer NIP kupującego. Przepisy jasno określają zasady i terminy, w jakich możliwe jest jej wystawienie. Fakturę do paragonu musimy również prawidłowo ująć w ewidencji sprzedaży oraz odpowiednio wykazana w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). W dalszej części artykułu wyjaśnimy szczegółowo, jak zrobić to poprawnie, korzystając z programu Obsługa Sprzedaży ObSp.
Kiedy można wystawić fakturę do paragonu
Fakturę do paragonu można wystawić tylko wtedy, gdy na oryginalnym paragonie fiskalnym znajduje się numer NIP nabywcy. Przepisy są w tej kwestii bardzo precyzyjne – jeśli klient, dokonując zakupu, nie podał numeru NIP, wystawienie faktury do paragonu jest niedozwolone. Wyjątek stanowią faktury wystawiane osobom prywatnym, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie odliczają podatku VAT – w takim przypadku fakturę można wystawić bez numeru NIP, ale nie może być ona podstawą odliczenia podatku. Dodatkowo faktura do paragonu nie może być wystawiona, jeśli transakcja nie została wcześniej zarejestrowana w kasie fiskalnej. Naruszenie tych zasad może skutkować konsekwencjami podatkowymi, w tym karami finansowymi i utratą prawa do odliczenia podatku VAT.
Termin wystawienia faktury do paragonu
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, klient ma prawo zażądać wystawienia faktury do paragonu w określonym terminie:
- do końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż,
- lub najpóźniej w ciągu kolejnych trzech miesięcy.
Oznacza to, że sprzedawca ma obowiązek spełnić żądanie nabywcy, jeśli zgłosi je w powyższych ramach czasowych. Ważne jest, aby sprzedawca pamiętał, że wystawiając fakturę do paragonu, powinien ująć ją we właściwym okresie rozliczeniowym zgodnie z datą sprzedaży, nie zaś datą zgłoszenia żądania przez klienta. Niedotrzymanie terminów może prowadzić do problemów przy kontroli podatkowej lub rozliczaniu podatku VAT. Zaleca się zatem regularne sprawdzanie poprawności i terminowości wystawianych dokumentów.
Faktura do paragonu a Jednolity Plik Kontrolny (JPK)
Faktury do paragonów wymagają szczególnego traktowania w kontekście Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). W strukturze JPK_V7 należy uwzględnić każdą fakturę do paragonu zawierającą numer NIP nabywcy, ponieważ dokumenty te powinny być osobno wykazane w ewidencji sprzedaży. Istotne jest odpowiednie oznaczenie tych faktur, aby uniknąć zdublowania przychodów. Faktura do paragonu bez NIP-u klienta, wystawiana dla osób prywatnych, nie wymaga osobnego wykazania w JPK, gdyż jest już uwzględniona w łącznej sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej. Niezachowanie odpowiednich zasad ewidencji dokumentów może skutkować nieprawidłowościami w rozliczeniach VAT oraz narazić firmę na sankcje podczas kontroli podatkowej. Dlatego konieczne jest zachowanie szczególnej staranności przy raportowaniu faktur do paragonów w JPK.
Wystawianie faktury do paragonu w programie ObSp
W programie ObSp istnieją dwie metody wystawienia faktury do paragonu:
1. Wystawienie faktury po uprzednim zarejestrowaniu paragonu.
- Na głównym ekranie programu należy wcisnąć klawisz F7 lub wybrać opcję PARAGON z menu.
- W oknie SPRZEDAŻ uzupełniamy niezbędne pola, takie jak NIP nabywcy oraz dodajemy odpowiednie TOWARY.
- Po wprowadzeniu danych, zatwierdzamy paragon, klikając OK, TEKST, co umożliwi jego wydruk.
- Następnie przechodzimy do DOK. SPRZED. w menu głównym, aby otworzyć zestawienie sprzedaży.
- W oknie ZESTAWIENIE SPRZEDAŻY zaznaczamy wcześniej wystawiony paragon, a następnie wybieramy INNE > FAKTURA DO PARAGONU.
- W nowym oknie FAKTURA DO PARAGONU wskazujemy PŁATNIKA, określamy numer faktury (jeśli automatyczna numeracja nie jest ustawiona) i zatwierdzamy, klikając OK lub OK, TEKST.
- Po wybraniu płatnika, pole NIP zostanie zastąpione nazwą płatnika. Po zatwierdzeniu pojawi się komunikat potwierdzający zakończenie procesu.
2. Wystawienie faktury bezpośrednio podczas sprzedaży.
- Na głównym ekranie programu należy wcisnąć klawisz F6 lub wybrać opcję WYSTAW FV. z menu.
- W oknie SPRZEDAŻ wprowadzamy wszystkie niezbędne dane dotyczące transakcji.
- Przed zatwierdzeniem zaznaczamy pole FAKTURA DO PARAGONU.
- Zatwierdzamy sprzedaż, klikając OK lub OK, TEKST.
W obu przypadkach wystawione dokumenty zostaną oznaczone jako FP (Faktura do Paragonu). Aby zweryfikować to oznaczenie, musimy przejść do EKSPORT JPK, wygenerować plik i sprawdzić jego zawartość.
Podsumowanie
Wystawianie faktury do paragonu wymaga znajomości precyzyjnych zasad oraz zachowania szczególnej staranności. Najważniejsze kwestie dotyczące tej procedury obejmują konieczność umieszczenia numeru NIP na paragonie, przestrzeganie terminów żądania wystawienia faktury oraz poprawne wykazywanie dokumentów w JPK. Program ObSp umożliwia szybkie i zgodne z przepisami wystawienie faktury do paragonu, zapewniając jednocześnie prawidłową ewidencję sprzedaży.