Numer REGON to jeden z trzech podstawowych identyfikatorów każdej firmy w Polsce, obok numeru NIP i wpisu do CEIDG lub KRS. Dostaje go automatycznie każdy podmiot gospodarki narodowej, od jednoosobowej działalności po spółkę kapitałową i wspólnotę mieszkaniową. Mimo że rzadko posługujemy się nim w codziennej sprzedaży, pojawia się w sprawozdaniach do GUS, plikach JPK, dokumentach urzędowych i umowach. Poniżej znajdziesz komplet informacji: czym jest REGON, ile ma cyfr, kto i kiedy go nadaje, jak go sprawdzić oraz co zrobić przy zmianie danych firmy.
Co to jest numer REGON
REGON to skrót od Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej. W praktyce funkcjonuje jako numer identyfikacyjny firmy w statystyce publicznej. Rejestr działa na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o statystyce publicznej i jest prowadzony w systemie teleinformatycznym, co pozwala przetwarzać dane elektronicznie i aktualizować je na bieżąco.
Administratorem danych zgromadzonych w rejestrze jest Prezes Głównego Urzędu Statystycznego. Do rejestru trafiają cztery grupy podmiotów: osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz jednostki lokalne tych podmiotów. Każdy z nich otrzymuje własny, niepowtarzalny numer, który przypisany jest do jednej firmy i nie może być użyty przez inny podmiot.
Numer REGON pełni funkcję porządkującą. Dzięki niemu administracja publiczna może jednoznacznie zidentyfikować firmę w rejestrach urzędowych i systemach informacyjnych, powiązać ją z danymi adresowymi, formą prawną i rodzajem prowadzonej działalności według klasyfikacji PKD.
Ile cyfr ma numer REGON
Podstawowy numer REGON składa się z dziewięciu cyfr. Pierwsze osiem to liczba porządkowa, a dziewiąta pełni funkcję cyfry kontrolnej, wyliczanej algorytmem, który pozwala wykryć błąd przy przepisywaniu numeru.
Odrębny format ma numer REGON jednostki lokalnej, czyli wyodrębnionego miejsca prowadzenia działalności, na przykład oddziału czy zakładu. Taki numer jest czternastocyfrowy. Pierwsze dziewięć cyfr to identyfikator podmiotu nadrzędnego, cztery kolejne to liczba porządkowa jednostki lokalnej, a ostatnia to cyfra kontrolna. Dzięki tej konstrukcji od razu widać, do której firmy przypisana jest dana jednostka.
Kto i kiedy nadaje numer REGON
Sposób nadania numeru zależy od formy prawnej i od tego, do którego rejestru wpisuje się firma. W większości przypadków dzieje się to automatycznie, bez osobnego wniosku do GUS.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą dostają REGON razem z wpisem do CEIDG. Wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem do rejestru REGON i do urzędu skarbowego, więc numer nadawany jest w ramach jednego okienka. Jeśli dopiero zakładasz firmę, warto zapoznać się z tym, co warto wiedzieć o jednoosobowej działalności gospodarczej, bo REGON to tylko jeden z elementów rejestracji.
Podmioty wpisane do KRS, w tym spółki kapitałowe i większość spółek osobowych, otrzymują REGON automatycznie w ramach wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli dopiero wybierasz formę działalności, pomocne będzie zestawienie rodzajów spółek i tego, którą wybrać.
Podmioty spoza CEIDG i KRS, na przykład spółki cywilne, wspólnoty mieszkaniowe czy jednostki organizacyjne, zgłaszają się do GUS samodzielnie na formularzach z rodziny RG. Osoba prawna i jednostka organizacyjna składa formularz RG-OP, osoba fizyczna RG-OF, a dla jednostek lokalnych służy załącznik RG-SC. Jeżeli podmiot reprezentuje pełnomocnik, który nie jest ujawniony w CEIDG lub KRS, do wniosku dołącza się pełnomocnictwo.
Warto zapamiętać, że REGON nadawany jest raz i nie zmienia się przy zwykłych zmianach danych. Nawet zmiana nazwy firmy czy adresu nie powoduje nadania nowego numeru, aktualizowane są jedynie dane w rejestrze.
Jak sprawdzić numer REGON firmy
Dane w rejestrze REGON są jawne, więc numer dowolnej firmy można sprawdzić bez logowania. Służy do tego wyszukiwarka podmiotów gospodarki narodowej prowadzona przez GUS, dostępna online. Wystarczy podać nazwę firmy, numer NIP albo sam REGON, aby uzyskać podstawowe dane: pełną nazwę, adres siedziby, formę prawną, rodzaj przeważającej działalności oraz najważniejsze daty związane z podmiotem.
Z rejestru odczytasz między innymi lokalizację i dane adresowe, numer identyfikacyjny, formę prawną i formę własności, przeważający rodzaj działalności według PKD oraz daty powstania, rozpoczęcia i ewentualnego zawieszenia lub zakończenia działalności. To przydatne narzędzie do weryfikacji kontrahenta przed podpisaniem umowy, obok sprawdzenia go w wykazie podatników VAT.
Gdzie potrzebny jest numer REGON
REGON pojawia się przede wszystkim w kontaktach z administracją i w sprawozdawczości. Podajesz go w sprawozdaniach statystycznych do GUS, w zgłoszeniach do ZUS i urzędu skarbowego, w plikach JPK oraz w wielu formularzach urzędowych. Bywa też wymagany przy zakładaniu firmowego rachunku bankowego, przy ubieganiu się o dotacje i w postępowaniach przetargowych.
Na fakturze REGON nie jest elementem obowiązkowym. Dokument sprzedaży musi zawierać NIP, a nie REGON, o czym więcej piszemy w artykule o tym, co powinna zawierać faktura VAT. Wielu przedsiębiorców umieszcza REGON w stopce dokumentów dobrowolnie, dla porządku i wygody kontrahenta, ale brak tego numeru nie jest błędem formalnym faktury.
Aktualizacja danych w rejestrze REGON
Rejestr jest na bieżąco aktualizowany, a obowiązek zgłaszania zmian spoczywa na przedsiębiorcy. W przypadku firm zarejestrowanych w CEIDG lub KRS zmiana danych następuje automatycznie: aktualizujesz wpis w macierzystym rejestrze, a informacja przekazywana jest do GUS bez osobnego formularza. Dotyczy to typowych sytuacji, takich jak zmiana adresu, rozszerzenie kodów PKD czy zawieszenie działalności.
Podmioty, które rejestrowały się bezpośrednio w GUS na formularzach RG, zgłaszają zmiany również na tych formularzach, w terminie wynikającym z przepisów. Terminowa aktualizacja ma znaczenie praktyczne, bo z danych REGON korzystają inne urzędy, a rozbieżności mogą utrudniać na przykład sprawozdawczość albo weryfikację firmy przez kontrahenta.
REGON a działalność nierejestrowana
Osobną sytuacją jest działalność nierejestrowana. Osoba, która prowadzi drobną aktywność zarobkową w ramach limitu przychodów i nie rejestruje firmy w CEIDG, nie otrzymuje numeru REGON, bo nie staje się przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów. Dopiero przekroczenie progu i rejestracja działalności uruchamia nadanie identyfikatorów, w tym REGON. Szczegóły znajdziesz we wpisie o tym, ile wynosi limit przychodów w działalności nierejestrowanej.
Podsumowanie
Numer REGON to statystyczny identyfikator firmy, nadawany raz i przypisany do jednego podmiotu na stałe. Podstawowy numer ma dziewięć cyfr, numer jednostki lokalnej czternaście. W praktyce nie musisz o niego osobno wnioskować, jeśli rejestrujesz się w CEIDG lub KRS, bo nadawany jest automatycznie w jednym okienku. Numer dowolnej firmy sprawdzisz w jawnej wyszukiwarce GUS, a przy zmianie danych pamiętaj o aktualizacji rejestru. Choć REGON nie jest wymagany na fakturze, przydaje się w sprawozdawczości, kontaktach z urzędami i weryfikacji kontrahentów, dlatego warto mieć go pod ręką.
Jeśli szukasz programu, który pilnuje danych firmy w dokumentach sprzedaży i księgowych, sprawdź rozwiązania Varico do fakturowania i księgowości.