Co to jest zasada podwójnego zapisu

Zasada podwójnego zapisu jest znana od dawna, od czasów, gdy księgowość była prowadzona na kartkach. Po ulepszeniu metody zaczęto wykorzystywać księgi z rubrykami lub system kartotekowy. W latach 60-tych ta zasada została już użyta w programach księgowych. Czym jest zasada podwójnego zapisu?

Definicja zasady podwójnego zapisu 

Zasada podwójnego zapisu polega na planie kont, czyli na konkretnej liście nazywanych kont, która powstaje na określonych zasadach. Plan kont ma za zadanie chociaż w małym stopniu ukazać charakter działań organizacji. Zasada podwójnego zapisu jest najbardziej popularną formą ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Wszystkie operacje gospodarcze muszą być księgowane po dwóch stronach konta. Prościej mówiąc, każda z tych operacji jest księgowana w identycznej kwocie po stronie WN oraz MA, na kontach syntetycznych. Korespondencja kont wskazuje zależność pomiędzy kontami na których księguje się operację. Stosując zasadę podwójnego zapisu łatwiej o zachowanie równowagi bilansowej. 

Poniżej przykładowe konta planu kont, na które składa się zasada podwójnego zapisu:

Przykładowe konta planu kont:

1. 300 zł (gotówka w kasie)
2. 330 zł (rachunek bankowy)
3. 401 zł rozrachunki z odbiorcami (należności)
4. 402 zł rozrachunki z dostawcami (zobowiązania)

Bilans i rachunek zysków i strat, czyli określone pozycje sprawozdań finansowych  przypisuje się zazwyczaj do konta. Czasami zdarza się inaczej, a wtedy do sprawozdania wybiera się tylko i wyłącznie wybrane kwoty z konta. 

Konto księgowe

Każde z kont księgowych musi mieć symbol, nazwę i dwie oznaczone strony:

1. Stronę lewą winien (Wn) lub debet;
2. Stronę prawą- ma (Ma) lub kredyt.

Zasada działania kont księgowych 

1. Saldo początkowe kont aktywnych, a więc zapisujemy je po tej samej stronie co aktywa, będzie to lewa strona- WN.
2. Saldo początkowe kont pasywnych po tej samej stronie co pasywa, będzie to prawa strona- Ma.
3. Malejące aktywa: po przeciwnej stronie niż się znajdują w bilansie, będzie to strona prawa- Ma.
4. Aktywa rosnące: po tej samej stronie co bilans, będzie to lewa strona: Wn.
5. Pasywa rosnące:  po tej samej stronie co bilans, będzie to prawa strona- Ma.
6. Pasywa malejące: po drugiej stronie niż bilans, będzie to lewa strona- Wn. 

Najważniejsza zasada przy prawidłowym księgowaniu

Zasada powtarzanego zapisu, dotyczy księgowań na konta analityczne. Jest jedną z najważniejszych zasad prawidłowego księgowania. Konta syntetyczne to tzw. konta zbiorcze, które dotyczą tylko jednego rodzaju pasywów i aktywów. W momencie, gdy oprócz tych kont, w tym samym momencie posiada się konto analityczne, to syntetyczne jest sumą wszystkich kont analitycznych określonego rodzaju. Zasada podwójnego zapisu to nic innego jak zobrazowanie księgowania na kontach analitycznych. Co za tym idzie jest dokonywane po tej samej stronie i w identycznej kwocie, jak na koncie syntetycznym. Tyczy się konta syntetycznego na którym jest wykonywana analityka.