Sprzedaż na raty to wygodna forma zakupu dla klienta i sposób na zwiększenie sprzedaży dla przedsiębiorcy. Wiąże się jednak z obowiązkami, które różnią się od zwykłej sprzedaży, zwłaszcza w rozliczeniu podatku dochodowego i VAT oraz w zakresie odpowiedzialności za towar. Kluczowa pułapka jest podatkowa: pieniądze wpływają w częściach, ale przychód i obowiązek VAT rozpoznajesz od całości i od razu. Poniżej wyjaśniamy, czym jest sprzedaż ratalna, jak ją prawidłowo rozliczyć, jak działa rękojmia i kiedy sprzedawca może rozwiązać umowę wobec klienta, który nie płaci.
Czym jest sprzedaż ratalna
Sprzedaż ratalna polega na umowie, w której kupujący płaci cenę w ustalonych częściach, czyli ratach, a nie jednorazowo. Kodeks cywilny reguluje ją w art. 583 i kolejnych. Zgodnie z definicją jest to sprzedaż rzeczy ruchomej osobie fizycznej za cenę płatną w ratach, dokonywana w zakresie działalności przedsiębiorstwa. W umowie ustala się cenę, harmonogram rat oraz ewentualne odsetki i prowizje związane z odroczeniem płatności.
Warto odróżnić dwie sytuacje, które w potocznym języku nazywa się tak samo. W klasycznej sprzedaży na raty to sprzedawca kredytuje kupującego, rozkładając cenę na części. W popularnym kredycie ratalnym finansowania udziela bank lub instytucja pożyczkowa, a sprzedawca dostaje całą kwotę od razu. Ten artykuł dotyczy pierwszego przypadku, czyli sytuacji, w której to przedsiębiorca odracza klientowi płatność.
Istotna dla rozliczeń jest chwila przeniesienia własności. Sprzedaż następuje w momencie wydania towaru, a nie zapłaty pełnej kwoty. Najczęściej jest to dzień podpisania umowy i zapłaty pierwszej raty, i już wtedy własność przechodzi na kupującego.
Kiedy powstaje przychód przy sprzedaży ratalnej
To najczęstsze źródło błędów. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym przychodem są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Przy sprzedaży na raty cała cena jest znana i należna już w momencie zawarcia umowy, dlatego przychód rozpoznajesz w pełnej wysokości z chwilą wydania rzeczy, a nie w miarę spływania kolejnych rat.
Datę powstania przychodu wyznacza dzień wydania rzeczy lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. W praktyce oznacza to, że w miesiącu sprzedaży wykazujesz przychód od całej wartości transakcji, mimo że na konto wpłynęła dopiero pierwsza rata. Kolejne raty nie generują już nowego przychodu, są tylko spłatą wcześniej rozpoznanej należności. To dobra ilustracja różnicy, o której piszemy w artykule o dochodzie i przychodzie: przychód powstaje niezależnie od faktycznego wpływu gotówki.
Sprzedaż ratalna a VAT
Analogiczna zasada obowiązuje w VAT. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, i dotyczy całej kwoty transakcji, a nie poszczególnych rat. Rozłożenie płatności na raty nie odracza VAT. Wyjątkiem jest sytuacja, w której przed dostawą otrzymasz część zapłaty, na przykład zadatek. Wtedy obowiązek podatkowy od tej części powstaje w chwili jej otrzymania.
Fakturę dokumentującą sprzedaż ratalną wystawiasz na zasadach ogólnych, czyli najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do wydania towaru lub wykonania usługi. Możesz ją wystawić wcześniej, ale nie wcześniej niż 30 dni przed dostawą. Faktura obejmuje pełną wartość transakcji, a nie kwotę pojedynczej raty. Więcej o zasadach dokumentowania sprzedaży znajdziesz we wpisach o rodzajach faktur w obrocie gospodarczym oraz o tym, co powinna zawierać faktura VAT. Sam mechanizm rozliczenia opisujemy też w artykule sprzedaż na raty – jak rozliczać.
Rękojmia przy sprzedaży na raty
Przy sprzedaży ratalnej kupujący jest chroniony tak samo jak przy zwykłej sprzedaży. Zgodnie z art. 584 kodeksu cywilnego sprzedawca odpowiada z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne rzeczy sprzedanej na raty na zasadach ogólnych, określonych w art. 556 i kolejnych. Co ważne, odpowiedzialności tej nie można wyłączyć ani ograniczyć na niekorzyść kupującego. Umowa nie może też wprowadzać rozwiązań, które utrudniałyby korzystanie z uprawnień z rękojmi. Postanowienia sprzeczne z tą zasadą są bezskuteczne, nawet jeśli klient je podpisał.
Kiedy sprzedawca może żądać zapłaty całości
Przepisy mocno ograniczają możliwość rozwiązania umowy wobec klienta, który spóźnia się z płatnością. Sprzedawca może zastrzec natychmiastową wymagalność całej ceny lub odstąpienie od umowy tylko wtedy, gdy taka opcja została wyraźnie zapisana w umowie, a jednocześnie spełnione są dwa warunki: kupujący zwleka z zapłatą co najmniej dwóch rat, a łączna suma zaległych rat przewyższa jedną piątą całej umówionej ceny.
To nie wszystko. Zanim sprzedawca skorzysta z tego prawa, musi wyznaczyć kupującemu dodatkowy, odpowiedni termin na uregulowanie zaległości i uprzedzić go, że po bezskutecznym upływie terminu odstąpi od umowy albo zażąda zapłaty całości. Dopiero po spełnieniu tej procedury może podjąć dalsze kroki. Ta konstrukcja chroni konsumenta przed pochopnym wypowiedzeniem umowy z powodu jednego opóźnienia i warto ją odwzorować w treści umowy, żeby uniknąć sporu.
Obowiązki informacyjne przy odroczonej płatności
Jeśli sprzedaż na raty łączy się z odpłatnym kredytowaniem klienta, czyli z odsetkami lub prowizją za odroczenie, w grę mogą wchodzić przepisy o kredycie konsumenckim. Wiąże się to z obowiązkami informacyjnymi wobec konsumenta, między innymi z jasnym podaniem całkowitej kwoty do zapłaty, wysokości oprocentowania i rzeczywistej rocznej stopy oprocentowania oraz warunków spłaty. Zakres obowiązków zależy od wartości i charakteru transakcji, dlatego przy regularnej sprzedaży ratalnej warto skonsultować wzór umowy z prawnikiem lub księgowym, aby spełniał wymogi ustawowe.
Jak zaksięgować sprzedaż ratalną
Po stronie ewidencji sprzedaż ratalna nie wymaga rozbijania na raty. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujmujesz pełny przychód w dacie jego powstania, czyli w dniu wydania towaru, a spływające raty traktujesz jako rozliczenie należności, nie jako nowy przychód. Analogicznie w rejestrze VAT wykazujesz całą transakcję w okresie powstania obowiązku podatkowego. Kluczowe jest więc pilnowanie dwóch dat: dnia wydania towaru dla podatków oraz terminu wystawienia faktury.
Sprzedaż ratalna w programie do obsługi sprzedaży ObSp
Ręczne pilnowanie harmonogramu rat i powiązania ich z jedną fakturą bywa uciążliwe, dlatego wygodniej prowadzić taką sprzedaż w programie. Program do fakturowania ObSp obsługuje sprzedaż ratalną wprost. Przy wystawianiu dokumentu wybierasz sprzedaż ratalną jako sposób płatności, a następnie w Harmonogramie generujesz liczbę i częstotliwość rat oraz datę rozpoczęcia spłat. Harmonogram można dołączyć do zamówienia, a w bazie wiedzy Varico krok po kroku opisujemy proces obsługi sprzedaży ratalnej wraz z wystawianiem faktur do poszczególnych rat. Więcej o korzyściach z takiego rozwiązania piszemy w artykule o tym, dlaczego warto korzystać z programu do obsługi sprzedaży.
Podsumowanie
Sprzedaż ratalna to sprzedaż rzeczy ruchomej osobie fizycznej z ceną płatną w częściach. Najważniejsza zasada jest podatkowa: przychód i obowiązek VAT rozpoznajesz od całej wartości transakcji z chwilą wydania towaru, a nie w miarę spływania rat. Fakturę wystawiasz do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy, na pełną kwotę. Kupujący jest chroniony rękojmią, której nie da się wyłączyć, a rozwiązanie umowy wobec niepłacącego klienta jest możliwe tylko po spełnieniu ściśle określonych warunków i wyznaczeniu dodatkowego terminu. Dobrze skonstruowana umowa i program, który pilnuje harmonogramu rat oraz dokumentów, pozwalają prowadzić taką sprzedaż bez ryzyka błędów w rozliczeniach.