Dzięki ewidencji wyciągów bankowych przedsiębiorcy i księgowi mają pełną kontrolę nad przepływem środków pieniężnych. Jest to kluczowy element prowadzenia księgowości, niezależnie od tego, czy firma korzysta z uproszczonej formy ewidencji, czy pełnej księgowości. Pozwala to nie tylko na bieżące monitorowanie stanu konta, ale także na szybkie wykrywanie ewentualnych błędów, pomyłek lub nieautoryzowanych operacji.

Czym jest ewidencja wyciągów bankowych?

Ewidencja wyciągów bankowych to proces księgowy polegający na systematycznym rejestrowaniu operacji finansowych zachodzących na firmowym rachunku bankowym. Każdą transakcję – wpływy, wypłaty, opłaty bankowe czy przelewy – musimy odpowiednio zaksięgować. Jest to konieczne, żeby przedsiębiorstwo mogło sprawnie zarządzać swoimi finansami oraz spełniać wymogi rachunkowe i podatkowe.

W programie KsH ewidencja wyciągów bankowych umożliwia nie tylko manualne wprowadzanie danych, ale także ich automatyczny import z plików bankowych. Znacząco usprawnia to pracę i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Dlaczego ewidencja wyciągów bankowych jest istotna?

1. Kontrola nad przepływami pieniężnymi – śledzenie wszystkich wpływów i wydatków.
2. Unikanie błędów księgowych – automatyczne przypisywanie operacji do odpowiednich kont księgowych w programie KsH.
3. Łatwiejsza analiza finansowa – szybkie uzyskanie szczegółowych danych o finansach firmy.
4. Przygotowanie kontroli skarbowej – uporządkowana dokumentacja bankowa to podstawa w przypadku kontroli urzędu skarbowego lub audytu wewnętrznego.
5. Szybsze generowanie raportów i plików JPK_WB – program KsH umożliwia eksport danych do jednolitego pliku kontrolnego. Wymagają tego instytucje podatkowe.

Funkcja ewidencji wyciągów bankowych w programie KsH

Program Księga Handlowa KsH pozwala na sprawną ewidencję wyciągów bankowych. Umożliwia zarówno ręczne wprowadzanie danych oraz importowanie wyciągów w formacie MT940. Większość polskich banków pozwala na eksport wyciągów w tym formacie, z różnymi rozszerzeniami plików, takimi jak: .txt, .mt940, .mt940x, .sta, .exp czy .emt. Formaty te dzielą się na podstawowe i rozszerzone.

• Podstawowy zawiera bloki bez podziału na pola, często ograniczone do tytułu operacji i kwoty, bez szczegółowych informacji o kontrahencie.
• Rozszerzony posiada bloki z podziałem na pola dzięki znacznikom, co umożliwia łatwe wyodrębnienie takich danych jak numer rachunku, nazwa czy adres kontrahenta. Zaleca się korzystanie z wersji rozszerzonej pliku wyciągu bankowego. 

Proces ewidencji wyciągów bankowych w KsH – krok po kroku

Ewidencja wyciągów bankowych w programie KsH jest intuicyjna i składa się z kilku kroków, które pozwalają na szybkie zaksięgowanie operacji bankowych. Jak to zrobić?

1. Przygotowanie pliku wyciągu bankowego – pobieramy wyciąg bankowy w formacie MT940 lub innym kompatybilnym formacie. 
2. Import pliku do KsH – w programie przechodzimy do zakładki „Miesiące” → „Wyciągi bankowe” i wybieramy opcję importu. KsH umożliwia również ręczne wprowadzanie operacji, ale import jest znacznie szybszy i redukuje ryzyko błędów.
3. Konfiguracja szablonów księgowania – przed zaksięgowaniem operacji możemy skonfigurować szablony, które pozwalają na automatyczne przypisanie transakcji do odpowiednich kont księgowych.
4. Weryfikacja i przypisywanie kont księgowych – program automatycznie rozpoznaje kontrahentów na podstawie numerów rachunków i przypisuje odpowiednie konta. Jeśli dane są niepełne, użytkownik może uzupełnić je ręcznie.
5. Zaksięgowanie operacji – po poprawnym przypisaniu kont i zatwierdzeniu danych wyciąg bankowy zostaje zaksięgowany, a operacje otrzymują status „Zaksięgowane”, co oznacza, że nie mogą być już edytowane.

Generowanie JPK_WB w KsH

Program KsH umożliwia generowanie i wysyłkę Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK), w tym pliku JPK_WB, który zawiera dane dotyczące wyciągów bankowych. Aby skorzystać z tej funkcji, na głównym ekranie programu należy wybrać ikonę „Eksport JPK”. Warto pamiętać, że w procesie generowania JPK uwzględniane są jedynie księgowania o statusie „dokonane”; księgowania w statusie „przygotowane” nie są brane pod uwagę.

Po wybraniu opcji eksportu JPK użytkownik ma możliwość wskazania, które pliki chce wygenerować, w tym JPK_WB. Następnie należy kliknąć przycisk „Generuj pliki”, co inicjuje proces tworzenia i weryfikacji plików. Po zakończeniu operacji, w określonym katalogu docelowym pojawią się pliki w formacie XML, których nazwy zawierają numer NIP firmy oraz daty początku i końca eksportowanego okresu. Pliki rozpoczynające się od „JPK_WB” zawierają informacje o wyciągach bankowych.

Każdy wygenerowany plik przechodzi dwuetapową weryfikację:

• poprawności danych – generowany jest raport, który można przeglądać i drukować za pomocą przycisku „Raport”. Raport ten zawiera informacje o ewentualnych błędach, ostrzeżeniach i uwagach. Jeśli raport wskazuje na błędy, konieczna jest korekta danych w programie.
• zgodności struktury pliku ze schematem „xsd” dostarczonym przez Ministerstwo Finansów – przeprowadzana jest za pomocą zewnętrznego narzędzia, co zapewnia zgodność pliku z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów. Ewentualne uwagi z tego etapu można zobaczyć w sekcji „Raport techniczny”.

Po pomyślnej weryfikacji dostępna jest opcja „Podpisz i wyślij”. Proces podpisywania wymaga wprowadzenia kodu PIN do certyfikatu. Po złożeniu prawidłowego podpisu elektronicznego system automatycznie odbiera Urzędowe Potwierdzenia Odbioru (UPO), które można przeglądać w menu „Pliki JPK”.

Dzięki tym funkcjom, program KsH zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie generowania i przesyłania plików JPK_WB, co ułatwia przedsiębiorstwom spełnianie obowiązków sprawozdawczych wobec organów podatkowych.

Podsumowanie

Dzięki obsłudze formatu MT940 użytkownicy mogą importować dane bez konieczności ręcznego wprowadzania transakcji, co znacząco usprawnia pracę i minimalizuje błędy. Program KsH oferuje również narzędzia automatyzujące proces księgowania, takie jak szablony ewidencji, mechanizmy identyfikacji kontrahentów oraz opcję masowego zatwierdzania operacji. 

Transakcje powinniśmy księgować na bieżąco, najlepiej codziennie lub co najmniej raz w tygodniu. Co więcej, każdą transakcję powinniśmy sprawdzić pod kątem poprawności kwot, numerów rachunków oraz zgodności z fakturami lub innymi dokumentami księgowymi. Warto porównywać saldo konta bankowego z saldem w księgach rachunkowych, aby upewnić się, że wszystkie operacje zostały poprawnie zaksięgowane. Dokumenty księgowe, w tym ewidencja wyciągów bankowych, powinny być archiwizowane i przechowywane w bezpieczny sposób przez określony czas. Problem archiwizacji rozwiązuje narzędzie Gwarancja Odtworzenia Danych (GOD), które użytkownik otrzymuje w cenie, razem z licencją na program Księga Handlowa KsH.