Dokumenty w formie elektronicznej czyli oszczędność i ekologia

Coraz częściej papierowe dokumenty są zastępowane wersjami elektronicznymi. Duża część firm już dawno dostrzegała zalety wynikające z tego procesu, a zmiany zaczynają być wprowadzane nawet w „niereformowalnych” urzędach i instytucjach państwowych. To chyba najlepszy dowód tego jak znaczne korzyści niesie ze sobą rezygnacja z celulozy i tuszu.

Podstawową kwestią są oczywiście oszczędności. Wszystko ma swoją cenę i nawet niewielkie jednostkowe koszty mogą urosnąć do znacznych wartości jeżeli analizować je w dłuższych okresach czasu. Nieco żartobliwym (choć w pełni zgodnym z prawdą!) aspektem jest fakt, że tusz do drukarki należy do najdroższych cieczy na świecie wyprzedzając w rankingach np. ludzką krew. Mimo tego, że papier jest już stosunkowo tanim surowcem, jego zużycie lubi szybko wymykać się spod kontroli. Ranga problemu rośnie przede wszystkim w większych firmach, jednak nawet mniejsze przedsiębiorstwa mogą sporo zaoszczędzić na wielu poziomach jeżeli skutecznie połączą szereg mechanizmów zmierzających do większego wykorzystania dokumentów w formie elektronicznej. Przykład do pewnego stopnia idzie nawet „z góry” – sejm już w 2012 roku poczynił znaczne inwestycje zaopatrując posłów w tablety żeby m.in. zmniejszyć ilość zadrukowywanych kartek.

Pieniądze to nie wszystko

Dla dużej grupy osób równie ważną kwestią co bezpośrednie oszczędności jest ekologia. Flagowym argumentem pozostaje rzecz jasna ochrona drzew, ale zagadnienie to jest znacznie pojemniejsze. Biorąc pod uwagę inne etapy lub elementy składowe rożnych procesów produkcyjnych, środowisko zyska również na zmniejszeniu zużycia wody i energii oraz ograniczeniu wykorzystania chemikaliów. Rosnąca skala stosowania elektronicznych dokumentów na całym świecie przełoży się ostatecznie na pewna ulgę dla Matki Natury i środowiska, w którym żyjemy.

Panie urzędniku…

Wszystko to zdecydowanie wpływa, że ludzie na różnych szczeblach oraz mniej przychylnym okiem patrzą na sterty papierów i doceniają nowoczesne technologie. To z kolei napędza ich dalszy rozwój i pozwala na uzyskiwanie kolejnych korzyści. Dzięki systemom takim jak Płatnik, e-deklaracje czy ePUAP, można zrezygnować nie tylko z drukowania i ręcznego wypełniania wielu formularzy, ale również ich wysyłania pocztą lub wizyt w oddziałach. Niedawne podwyżki opłat za m.in. listy polecone oraz oszczędność czasu (i nerwów!) związanych z całym procesem sprawiają, że nie można przecenić elektronicznej formy dokumentów. Jednym z narzędzi, które znacznie ułatwiają i przyspieszają korzystanie ze wspomnianych platform jest Varico Przyjazne Formularze VPF. Niemal 3000 dostępnych formularzy, druków, umów i deklaracji naprawdę pomaga w codziennej pracy i pozwala w pełni wykorzystać potencjał systemów.

Faktura również może być przyjazna

To jednak nie koniec dostępnych możliwości. Jednym z najbardziej obiecujących projektów rozwijanych przez Varico jest Przyjazna Faktura. Dzięki niej możliwe jest wyjątkowo proste opłacenie faktur za pomocą telefonu również bez konieczności ich drukowania. Zalety Przyjaznej Faktury nie ograniczają się tylko do łatwej i szybkiej zapłaty – wkrótce możliwe będzie także automatyczne księgowanie faktur bezpośrednio do programów księgowych, sprzedażowych i magazynowych, dostęp do elektronicznej wersji dokumentów bez ich skanowania oraz inne funkcjonalności.  Przyjazna Faktura pozwoli zatem uzyskać jeszcze dalej idące korzyści jak automatyzacja pracy oraz brak konieczności wykonywanie żmudnych, powtarzalnych czynności. Więcej informacji już wkrótce!