W czasach, gdy praca zdalna zyskała szczególną popularność, pojawiły się pewne trudności formalne. Nikogo nie dziwi już fakt pracy zdalnej w firmie, która znajduje się na drugim końcu kraju, a nawet świata. Nowy sposób prowadzenia biznesu umożliwił pozyskanie pracowników online. Nieco trudniej wygląda jednak regulowanie wszystkich formalności, wiążących się także ze skutkami prawnymi. Jak więc w takiej sytuacji poradzić sobie z dokumentami oraz zatrudnieniem pracownika? Czy podpisanie umowy o pracę zdalnie jest zgodne z prawem? Dowiedz się z artykułu!
Umowa o pracę zawierana zdalnie
Pracodawcy, którzy zatrudniają nowego pracownika powinni przede wszystkim znać kodeks pracy. Znajdziemy w nim informację, że umowa musi być zawarta na piśmie, oraz że przedstawione muszą być również w formie pisemnej jej warunki oraz rodzaj jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Na próżno jednak szukać bardziej szczegółowych informacji, do których można się odnieść w sytuacji podpisów zdalnych. Więcej informacji można natomiast wyciągnąć z kodeksu cywilnego, który określa, że w umowie powinny znaleźć się podpisy obu stron. O ile w zwykłych warunkach nie rodzi to dodatkowych problemów, sprawa wygląda inaczej w przypadku zatrudnienia zdalnego z brakiem możliwości bezpośredniego kontaktu. Należy w takiej sytuacji szczególnie dopilnować odpowiednich kwestii formalnych.
Zdalne podpisanie umowy a prawo
Teoretycznie można podpisać umowę, wymieniając ustalenia nawet poprzez e-maila, ponieważ jest on również pisemną formą udokumentowania według Kodeksu Cywilnego. Jednak w praktyce wygląda to trochę inaczej. W tak prostym rozwiązaniu przeszkadza jednak m.in. art. 36 ust. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W artykule tym zawarto informację, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń społecznych „potwierdza własnoręcznym podpisem”. Jest to niefortunne określenie, które budzi wątpliwości. Jeśli w prawie cywilnym forma pisemna jest równa formie pisemnej, to jest też równoważna „własnoręcznemu podpisowi” w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych? Wymianę dokumentów z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych należy uznać za równorzędną z podpisem „własnoręcznym”. Natomiast zawarcie umowy poprzez profil zaufany ePUAP lub e-dowód nie jest możliwe.
Podpis elektroniczny – wymogi
Do 2016 roku korzystanie z podpisu elektronicznego było znacznie trudniejsze z powodu braku aż takiego zapotrzebowania jak obecnie. Obecnie jest to forma coraz bardziej popularna i użytkowana. Podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:
- jest unikalnie przyporządkowany podpisującym;
- umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;
- jest składany przy użyciu danych, które z dużą dozą pewności należą tylko do tej jednej, konkretnej osoby;
- jest powiązany z podpisaną treścią w taki sposób, aby każda kolejna zmiana była rozpoznawalna.
Jak już wcześniej wspomniano kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Natomiast certyfikat wydany w jednym z krajów UE obowiązuje we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Obecnie wymaga się tylko tych dokumentów, które nadal wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (umowa o pracę, ale także umowa o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, pełnomocnictwo ogólne, umowa leasingowa czy umowa o prowadzenie rachunku bankowego).
Zdalne podpisanie umowy – wystarczy wysłać mailem lub SMS?
W przypadku podpisów kwalifikowanych samo zeskanowanie podpisaniem umowy i przesłanie do drugiej strony nie jest wystarczające. Obie strony muszą dostarczyć sobie wzajemnie oryginał dokumentu. Jeżeli jednak pracownik nie dysponuje e-podpisem, należy wysłać oba egzemplarze podpisanej umowy. Po złożeniu własnoręcznego podpisu, należy jeden z egzemplarzy umowy odesłać do siedziby firmy, czyli adres wskazany w umowie.
W przypadku SMS mogłoby się wydawać, że również jest to forma dowodowa. Jak w przypadku procesów sądowych. Jednak w przypadku zawarcia umowy ta opcja również odpada, ponieważ nie jest dopuszczalna prawnie.
Podsumowując podpisanie umowy o pracę zdalnie jest możliwe oraz zgodne z prawem. Nie jest aż tak skomplikowane i trudne do wykonania, potrzebne jednak są odpowiednie przygotowanie umowy i podpisanie jej elektronicznym podpisem kwalifikowanym.