Pliki JPK jako struktury do weryfikacji prawidłowości operacji księgowych opracowało Ministerstwo Finansów w 2015 roku. Struktur JPK używanych jest wiele, a w 2020 roku doszła kolejna JPK_V7. Co gorsza, kilka z nich z nich doczekało się już kolejnych coraz bardziej złożonych nowych wersji. Aby zapanować nad bardzo elastycznym formatem XML Minister Finansów publikuje pliki weryfikacyjne, tak zwane pliki XSD. Zawierają one niejako definicje i niezbędne reguły, którym muszą podlegać poszczególne pliki JPK. Żaden plik JPK nie zostanie prawidłowo wysłany na bramkę Krajowej Administracji Skarbowej jeśli nie przejdzie tak zwanej walidacji XSD. Jest to jak najbardziej zrozumiałe. Jeśli te pliki mają podlegać analizie, na przykład krzyżowej (sprzedawca-odbiorca), muszą zawierać ściśle określony komplet danych do sprawdzenia. W programach księgowych Varico można od wielu lat w szerokim zakresie importować rozmaite struktury JPK (np. VAT, FA). Aby zachować pewność poprawnego importu każdy plik “na wejściu” jest weryfikujemy w identyczny sposób jak to robi KAS. Unikamy w ten sposób sytuacji, w której niepoprawny plik spowoduje trudne do przewidzenia niespójności w bazie danych programu. Z kolei niespójności te mogłyby powodować błędy w zapisach księgowych i tak dalej. Aby zapobiec tego typu niekorzystnemu ciągowi zdarzeń każdy plik JPK jest sprawdzany przed importem.
Nieprawidłowa struktura pliku JPK
Niestety wiele firm i programistów dopuszcza do tego, że eksportowane przez nich pliki JPK nie spełniają wymogów KAS. Na przykład nie zawierają niektórych sekcji: (np. zakupów), niezbędnych numerów (np. numeru faktury korygowanej dla faktury korygującej), czy też w przypadku pustych pól znaczników dla tych pól. W efekcie tego zjawiska takie pliki zostaną odrzucone przy imporcie jako nieprawidłowe. Zgodnie z przyjętą przez nas zasadą nie dopuszczamy do importu niewłaściwych struktur. Na tym rola Varico się kończy, jednak problem stworzony przez niezbyt precyzyjnych autorów takich programów pozostaje. W zasadzie należałoby wtedy pisać czy dzwonić do producenta takiego programu aby szybko poprawili strukturę JPK. Często jest już jednak za późno, gdyż terminy gonią.
Co robić przy braku możliwości importowania pliku JPK?
W takiej sytuacji pozostają dwa wyjścia. Jednym jest zlecenie nam płatnej (ta usługa nie jest wliczona w cenę Licencji 4 Inclusive) analizy i poprawy nieprawidłowej struktury JPK wygenerowanej z obcego programu. W wielu sytuacjach jest to możliwe, choć trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że jeśli pewnych danych w pliku nie ma, to program Varico ich nie wczyta. W takiej sytuacji import będzie jedynie częściowy. Drugim wyjściem jest użycie samemu specjalistycznego narzędzia do analizy i naprawy plików JPK. Świetnym i bardzo uniwersalnym programem do tego celu stosowanym przez wiele z biur rachunkowych jest sprzedawany przez Varico Program-JPK. Umożliwia on nie tylko weryfikację poprawności i naprawę plików JPK, ale także ich łączenie (scalanie), konwersję z plików Excela do JPK oraz podnoszenie wersji pliku do wyższej. Program-JPK podobnie jak programy Varico sprzedajemy z roczną licencją. Zawsze jednak, nawet post factum warto powiadomić autorów, którzy dopuszczają do eksportu nieprawidłowej struktury JPK o konieczności jej naprawy. Dzięki temu w przyszłości unikniemy kolejnych niepotrzebnych kosztów i dodatkowej pracy.