Technologie cyfrowe przenikają do wszystkich sfer życia i nie są już przyszłością, tylko teraźniejszością. Firmy coraz częściej nie wymagają dokumentów papierowych, a elektroniczne pojawiają się w każdych biurach, firmach, czy urzędach. Jakie wady i zalety posiadają dokumenty elektroniczne? W jaki sposób są tworzone i co jest wymagane do stworzenia takiego dokumentu? Czytaj dalej i znajdź odpowiedzi na pytania.
Czym jest dokument elektroniczny?
Dokumentem elektronicznym nazywamy zbiór danych uporządkowanych w określonej wewnętrznej strukturze, który stanowi odrębność całość znaczeniową i jest zapisany na informatycznym nośniku danych. Jest to również przekształcenie formy papierowej dokumentu w formę elektroniczną w format .docx, .pdf, czy .jpg. Wiele dokumentów papierowych wystarczy podpisać i zeskanować. Mamy jednak coraz częściej możliwość podpisania ich w formie podpisu elektronicznego.
Dokument elektroniczny musi charakteryzować się:
● autentycznością. Musimy mieć gwarancję, że dokument elektroniczny jest identyczny z papierowym;
● możliwością weryfikacji i wiarygodnością. Treść dokumentu elektronicznego musi być kompletnym i dokładnym przedstawieniem potwierdzonych operacji, czynności lub faktów, którym można zaufać w kolejnych operacjach lub w kolejnych działaniach;
● integralnością. Stan dokumentu elektronicznego po utworzeniu nie może mieć wprowadzonych żadnych zmian;
● musi być przydatny w użyciu. Odbiorca musi mieć możliwość znalezienia go i odtworzenia w dowolnym momencie.
Warto zwrócić uwagę na to, że zwykły dokument, który przetworzymy w dokument elektroniczny oraz dokument, który już pierwotnie stworzyliśmy w formie dokumentu elektronicznego się różnią. Przede wszystkim tym, że w pierwszym przypadku dokument stworzyliśmy w formie papierowej, więc podpisaliśmy go ręcznie. W drugim, istotnym elementem dokumentu elektronicznego jest jego podpis.
Czym jest podpis elektroniczny?
Warto zauważyć, że nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym, dlatego nie można go stosować do wszystkich dokumentów.
Zwykły podpis elektroniczny, to po prostu dane w formie elektronicznej użyte przez podpisującego jako podpis. Muszą być logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej.
Mamy także do czynienia z zaawansowanym podpisem elektronicznym, który jest unikalnie przywiązany do osoby podpisującej. Wymogiem jest, aby umożliwiał zweryfikowanie tożsamości. Składa się go za pomocą danych, które służą do podpisywania się elektronicznie ale pod wyłączną swoją kontrolą. Musi być powiązany z podpisywanymi danymi w taki sposób, żeby każda zmiana była potem możliwa do rozpoznania.
Kwalifikowany podpis elektroniczny natomiast traktujemy tak samo jak podpis własnoręczny. Przydaje się to, jeśli wymagany dokument musimy koniecznie przedstawić w formie pisemnej, a nie mamy takiej możliwości.
Wiarygodność podpisu elektronicznego
Aby uznać podpis elektroniczny za wiarygodny, musi spełniać kilka warunków:
- jest w formie elektronicznej, która umożliwi odtworzenie go ponownie bez zmian;
- osoba podpisująca jest osobą fizyczną;
- jest ściśle powiązany z podpisywaną treścią oraz do niej dołączony;
- osoba podpisująca świadomie użyła podpisu do podpisania dokumentu.
Każdy dokument elektroniczny można otworzyć na komputerze lub telefonie. Można ten plik również wydrukować. Taką postać dokumentu elektronicznego, którą wydrukujemy określamy jako jego wizualizacja. Dokument elektroniczny w postaci wydrukowanego pliku nie pozwala jednak zweryfikować podpisu. Dokonać weryfikacji możemy jedynie za pomocą odpowiedniego programu komputerowego.
Skan – czy jest dokumentem elektronicznym?
Zdarza się, że dostajemy dokument w formie papierowej, musimy go podpisać i wysłać z powrotem. Najłatwiejszym sposobem wydaje się podpisanie, a następnie zeskanowanie i wysyłanie mailem. Najszybciej jednak zrobić to elektronicznie. Musimy pamiętać, że taki skan dokumentu papierowego, który przetworzyliśmy nie umożliwia weryfikacji czy ktoś złożył już wcześniej podpis na PDFie. Tak naprawdę jest on dokumentem elektronicznym, ale nie posiada podpisu elektronicznego po wydrukowaniu.
W jaki sposób można wydrukować PDF z widocznym podpisem? Nie jest to możliwe, ale można wydrukować raport weryfikacji podpisu na danym dokumencie elektronicznym.
Wady i zalety dokumentu elektronicznego
Zalety:
- łatwy i szybki dostęp do danych oraz kontrola dostępu do informacji;
- szybki obieg informacji;
- obniżenie wydatków firmy na materiały piśmiennicze i drukarskie;
- prostsze wdrożenie nowych pracowników.
Wady:
- trudność poprawnego katalogowania i archiwizacji;
- dodatkowe drukowanie dokumentów na przykład w celu przeczytania.