Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy w Polsce weszli w nową rzeczywistość pracy z dokumentami. Obowiązek objął już niemal wszystkie firmy, co sprawiło, że cyfryzacja fakturowania stała się standardem, a nie wyborem. Dla wielu biur rachunkowych oznaczało to konieczność szybkiego dostosowania procesów i narzędzi. Jeden z naszych klientów Biuro Rachunkowe DEKRET z Elbląga zdecydowało się rozpocząć pracę z funkcjami KSeF w programach Varico, traktując to jako krok w stronę większej automatyzacji i uporządkowania obiegu dokumentów. Jak wyglądało to wdrożenie w praktyce i co zmieniło się w codziennej pracy biura?
Wdrożenie nowej funkcji KSeF do Biura Rachunkowego DEKRET
Jak wyglądał obieg faktur przed wdrożeniem KSeF?
Przed wdrożeniem KSeF obieg faktur między naszym biurem a klientem działał na 2 sposoby, tzn. dokumenty były dostarczane w formie elektronicznej + PDF, jak i papierowej. Klient decydował jaka forma mu odpowiada.
Tyle ile mamy stanowisk pracy, tyle osób było zaangażowanych w ten proces. Po wdrożeniu KSeF etatów nie redukujemy.
W jaki sposób dokumenty trafiały do księgowości i jakie problemy to powodowało?
Dokumenty księgowe trafiały do nas w formie elektronicznej + PDF, jak i papierowej (dostarczane przez klientów osobiście, sporadycznie pocztą tradycyjną).
Nie wiem czy można nazwać to problemem, bo bardziej pewną niedogodnością, ale dokumenty w formie elektronicznej musieliśmy drukować co zabierało nam czas, zwiększało również koszty prowadzenia DG (zakup papieru, tonerów, eksploatacja drukarek).
Bolączką był może brak terminowości od strony klientów, aby dokumenty spływały do nas na czas.
Po wejściu KSeF problem ten poprawia się z uwagi na wymogi MF, dzięki temu będziemy mogli zdecydowanie lepiej zagospodarować i zaplanować czas pracy.
Jak przebiegało przejście na KSeF – co było największym wyzwaniem na początku?
Proces przejścia na KSeF od strony technicznej nie sprawił nam większych kłopotów z uwagi na fakt, iż oprogramowanie firmy Varico, na którym bazujemy już prawie 20 lat jest bardzo intuicyjne. Każda pojawiająca się aktualizacja wprowadza nowe udogodnienia związane z KSeF, liczymy na dalsze pomysły i udogodnienia.
Każde nasze stanowisko zaopatrzyliśmy w drugi monitor, aby usprawnić podgląd dokumentów z KSeF w większym formacie, jak się okazuje decyzja była bardzo trafna.
Od strony merytorycznej proces przejścia na KSeF właściwie przebiega do dnia dzisiejszego. Posiadając już pewną wiedzę w tej materii musimy poświęcać sporo czasu na indywidualne szkolenie i edukowanie naszych klientów, aby dostosowali się do wymogów postawionych przez MF. Spora część klientów podchodzi do tego tematu lakonicznie i wszystko zostawia na ostatnią chwilę, dziś mamy kumulację. Część z nich nawet nie słyszała o KSeF.
Priorytetem dla nas było i w dalszym ciągu jest wyegzekwowanie od naszych klientów uprawnień, dzięki którym będziemy mogli pobierać do księgowania faktury z KSeF za
pomocą programu KPIR firmy Varico. Nie każdy klient jest w stanie sam nadać odpowiednie uprawnienia dla naszego biura, dlatego wychodząc naprzeciw zapraszamy klienta do osobistego stawiennictwa ze swoją komórką czy laptopem aby pomóc przeprowadzić ten proces. Część naszych klientów mimo naszej namowy niestety nie chce zakupić programu do wystawiania faktur, który jest dostosowany do KSeF stąd niestety musimy każdemu z osobna zaprezentować jak wystawić fakturę w Aplikacji Podatnika KSeF. Jest to dla nas bardzo czasochłonne tym bardziej, że mamy okres rozliczeniowy PIT.
Co było dla Państwa najtrudniejsze w pierwszych tygodniach pracy z KSeF?
Nie napotkaliśmy większych problemów oprócz powyższych kwestii, które poruszyłem w poprzednich odpowiedziach.
Mimo pewnej już wiedzy w dalszym ciągu staramy się edukować nasz zespół, aby uniknąć merytorycznych trudności gdy kwestie techniczne, aby przygotować się do KSeF, raczej mamy już za sobą. Trudnością jest znalezienie czasu na edukację, ale dajemy radę.
Jak zmienia się praca po wdrożeniu KSeF?
Z uwagi na fakt, iż jest to dopiero pierwszy i to niecały miesiąc pracy w systemie KSeF, na ten moment oszczędność czasu raczej jest niezauważalna, gdyż spora część klientów mimo wszystko wysyła nam faktury, które musimy też zweryfikować czy są w systemie KSeF. Myślę, że pewna oszczędność czasu będzie dopiero zauważalna od 1 stycznia 2027, gdy każda firma będzie musiała być w KSeF. To najprawdopodobniej zdecydowanie ułatwi weryfikację faktur, a co za tym idzie zwiększy kontrolę nad dokumentami. Natomiast poprzez okres automatyzacji zminimalizujemy ewentualne błędy, które mogłyby się pojawić podczas pracy.
Reasumując, czy to biuro czy też klient – jesteśmy dopiero na starcie z KSeF, więc każdy miesiąc pracy w nowym środowisku (KSeF) będzie zapewne pokazywał nam, jak kształtować kierunek naszej pracy i pewność organizacji, ale jednocześnie stosunku do klienta. Staramy się wyciągać wnioski na bieżąco. Mam nadzieję, że nasza optymalizacja przyniesie efekty, ale na ten moment, tak jak wspomniałem wcześniej, musimy jeszcze chwilę poczekać.
Jak ocenia Pan funkcję KSeF w programach Varico na tle wcześniejszego sposobu pracy?
Funkcja KSeF sama w sobie wymusza na dostawcach oprogramowania dostosowanie się do wymogów, tak więc z punktu widzenia wcześniejszego sposobu pracy (odczytywania, księgowania) jest sporą dogodnością. Myślę, że podobne zdanie będzie miał każdy, kto ma do czynienia z KSeF.
Gdybyście Państwo zadali pytanie czy funkcja KSeF w oprogramowaniu Varico jest czytelna, łatwa w obsłudze to zawsze powtarzam, że Wasze produkty na których bazujemy (KPIR, ObSp) są bardzo intuicyjne, sama funkcja KSeF również jest bardzo prosta w obsłudze, to spory plus.
Zdaję sobie doskonale sprawę, że wprowadzenie funkcji KSeF w programach Varico pochłonęło Państwa ogrom czasu i PLN ale w dalszym ciągu liczymy, iż z czasem funkcje
będą dalej rozwijane i dostosowywane do potrzeb klientów.
Co jest największą zaletą funkcji KSeF z Pana perspektywy?
Ogromną zaletą jest fakt, iż nie pobieracie opłat za ilość faktur która przechodzi przez funkcję KSeF, wiem że niektóre firmy mają taką politykę. Drugą zaletą to prosta obsługa KSeF w KPIR Varico.
Czy poleciłby Pan rozwiązanie Varico innym biurom rachunkowym?
Tak, zdecydowanie tak. Główne atuty to cena, drugi atut – program w miarę prosty w obsłudze, trzeci atut – dostępny serwis. Nie omieszkam wspomnieć o dostępności Pani
Magdaleny Grochowskiej która dwoi się i troi aby w miarę możliwości pomóc rozwikłać ewentualne problemy czy też zapytania klientów.
Na nasze potrzeby KPIR Varico spełnia nasze oczekiwania, nie jesteśmy wielkim biurem i to narzędzie nam wystarcza.
Funkcja KSeF – Twoja pomoc w nowym obowiązku prawnym
Wdrożenie KSeF to dla biura rachunkowego proces, który wciąż się rozwija – zarówno pod względem organizacji pracy, jak i współpracy z klientami. Pierwsze doświadczenia pokazują, że największym wyzwaniem nie jest sama technologia, lecz zmiana nawyków oraz konieczność bieżącej edukacji przedsiębiorców.
Mimo początkowych trudności kierunek zmian oceniany jest jednoznacznie pozytywnie. Istotnym wsparciem w tym procesie jest funkcja KSeF w programach Varico, którą
użytkownicy oceniają jako intuicyjną i wygodną w codziennej pracy. To rozwiązanie, które realnie wspiera biura rachunkowe w przejściu przez zmiany.
Jednocześnie nie jest to etap zamknięty. W dalszym ciągu pracujemy nad rozwojem i ulepszaniem funkcji KSeF w naszych programach, tak aby jeszcze lepiej odpowiadały na
potrzeby użytkowników i zmieniające się wymagania rynku.
Chcesz poznać lepiej funkcję KSeF w programach Varico? Zapoznaj się z dedykowaną podstroną oraz przygotowaną przez specjalistów, bazą wiedzy!